Tuỳ chọn Tuỳ chọn Tuỳ chọn cho Sách QuickBooks 2014 - núm vú

Các công cụ tùy chỉnh biểu mẫu của QuickBooks dễ dàng gây nhầm lẫn cho người dùng QuickBooks mới. Nhưng thông thường, cách để bắt đầu bất kỳ tuỳ chỉnh nào là sử dụng những tính năng mà QuickBooks gọi là tùy chọn Tùy chọn bổ sung.

1 Nhấp vào tab Định dạng của cửa sổ Tạo Hóa đơn và sau đó nhấp vào nút Tùy chỉnh Bố cục Dữ liệu.

QuickBooks hiển thị hộp thoại Tùy chỉnh bổ sung. Hộp thoại này cho phép bạn kiểm soát cả thông tin xuất hiện trên hóa đơn của bạn và cách in hóa đơn. Bạn không thể sử dụng hộp thoại Thêm tuỳ chỉnh nếu bạn đang làm việc với một trong các mẫu hoá đơn mặc định - chỉ khi bạn đang làm việc với một bản sao.

Theo đó, QuickBooks có thể nhắc bạn thực hiện bản sao của mẫu hoá đơn khi bạn nhấp vào nút Thêm Tùy chỉnh.

2Xác định thông tin tiêu đề.

Tab Header của hộp thoại Thêm Tùy chỉnh cho phép bạn chỉ định thông tin nào sẽ xuất hiện ở phần trên của cửa sổ Tạo Hóa đơn và ở phần trên cùng của biểu mẫu hoá đơn thực tế in. Thông tin này, được gọi là tiêu đề, cung cấp số hoá đơn, ngày lập hoá đơn và thông tin thanh toán và vận chuyển.

Bạn cũng có thể chọn cách thông tin được gắn nhãn bằng cách điền vào hoặc chỉnh sửa nội dung của các hộp văn bản. Ví dụ: các hộp kiểm Tiêu đề Mặc định cho phép bạn chỉ định xem tiêu đề của biểu mẫu sẽ xuất hiện trong phiên bản màn hình hóa đơn (điều này sẽ nằm trong cửa sổ Tạo Hóa đơn) và trong phiên bản in của hoá đơn.

Hộp văn bản Tiêu đề Mặc định cho phép bạn chỉ định tiêu đề của biểu mẫu. Tương tự như vậy, các hộp kiểm Ngày cho phép bạn chỉ định xem liệu ngày sẽ xuất hiện trên cả màn hình và phiên bản in của hoá đơn và nhãn nào nên được sử dụng để mô tả ngày lập hoá đơn. Hình vẽ sử dụng văn bản mô tả thông minh như là tên của mẫu hoá đơn.

Khi bạn thực hiện các tùy chỉnh này, QuickBooks cập nhật hộp Xem trước, được hiển thị bên phải của một hộp thoại Thêm Tùy chỉnh để bạn có thể thấy những thay đổi của bạn trông như thế nào.

3Chỉ định thông tin cột.

Phần cột của một hóa đơn mô tả chi tiết các khoản mục hoá đơn. Ví dụ: cột hóa đơn sản phẩm mô tả các sản phẩm cụ thể, bao gồm cả giá cả và số lượng; chúng cũng mô tả các mặt hàng được lập hóa đơn. Các cột của hóa đơn dịch vụ mô tả các dịch vụ cụ thể đang được thanh toán.

Như bạn có thể đoán từ việc nhìn kỹ vào hình này, tab Cột của hộp thoại Tùy chỉnh Bổ sung trông giống như thẻ Header. Bạn sử dụng các hộp kiểm Screen and Print để cho biết một thông tin cấp độ cột cụ thể sẽ xuất hiện như một cột trong cửa sổ Tạo hóa đơn hay trong hoá đơn được tạo ra thực tế.

Tương tự, bạn sử dụng hộp văn bản Tiêu đề để cung cấp các nhãn mô tả mà QuickBooks sử dụng trong cửa sổ Tạo Hóa đơn và trong mẫu hoá đơn được in.

Tùy chọn bất thường duy nhất được hiển thị trong tab Cột là các hộp văn bản Đặt hàng. Các hộp Đặt hàng cho phép bạn chỉ ra thứ tự (từ trái sang phải), trong đó các cột sẽ xuất hiện. Nếu số hoặc mã sản phẩm xuất hiện trong cột đầu tiên ở bên trái, ví dụ, bạn nhập giá trị 1 vào ô Đặt hàng của hàng.

4Chỉ định chi tiết cột chíp.

Các cột ?? prog ?? phần của một hoá đơn cung cấp thông tin liên quan đến các tình huống mà bạn đang sử dụng hóa đơn thanh toán. Bạn có thể nhấp vào tab Prog Cols của hộp thoại Thêm Tùy chỉnh để thêm và xóa thông tin như số tiền đặt hàng, số tiền lập hoá đơn trước đó và số tiền đặt hàng.

Các thẻ Header, Columns và Prog Cols cho phép bạn thay đổi các mẫu hoá đơn của bạn, nhưng đừng quá lo lắng về những thay đổi hoàn hảo trong lần đầu tiên. Bạn có thể dễ dàng nhìn thấy chính xác những thay đổi của bạn bằng cách sử dụng hộp Xem trước (nếu thị lực của bạn tốt hơn của tôi) hoặc bằng cách nhấp vào OK và sau đó xem xét cẩn thận phiên bản mới của cửa sổ Tạo Hóa đơn.

Nếu bạn nhận ra rằng bạn đã thực hiện một lỗi - có lẽ bạn đã sử dụng sai văn bản mô tả sai hoặc bạn đã đặt sai các cột - bạn có thể tùy chỉnh lại hoá đơn của mình và do đó khắc phục những sai lầm sớm hơn của bạn.

5Chỉ định thông tin chân trang.

tab Chân trang của hộp thoại Tùy chỉnh Bổ sung cho phép bạn chỉ định thông tin nào sẽ xuất hiện trong cửa sổ Tạo Hóa đơn bên dưới khu vực cột và trong hóa đơn in thực tế bên dưới khu vực cột.

Thông tin về chân trang bao gồm thông báo của khách hàng, tổng số hoá đơn, thông tin về khoản thanh toán và tín dụng, trường cân bằng, và (hộp thư dài hơn). Bạn làm việc với tab Chân trang giống như cách bạn làm việc với các tab khác.

Nếu bạn muốn một chút thông tin xuất hiện, hãy chọn hộp kiểm Screen và hộp kiểm Print. Để thay đổi bit văn bản mà QuickBooks sử dụng, chỉnh sửa nội dung của hộp văn bản Tiêu đề.

6Xác định thông tin in.

Tab In của hộp thoại Tùy chỉnh Bổ sung cho phép bạn thực hiện một chút kiểm soát đối với cách QuickBooks in hoá đơn sử dụng mẫu mà bạn đã tùy chỉnh.

Ví dụ: các nút radio ở đầu tab cho phép bạn chỉ định khi in mẫu hoá đơn này, QuickBooks nên sử dụng cài đặt máy in hóa đơn cũ hoặc các cài đặt in đặc biệt khác. Cài đặt In cũng cho phép bạn nói với QuickBooks cách đánh số trang của một hoá đơn nhiều trang.

Bạn có thể trả lại tất cả các cài đặt hoá đơn tùy chỉnh về tình trạng mặc định bằng cách nhấp vào nút Mặc định. Tuy nhiên, khi bạn thực hiện điều này, bạn sẽ loại bỏ bất kỳ thay đổi hoặc tùy chỉnh nào mà bạn đã thực hiện.