Khái niệm cơ bản về Sao lưu Tệp dữ liệu QuickBooks 2014 - núm vú

Một nhiệm vụ rất quan trọng mà bạn hoặc một số đồng nghiệp cần phải hoàn thành là một bản sao lưu của tập tin dữ liệu QuickBooks. Rất ít các thiết bị lưu trữ trên ổ cứng máy tính của bạn xứng đáng được chăm sóc nhiều như tập tin dữ liệu QuickBooks. Khá nghĩa là tệp dữ liệu QuickBooks mô tả công việc tài chính của doanh nghiệp bạn. Bạn hoàn toàn không muốn mất tập tin dữ liệu.

Thiếu dữ liệu, ví dụ, có thể có nghĩa là bạn không biết mình có bao nhiêu tiền, bạn không biết bạn đang kiếm tiền hay mất tiền và bạn sẽ không thể dễ dàng hoặc chính xác chuẩn bị khai thuế hàng năm của bạn.

May mắn thay, sao lưu các tập tin dữ liệu QuickBooks là khá đơn giản. Bạn chỉ cần hoàn thành 9 bước:

1Chọn lệnh File → Create Copy.

QuickBooks hiển thị hộp thoại Lưu Sao chép hoặc Sao lưu, cung cấp ba tùy chọn: tùy chọn để lưu một bản sao lưu của tệp QuickBooks của bạn, tùy chọn để tạo tệp công ty di động và tùy chọn để tạo bản sao của kế toán.

2Bạn muốn lưu một bản sao lưu, do đó hãy nhấp vào nút Sao lưu Sao chép; sau đó nhấn Next để tiếp tục.

Bạn có thể tạo tệp sao lưu đầy đủ hoặc tệp công ty di động khi bạn sao chép tệp QuickBooks. Một tệp công ty di động nhỏ hơn tệp sao lưu, vì vậy thuận tiện hơn để di chuyển. Ví dụ: bạn có thể dễ dàng gửi e-mail cho một tệp công ty di động.

Chà với các tập tin công ty xách tay là: QuickBooks phải làm việc chăm chỉ để scrunch tập tin công ty di động với một kích thước nhỏ. QuickBooks cũng phải làm nhiều việc hơn để giải nén tệp sau này khi bạn muốn làm việc với nó.

Sau khi bạn kích Next, hộp thoại Save Copy or Backup hiện ra. Bạn có thể trực tiếp vào hộp thoại Lưu Sao chép hoặc Sao lưu bằng cách chọn lệnh Tệp → Tạo Sao lưu.

3 Xác định xem bạn có muốn lưu tệp sao lưu QuickBooks vào máy tính của công ty hoặc vào trung tâm dữ liệu ngoại vi của QuickBooks.

Nhấp vào Địa phương sao lưu để cho biết bạn muốn lưu trữ bản sao lưu của tệp trên đĩa cứng của máy tính hoặc một số thiết bị lưu trữ di động, chẳng hạn như ổ đĩa flash.

4Nhấp vào nút Tuỳ chọn để chọn vị trí dự phòng.

QuickBooks hiển thị hộp thoại Tùy chọn sao lưu.

5 Xác định vị trí thư mục hoặc ổ đĩa nào cần sao lưu tệp công ty.

Bạn chỉ cần nhập tên đường dẫn trực tiếp vào hộp cho biết nơi lưu bản sao dự phòng của bạn.

Nếu bạn không biết cách nhập tên đường dẫn, hãy nhấp vào nút Duyệt.Khi QuickBooks hiển thị hộp thoại Trình duyệt thư mục, sử dụng danh sách thư mục của nó để chọn đĩa hoặc thư mục bạn muốn sử dụng cho sao lưu QuickBooks.

6 (Tùy chọn) Chọn các tùy chọn dự phòng của bạn.

Bạn cũng có thể sử dụng hộp thoại Backup Options để chỉ định thời điểm QuickBooks nên nhắc nhở bạn sao lưu và cách QuickBooks sao lưu:

Thêm tem thời gian: Để thêm ngày và thời gian của hoạt động sao lưu vào tệp sao lưu name, chọn mục Add the Date and Time của hộp thoại Backup to the File Name.

Hạn chế sao lưu: Để báo cáo QuickBooks để loại bỏ các bản sao lưu cũ, hãy chọn hộp kiểm Hạn chế Số Sao lưu Sao lưu trong Hộp thư này để X và sau đó chỉ định số lượng sao lưu bạn muốn giữ bằng cách sử dụng hộp văn bản liền kề.

Thiết lập nhắc nhở sao lưu: Chọn Nhắc tôi để Sao lưu Khi Tôi Đóng tệp Công ty của tôi Mỗi hộp kiểm X Thời gian và hộp văn bản liền kề để chỉ định bạn muốn được nhắc nhở sao lưu tệp QuickBooks khi bạn đóng QuickBooks. Tùy chọn khoảng thời gian của bạn bao gồm mọi thời gian, mọi thời gian khác, mỗi lần thứ ba, v.v …

Cho phép xác minh dữ liệu: Sử dụng các nút xác minh để báo cho QuickBooks rằng nó nên kiểm tra tính toàn vẹn dữ liệu khi sao lưu dữ liệu của bạn. Chọn nút radio Hoàn thành Xác minh để xác minh tốt nhất và toàn diện nhất của QuickBooks.

Ngoài ra, nếu bạn là người không có thời gian để kiểm tra lại đôi khi việc xác minh dữ liệu mất, chắc chắn, hãy chọn nút radio Nhanh chóng xác minh. Tốt hơn nữa, hãy cẩn thận để hoàn thành lời cảnh báo - thận trọng đối với trẻ sơ sinh - và chọn nút radio Không xác minh.

7Click OK khi bạn hoàn thành xác định vị trí sao lưu và các tùy chọn và sau đó nhấp vào Tiếp theo.

QuickBooks hiển thị hộp thoại (không hiển thị) hỏi khi nào bạn muốn sao lưu.

8Xác định khi bạn muốn sao lưu.

Thông thường, bạn muốn sao lưu khi bạn chọn lệnh Lưu Sao chép hoặc Sao lưu. Trong trường hợp này, khi QuickBooks hiển thị hộp thoại Lưu Sao chép hoặc Sao lưu mà yêu cầu ?? khi ?? câu hỏi, nhấp vào nút Lưu lại ngay bây giờ.

Bạn cũng có thể nói với QuickBooks để lên kế hoạch sao lưu dữ liệu QuickBooks theo một sơ đồ thông minh - khi QuickBooks hỏi khi nào ?? câu hỏi - nhấp vào nút Lưu lại ngay bây giờ và Lên lịch sao lưu Tương lai hoặc bằng cách nhấp vào nút Chỉ Lập lịch sao lưu Tương lai.

Nếu bạn nói với QuickBooks rằng bạn muốn lên kế hoạch sao lưu, QuickBooks sẽ hiển thị một vài hộp thoại mà bạn sử dụng để tạo lịch biểu sao lưu mới bằng cách đặt tên lịch trình và bằng cách đặt ngày và thời gian sao lưu dự phòng.

9Click Finish để đóng hộp thoại Save Copy or Backup.

Sau khi bạn đã chỉ định hoạt động sao lưu hoạt động như thế nào, hãy nhấp vào Kết thúc. QuickBooks sao lưu (hoặc tạo một bản sao của) tệp công ty QuickBooks hiện tại và lưu trữ bản sao tệp mới ở vị trí sao lưu.