11 đIều cần làm Nếu tài khoản không trực tuyến của bạn không cân bằng trong QuickBooks 2016 - núm vú

Dưới đây là một số gợi ý cho việc hòa giải một tài khoản khi bạn gặp vấn đề trong QuickBooks. Nếu bạn ngồi trước máy tính của mình, vắt tay, hãy thử các mẹo trong phần này:

• Hãy đảm bảo rằng bạn đang làm việc với đúng tài khoản. Âm thanh câm, phải không? Nếu bạn có một số tài khoản ngân hàng, tuy nhiên, kết thúc trong tài khoản sai là darn dễ dàng. Vì vậy, hãy tiếp tục và xác nhận, ví dụ, rằng bạn đang cố gắng để hòa giải tài khoản kiểm tra của bạn tại Ngân hàng Quốc tế Mammoth bằng cách sử dụng Ngân hàng Quốc tế Mammoth kiểm tra tài khoản tuyên bố.

• Tìm các giao dịch mà ngân hàng đã ghi lại nhưng bạn chưa có. Xem bảng sao kê ngân hàng để đảm bảo rằng bạn đã ghi lại mọi giao dịch mà ngân hàng của bạn đã ghi. Bạn có thể dễ dàng bỏ tiền rút tiền mặt, phí đặc biệt hoặc phí dịch vụ (chẳng hạn như séc hoặc két an toàn), rút ​​tiền tự động, tiền gửi trực tiếp, v.v …

  Nếu sự khác biệt là tích cực - tức là, ngân hàng nghĩ rằng bạn có ít tiền hơn bạn nghĩ rằng bạn nên có - bạn có thể bị mất một giao dịch rút tiền. Nếu sự khác biệt là tiêu cực, bạn có thể bị thiếu một giao dịch tiền gửi.

• Tìm kiếm các giao dịch bị đảo ngược. Đây là một vấn đề khó khăn: Nếu bạn vô tình nhập giao dịch ngược trở lại - một khoản tiền gửi như một khoản rút tiền hoặc rút tiền như một khoản tiền gửi - tài khoản của bạn không cân bằng. Và lỗi này có thể khó tìm. Cửa sổ Reconcile hiển thị tất cả các giao dịch đúng, nhưng một khoản tiền giao dịch xuất hiện trong danh sách sai. (Số tiền này sẽ xuất hiện trong danh sách Ký quỹ và Tín dụng khác khi nó thuộc danh sách Checks and Payments, hoặc ngược lại). Séc mà bạn đã viết cho Acme Housewreckers để phá hủy bảo hiểm của bạn sẽ xuất hiện trong danh sách Các khoản Tiền gửi và Tín dụng khác, cho thí dụ.

• Tìm kiếm một giao dịch bằng một nửa sự khác biệt. Một cách tiện dụng để tìm kiếm giao dịch mà bạn đã nhập lùi - nếu bạn chỉ có một - là tìm kiếm một giao dịch bằng một nửa sự khác biệt không thể hòa hợp được. Ví dụ: nếu sự khác biệt là 200 đô la, bạn có thể đã nhập khoản tiền gửi 100 đô la như một khoản rút tiền hoặc rút 100 đô la làm khoản tiền gửi.

• Tìm một giao dịch tương đương với sự khác biệt. Đây là một điểm rõ ràng: Nếu sự khác nhau giữa hồ sơ của ngân hàng và của bạn bằng một trong các giao dịch được liệt kê trong sổ đăng ký của bạn, bạn có thể đã đánh dấu không đúng giao dịch như đã xóa hoặc không chính xác trái giao dịch không đánh dấu (được hiển thị là không rõ ràng).Có thể đó là quá rõ ràng. Naaaah.

• Kiểm tra số đã dịch. Số được chuyển đổi là chữ số lật flipped. Ví dụ: bạn nhập $ 45. 89 là 48 đô la. 59. Những con gà tây này luôn gây nhức đầu cho kế toán và nhân viên kế toán. Nếu bạn nhìn vào các con số, phát hiện một lỗi thường rất khó bởi vì các chữ số là như nhau. Ví dụ: khi bạn so sánh số tiền kiểm tra là 45 đô la. 89 trong sổ đăng ký của bạn với séc với giá 48 đô la. 59 được hiển thị trong bảng sao kê ngân hàng của bạn, cả hai số tiền kiểm tra đều có các chữ số giống nhau: 4, 5, 8 và 9. Chỉ hiển thị chúng theo một thứ tự khác.

  Những con số được chuyển đổi rất khó để tìm, nhưng đây là một thủ thuật mà bạn có thể thử: Phân chia sự khác biệt được hiển thị trong cửa sổ Reconcile thành 9. Nếu kết quả là một số chẵn hoặc xu, rất có thể bạn đã chuyển đổi số một nơi nào đó.

