5 Kiểm soát Kế toán tốt Giảm thiểu Trộm cắp - Thước đo

Dưới đây là tóm tắt của năm kỹ thuật mạnh mẽ để giảm thiểu các vấn đề mọc lên khi bạn có người có trình độ và mức độ kỹ năng khác nhau đáng tin cậy làm việc với dữ liệu QuickBooks của bạn:

• Thường xuyên so sánh số lượng kiểm kê thực với các bản ghi kế toán hàng tồn kho. Một trong những điều bạn có thể làm, cả để giảm thiểu lượng hàng tồn kho và duy trì hồ sơ kế toán chính xác, là thường xuyên so sánh số lượng vật lý của khoảng không quảng cáo với hồ sơ kế toán của bạn.

  Sự co ngót của hàng tồn kho được nhanh chóng xác định.

  • Chủ sở hữu doanh nghiệp có thể giảm thiểu sự co ngót của hàng tồn kho bằng cách xác định loại khoảng không quảng cáo thường bị đánh cắp hoặc thậm chí khi hàng tồn kho bị đánh cắp nhiều nhất.

  • Phục hồi tài khoản ngân hàng. Một phương pháp khác mà các chủ doanh nghiệp nên sử dụng là điều hoà các tài khoản ngân hàng của mình. Thông thường, hành vi trộm cắp nhân viên của nhân viên kế toán xảy ra khi nhân viên tìm ra cách viết séc trên tài khoản ngân hàng của công ty mà chủ sở hữu không nhìn thấy.

• Một cách chắc chắn để tìm ra một giao dịch giả tạo và gian lận là phải có chủ sở hữu điều chỉnh báo cáo ngân hàng. Ngoài ra, bất kỳ giao dịch dễ vỡ, nghi ngờ nào có xu hướng trở nên rõ ràng khi chủ doanh nghiệp trông rất sát séc.

  Phân biệt kế toán từ lưu giữ vật lý nếu có thể. Trong một doanh nghiệp nhỏ, rất khó để luôn tách biệt kế toán cho một số hoạt động từ quyền nuôi con vật hoặc trách nhiệm thể chất cho hoạt động đó.

• Chẳng hạn, thật khó để tách biệt kế toán hàng tồn kho khỏi quyền nuôi con hoặc truy cập vào kho đó. Một nhân viên cửa hàng, ví dụ, có thể dễ dàng có thể ăn cắp thuốc lá và cũng điều chỉnh hồ sơ hàng tồn kho thông qua doanh thu tiền mặt cho thuốc lá. Tuy nhiên, bất cứ nơi nào bạn có thể tách biệt sự lưu ký vật lý khỏi kế toán, kiểm tra lỗi tích hợp xảy ra. Người làm kiểm toán gián tiếp kiểm tra gián tiếp tài sản của người chăm sóc vật chất.

  Đào tạo nhân viên sử dụng QuickBooks. Bạn nên đào tạo nhân viên sử dụng QuickBooks nếu bạn có doanh nghiệp ở bất kỳ quy mô nào vì hai lý do cơ bản:

• Thứ nhất, ai đó biết cách sử dụng QuickBooks ít có khả năng gây ra lỗi không chủ ý.

  • Thứ hai, hồ sơ kế toán lộn xộn ngụy trang nhân viên ăn cắp.

  • Đóng tệp QuickBooks của bạn. Mặc dù bạn không bắt buộc phải đóng năm tài chính trong QuickBooks, bạn vẫn có thể muốn thực hiện việc này để duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu.Đây là cách:

• Chọn lệnh Edit → Preferences

  1. Chọn Accounting → Company Preferences tab

  2. Nhấp vào nút Ngày kết thúc Đặt Ngày / Mật khẩu.

  3. Khi QuickBooks nhắc nhở bạn, hãy chỉ định ngày đóng và mật khẩu.

     Sau khi bạn cung cấp thông tin này, QuickBooks nghiêm cấm hoặc giới hạn người dùng thay đổi hoặc nhập các giao dịch có trước ngày đóng cửa.