Làm thế nào để Lọc một Danh sách Dữ liệu trong Excel 2016 - núm vú

Tính năng Bộ lọc của Excel 2016 làm cho dễ dàng để ẩn tất cả mọi thứ trong một danh sách dữ liệu ngoại trừ hồ sơ bạn muốn xem. Để lọc danh sách dữ liệu chỉ với các bản ghi có chứa một giá trị cụ thể, bạn sau đó nhấp vào nút Tự động lọc của trường thích hợp để hiển thị một danh sách thả xuống có chứa tất cả các mục nhập được thực hiện trong trường đó và chọn một mà bạn muốn sử dụng làm bộ lọc.

Excel sau đó chỉ hiển thị những bản ghi có chứa giá trị bạn đã chọn trong trường đó. (Tất cả các hồ sơ khác được ẩn tạm thời.)

Ví dụ: trong hình này, tôi đã lọc Danh sách Dữ liệu Nhân viên để chỉ hiển thị những hồ sơ trong đó Địa điểm là Boston hoặc San Francisco bằng cách nhấp vào nút Tự động lọc của trường Vị trí và sau đó nhấp vào hộp kiểm (Chọn Tất cả) để xóa dấu kiểm của nó. Tôi sau đó nhấp vào hộp kiểm Boston và San Francisco để thêm dấu kiểm cho họ trước khi nhấp vào OK. (Nó đơn giản như thế.)

Danh sách Dữ liệu Nhân viên sau khi lọc ra tất cả các hồ sơ ngoại trừ những người có Boston hoặc San Francisco trong trường Vị trí.

Sau khi bạn lọc danh sách dữ liệu để chỉ có các bản ghi bạn muốn làm việc được hiển thị, bạn có thể sao chép các bản ghi đó sang một phần khác của bảng tính ở bên phải của cơ sở dữ liệu (hoặc tốt hơn là một bảng tính khác trong bảng tính). Đơn giản chỉ cần chọn các ô, sau đó nhấp vào nút Sao chép trên tab Trang chủ hoặc nhấn Ctrl + C, di chuyển con trỏ chuột tới ô đầu tiên mà các bản sao được sao chép sẽ xuất hiện, sau đó nhấn Enter. Sau khi sao chép các bản ghi đã lọc, bạn có thể phát lại tất cả các bản ghi trong cơ sở dữ liệu hoặc áp dụng một bộ lọc hơi khác.

Để giảm số lượng hồ sơ của Boston đến một số dễ quản lý hơn, bạn có thể chọn một giá trị (chẳng hạn như Nguồn nhân lực) vào danh sách thả xuống của Dept để lọc cơ sở dữ liệu và giảm các bản ghi bạn phải làm việc trên màn hình.Khi bạn kết thúc làm việc với hồ sơ nhân viên của Boston Human Resources, bạn có thể hiển thị một bộ khác bằng cách hiển thị lại danh sách thả xuống của Dept và thay đổi giá trị bộ lọc từ Human Resources sang một số bộ phận khác, chẳng hạn như Accounting.

Khi bạn đã sẵn sàng để hiển thị tất cả hồ sơ trong cơ sở dữ liệu một lần nữa, hãy nhấp vào nút Tự động lọc của trường đã lọc (được hiển thị bởi sự xuất hiện của bộ lọc hình nón trên nút thả xuống của nó) và sau đó nhấp vào Xoá Bộ lọc từ (theo sau tên của trường trong ngoặc đơn) ở giữa danh sách thả xuống của nó.

Bạn có thể tạm thời xóa các nút Tự động lọc khỏi các ô trong hàng trên cùng của danh sách dữ liệu chứa tên trường và sau đó hiển thị lại bằng cách nhấp vào nút Bộ lọc trên tab Dữ liệu hoặc bằng cách nhấn Alt + AT hoặc Ctrl + Shift + L.