• Sử dụng nút Xác định Vị trí Khác biệt Hộp thoại hiển thị bên dưới bao gồm một nút Xác định Vị trí, bạn có thể nhấp để hiển thị một hộp thoại khác in các báo cáo có thể giúp bạn điều hoà tài khoản của bạn. Cụ thể, hộp thoại cho phép bạn xem báo cáo về các thay đổi được thực hiện đối với các giao dịch đã được xóa trước đó (hoạt động này sẽ khá khả nghi và sẽ làm hỏng cuộc đối chiếu của bạn).

  Nó cũng hiển thị một báo cáo liệt kê các giao dịch được đánh dấu là xóa trong các lần đối chiếu trước, điều này có thể là thú vị bởi vì có thể bạn đã đánh dấu một giao dịch sai như đã được xóa trước khi nó được xóa.

  

  Hộp thoại Bắt đầu hòa giải.

• Hãy nhờ người khác xem xét công việc của bạn. Ý tưởng này có vẻ khá rõ ràng, nhưng bạn sẽ ngạc nhiên trước đôi mắt thứ hai có thể tìm thấy thứ mà bạn đã bỏ qua. Hãy hỏi một trong những đồng nghiệp hoặc nhân viên của bạn (tốt nhất là một người luôn có thời gian rảnh rỗi) để xem xét tất cả mọi thứ cho bạn.

• Hãy chú ý nhiều lỗi. Nếu bạn thấy lỗi bằng cách sử dụng danh sách giặt ủi này và bạn vẫn có sự khác biệt, hãy bắt đầu kiểm tra ở đầu danh sách. Bạn có thể khám phá ra, ví dụ, sau khi bạn tìm thấy số chuyển đổi mà bạn đã nhập vào một giao dịch lạc hậu khác, hoặc giải quyết không chính xác hoặc không rõ ràng một giao dịch.

• Hãy thử lại vào tháng tới (và có thể là tháng sau đó). Nếu sự khác biệt không lớn so với kích thước tài khoản ngân hàng của bạn, bạn có thể đợi đến tháng sau và cố gắng điều hoà lại tài khoản của mình.

  Hãy xem xét ví dụ sau: Vào tháng 1, bạn điều hòa tài khoản của mình, và sự khác biệt là 24 đô la. 02. Sau đó bạn điều hòa tài khoản vào tháng hai, và sự khác biệt là $ 24. 02. Bạn hòa giải vào tháng 3, và - bất ngờ, ngạc nhiên - sự khác biệt vẫn còn 24 đô la. 02. Điều gì đang xảy ra ở đây?

  Vâng, số dư tài khoản khởi đầu của bạn có lẽ đã giảm đi 24 đô la. 02. (Các tháng bạn cố gắng hòa giải tài khoản của bạn và thấy rằng bạn luôn luôn bí ẩn $ 24,02 off, nhiều khả năng rằng loại lỗi này là để đổ lỗi.) Sau tháng thứ hai hoặc thứ ba, có QuickBooks nhập một điều chỉnh giao dịch $ 24.02 là khá hợp lý để tài khoản của bạn cân bằng.

  Nếu bạn đã hòa giải thành công tài khoản với QuickBooks trước đây, công việc của bạn không phải là lỗi. Sai lầm có thể là (cuộn trống, xin vui lòng) của ngân hàng! Và trong trường hợp này, bạn nên làm cái gì đó khác ….

• Hãy vào xe của bạn, lái xe đến ngân hàng, và cầu xin sự giúp đỡ. Là một thay thế cho ý tưởng trước đó - giả sử rằng tuyên bố của ngân hàng là chính xác và hồ sơ của bạn không chính xác - hãy thử ý tưởng này: Hãy yêu cầu ngân hàng trợ giúp bạn điều chỉnh tài khoản. Gợi ý rằng bạn nghĩ sai lầm có lẽ là của ngân hàng, nhưng theo một cách rất thân thiện, thân mật. Nụ cười rất nhiều.

  Và một điều khác: Hãy chắc chắn hỏi bất kỳ sản phẩm nào của ngân hàng hiện đang quảng cáo trong sảnh đợi (khuyến khích nhân viên nghĩ rằng bạn quan tâm đến chứng chỉ tiền gửi 180 tháng đó, tốt đẹp cho bạn).

  Nói chung, hồ sơ lưu trữ của ngân hàng thường là khá darn tốt. Tuy nhiên, ngân hàng của bạn khá có thể đã làm sai, vì vậy hãy nhờ giúp đỡ. Đảm bảo yêu cầu giải thích về bất kỳ giao dịch nào mà bạn phát hiện chỉ bằng cách nhìn thấy chúng trên bảng sao kê ngân hàng của bạn. Nhân tiện, có lẽ bạn sẽ phải trả cho sự giúp đỡ này.