5 Kế toán Kiểm soát cho QuickBooks - núm vú

Đây là một bản tóm tắt nhanh về năm kỹ thuật mạnh mẽ để giảm thiểu các vấn đề mọc lên khi bạn có những người có mức độ khác nhau về kỹ năng và độ tin cậy đang làm việc với dữ liệu QuickBooks của bạn:

• Thường xuyên so sánh số lượng hàng tồn kho với các bản ghi kế toán hàng tồn kho. Một điều bạn có thể làm, cả để giảm thiểu lượng hàng tồn kho và duy trì các bản ghi kế toán chính xác, thường xuyên so sánh số lượng vật lý của kho của bạn với những gì hồ sơ kế toán của bạn hiển thị. Thường xuyên đếm những đồ vật có giá trị và dễ ăn cắp nhất có thể thực hiện được hai điều:

  • Khoảng cách tồn kho nhanh chóng được xác định.

  • Chủ sở hữu doanh nghiệp có thể giảm thiểu sự co ngót của hàng tồn kho bằng cách xác định loại khoảng không quảng cáo thường bị đánh cắp hoặc thậm chí khi hàng tồn kho bị đánh cắp nhiều nhất.

• Phục hồi tài khoản ngân hàng. Một điều khác mà chủ doanh nghiệp nên làm, theo tôi, là điều hoà các tài khoản ngân hàng của riêng họ. Thông thường, hành vi trộm cắp nhân viên của nhân viên kế toán xảy ra khi nhân viên tìm ra cách viết séc trên tài khoản ngân hàng của công ty mà chủ sở hữu không nhìn thấy. Một cách chắc chắn để tìm một giao dịch giả tạo và gian lận là để chủ sở hữu điều chỉnh báo cáo ngân hàng. Ngoài ra, bất kỳ giao dịch dễ vỡ, nghi ngờ nào có xu hướng trở nên rõ ràng khi chủ doanh nghiệp trông rất sát séc.

• Phân biệt kế toán từ lưu ký vật chất nếu có thể. Trong một doanh nghiệp nhỏ, không phải lúc nào cũng dễ dàng tách riêng kế toán cho một số hoạt động từ quyền chăm sóc vật chất hoặc trách nhiệm thể chất cho hoạt động đó. Ví dụ: thật khó phân biệt kế toán hàng tồn kho từ quyền nuôi con hoặc truy cập vào khoảng không quảng cáo đó. Một nhân viên cửa hàng, ví dụ, có thể ăn cắp thuốc lá một cách dễ dàng và cũng điều chỉnh hồ sơ hàng tồn kho thông qua đăng ký tiền mặt cho thuốc lá. Tuy nhiên, bất cứ nơi nào bạn có thể tách biệt quyền chăm sóc vật lý khỏi kế toán, kiểm tra lỗi tích hợp xảy ra. Người làm kiểm toán gián tiếp kiểm tra gián tiếp tài sản của người chăm sóc vật chất.

• Đào tạo nhân viên sử dụng QuickBooks. Bạn nên đào tạo nhân viên để sử dụng QuickBooks nếu bạn có doanh nghiệp ở bất kỳ quy mô nào, vì hai lý do cơ bản: Một người biết cách sử dụng QuickBooks ít có khả năng gây ra lỗi vô ý và hồ sơ kế toán lộn xộn che dấu việc trộm cắp nhân viên.

• Đóng tệp QuickBooks của bạn. Đây là một kỹ thuật cuối cùng đáng để xem xét. Mặc dù bạn không bắt buộc đóng năm tài chính trong QuickBooks, bạn vẫn có thể muốn thực hiện việc này để duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu.Dưới đây là cách thực hiện: Chọn lệnh Edit → Preferences, chọn Accounting, chọn tab Preferences của Công ty, sau đó nhấp vào nút Ngày Đóng Đóng / Đặt mật khẩu. Khi QuickBooks nhắc bạn, hãy chỉ định ngày đóng và mật khẩu. Sau khi bạn cung cấp thông tin này, QuickBooks nghiêm cấm hoặc giới hạn người dùng thay đổi hoặc nhập các giao dịch có trước ngày đóng.