Khái niệm cơ bản về Sao lưu Tài liệu 2012 2012 của QuickBooks - núm vú

Một nhiệm vụ rất quan trọng mà bạn hoặc một số đồng nghiệp cần hoàn thành là sao lưu dữ liệu QuickBooks 2012 tập tin. Khá nghĩa là tệp dữ liệu QuickBooks mô tả công việc tài chính của doanh nghiệp bạn. Bạn hoàn toàn không muốn mất tập tin dữ liệu.

Thiếu dữ liệu, ví dụ, có thể có nghĩa là bạn không biết mình có bao nhiêu tiền, bạn không biết bạn đang kiếm tiền hay mất tiền và bạn sẽ không thể dễ dàng hoặc chính xác chuẩn bị khai thuế hàng năm của bạn.

May mắn thay, sao lưu các tập tin dữ liệu QuickBooks là khá đơn giản. Bạn chỉ cần hoàn thành ba bước:

1. Chọn lệnh Tệp → Tạo Sao chép.

   QuickBooks hiển thị hộp thoại Lưu Sao chép hoặc Sao lưu, cung cấp ba tùy chọn: tùy chọn để lưu một bản sao lưu của tệp QuickBooks của bạn, tùy chọn để tạo tệp công ty di động và tùy chọn để tạo bản sao của kế toán.

2. Bạn muốn lưu một bản sao lưu, vì vậy hãy nhấp vào nút Tùy chọn Sao lưu Sao lưu. Sau đó nhấp vào Tiếp theo để tiếp tục.

   Bạn có thể tạo tệp sao lưu đầy đủ hoặc tệp công ty di động khi bạn sao chép tệp QuickBooks. Một tệp công ty di động nhỏ hơn tệp sao lưu, vì vậy thuận tiện hơn để di chuyển.

   Ví dụ: bạn có thể dễ dàng gửi e-mail tệp công ty di động. Các chà xát với các tập tin công ty di động là: QuickBooks phải làm việc chăm chỉ để scrunch tập tin công ty di động với một kích thước nhỏ. QuickBooks cũng phải làm nhiều việc hơn nữa để loại bỏ các tập tin sau này khi bạn muốn làm việc với nó.

   Sau khi bạn kích Next, hộp thoại Save Copy hoặc Backup được hiển thị trong hình minh hoạ bên dưới sẽ xuất hiện.

   Bạn chỉ cần đi trực tiếp vào hộp thoại Lưu Sao chép hoặc Sao lưu được hiển thị dưới đây bằng cách chọn lệnh Tệp → Tạo Sao lưu.

   

3. Cho biết bạn muốn lưu tệp sao lưu QuickBooks vào công ty địa phương hoặc trung tâm dữ liệu ngoại vi của QuickBooks.

   Nhấp vào Địa phương sao lưu để cho biết bạn muốn lưu bản sao lưu của tệp vào đĩa cứng của máy tính.

4. Nhấp vào nút Tùy chọn để chọn vị trí dự phòng.

   QuickBooks hiển thị hộp thoại Tùy chọn Sao lưu, như thể hiện trong minh hoạ bên dưới.

   

5. Chỉ định thư mục hoặc vị trí đĩa nào cần sao lưu tệp công ty.

   Bạn chỉ cần nhập tên đường dẫn trực tiếp vào ô cho biết nơi lưu bản sao dự phòng của bạn.

6. (Tùy chọn) Chọn các tùy chọn dự phòng của bạn.

   Bạn cũng có thể sử dụng hộp thoại Backup Options hiển thị ở trên để chỉ định khi QuickBooks nhắc nhở bạn sao lưu và làm thế nào để QuickBooks sao lưu:

   1. Timestamps: Để thêm ngày và thời gian của hoạt động sao lưu vào tệp sao lưu name, chọn hộp kiểm Add the Date and Time của hộp thoại Backup to the File Name.

   2. Hạn chế sao lưu: Để nói với QuickBooks, bạn nên loại bỏ các bản sao lưu cũ, chọn hộp kiểm Limit the Number Copy Sao lưu trong Thư mục này và sau đó chỉ định số lượng sao lưu bạn muốn giữ bằng cách sử dụng hộp văn bản cạnh nhau.

   3. Lời nhắc sao lưu: Chọn Nhắc tôi để Sao lưu Khi tôi Đóng tệp Công ty của tôi vào hộp kiểm và hộp văn bản liền kề để chỉ định bạn muốn được nhắc nhở để sao lưu các tập tin QuickBooks mọi lúc, mọi lúc, mọi lần thứ ba, và vân vân, rằng bạn đóng QuickBooks.

   4. Xác minh dữ liệu: Sử dụng nút Xác minh để báo cho QuickBooks rằng nó nên kiểm tra tính toàn vẹn dữ liệu khi sao lưu dữ liệu của bạn. Đánh dấu nút Hoàn thành Xác minh để kiểm chứng tốt nhất và toàn diện nhất của QuickBooks.

7. Kích OK khi bạn hoàn thành xác định vị trí sao lưu và các tùy chọn, sau đó bấm Tiếp theo.

   QuickBooks hiển thị một hộp thoại hỏi khi bạn muốn sao lưu.

8. Quyết định khi nào bạn muốn sao lưu.

   Thông thường, bạn muốn sao lưu khi bạn chọn lệnh Lưu Sao chép hoặc Sao lưu. Tuy nhiên, bạn cũng có thể nói với QuickBooks để thường xuyên lên lịch sao lưu của tập tin dữ liệu QuickBooks theo một số sơ đồ thông minh.

   Nếu bạn nói với QuickBooks rằng bạn muốn lên kế hoạch sao lưu, QuickBooks sẽ hiển thị một vài hộp thoại bạn sử dụng để tạo lịch biểu mới cho việc sao lưu bằng cách đặt tên lịch và thông báo ngày và giờ sao lưu dự phòng nên được lên lịch.

9. Nhấn Finish để đóng hộp thoại Save Copy or Backup.

   Sau khi bạn đã chỉ định hoạt động sao lưu hoạt động như thế nào, hãy nhấp vào Kết thúc. QuickBooks sao lưu (hoặc tạo một bản sao của) tệp công ty QuickBooks hiện tại và lưu trữ bản sao tệp mới ở vị trí sao lưu.