Chọn chiến lược Làm sạch và Lưu trữ với QuickBooks 2011 - núm vú

Quyết định thời điểm nào và cách nào bạn muốn dọn dẹp hoặc lưu trữ tệp công ty QuickBooks 2011 của bạn chủ yếu là vấn đề thông thường. Sự xem xét đầu tiên của bạn nên là liệu bạn có cần phải ngưng tụ tập tin công ty ở tất cả. Nếu QuickBooks vẫn hoạt động với tốc độ hợp lý, nếu bạn không thấy mình bị điên vì nhiều mục không sử dụng trong danh sách, hoặc nếu tệp dữ liệu không phát triển quá lớn (lớn hơn 100MB hoặc hơn), bạn có thể không cần phải ngưng tụ. Bạn không đạt được lợi ích, trong nhiều trường hợp, bằng cách làm sạch. Và do không làm sạch, bạn vẫn có đầy đủ hồ sơ tài chính chi tiết trong tầm tay của bạn.

Chạy một hoạt động dọn dẹp không nhất thiết phải giảm kích thước của tập tin dữ liệu QuickBooks. Nếu bạn thực sự phải có một tập tin dữ liệu nhỏ hơn, bạn nên làm gì trước tiên chạy một thao tác dọn dẹp và sau đó lưu lại và khôi phục lại một tập tin dữ liệu QuickBooks di động. Phần khác về làm sạch và lưu trữ các tệp công ty QuickBooks là một khái niệm thông thường khác: Bạn nên tạo một bản sao lưu trữ của tệp dữ liệu QuickBooks. Bạn nên tạo bản sao lưu trữ vào cuối năm sau khi bạn hoặc CPA của bạn đã thực hiện bất kỳ điều chỉnh cuối cùng nào trong năm. Tốt nhất là tạo một bản sao lưu trữ của tệp dữ liệu QuickBooks được sử dụng để chuẩn bị khai thuế và bất kỳ bản báo cáo tài chính nào bởi vì bạn luôn có thể giải thích một số số liệu trên bản sao kê tài chính hoặc bản sao kê tài chính bằng cách xem xét bản sao lưu trữ của tệp dữ liệu.

Đôi khi người ta cố ý hoặc vô tình thay đổi các giao dịch cũ. Điều này có nghĩa là ai đó có thể, không may, thay đổi giao dịch trong một tập tin dữ liệu QuickBooks trong một năm trước. Khi thay đổi đó xảy ra, một người nào đó sau đó xem tệp dữ liệu QuickBooks có thể không thể giải thích một số trong bản khai thuế hoặc báo cáo tài chính. Ví dụ: nếu ai đó sau đó quay trở lại và thay đổi giao dịch trong năm trước và giao dịch đó được sử dụng để tính tổng doanh thu trong năm, bạn không còn có thể sử dụng dữ liệu QuickBooks để giải thích số trên tờ khai thuế và báo cáo tài chính của mình Tổng doanh thu.

May mắn thay, bằng cách có một bản lưu trữ của tập tin dữ liệu QuickBooks - tệp dữ liệu QuickBooks cung cấp số cho tờ khai thuế của bạn và các báo cáo tài chính - bạn luôn có thể thấy các giao dịch của QuickBooks hỗ trợ một bản khai thuế cụ thể số hoặc số báo cáo tài chính.

Nếu bạn vẫn còn lúng túng về điểm này - và nó là một chút khôn lanh - hãy hỏi cố vấn thuế hoặc CPA của bạn về vấn đề.Ông có thể giải thích cho bạn về nguy cơ có thay đổi dữ liệu QuickBooks đã được sử dụng để chuẩn bị một báo cáo tài chính hoặc báo cáo tài chính sau khi khoản hoàn trả đó đã được chuẩn bị hoặc sau khi các báo cáo tài chính đã được xuất bản và phân phối.