Mục lục:
- Xuất trực tiếp
- Khi bạn cần xuất dữ liệu đầu tiên vào tệp tin văn bản vì ứng dụng khác sẽ không tự động xuất dữ liệu của bạn vào một bảng tính Excel, bạn cần phải nỗ lực nhiều hơn một chút. May mắn thay, quá trình này vẫn còn khá darn đơn giản.
Video: Trích xuất dữ liệu tự động cập nhật #ExcelPro 2025
Bước đầu tiên của bạn khi lấy dữ liệu Excel từ một trong các nguồn bên ngoài này, giả sử bạn muốn nhập dữ liệu vào sau này là sử dụng đầu tiên chương trình ứng dụng - chẳng hạn như một chương trình kế toán - để xuất dữ liệu được phân tích sang một tệp tin.
Bạn có hai cách tiếp cận cơ bản có sẵn để xuất dữ liệu từ một ứng dụng khác: xuất khẩu trực tiếp và xuất khẩu sang một tệp tin văn bản.
Xuất trực tiếp
Xuất khẩu trực tiếp có sẵn trong nhiều chương trình kế toán bởi vì kế toán thích sử dụng Excel để phân tích dữ liệu. Ví dụ, chương trình kế toán doanh nghiệp nhỏ phổ biến nhất trên thế giới là QuickBooks từ Intuit. Khi bạn tạo một báo cáo kế toán trong QuickBooks, cửa sổ tài liệu báo cáo có một nút có nhãn Excel hoặc Xuất . Nhấp vào nút này, và QuickBooks hiển thị hộp thoại Gửi báo cáo tới Excel.
Để gửi (xuất khẩu ) báo cáo sang bảng tính Excel hiện có, bạn cần xác định bảng tính đó bằng cách nhập tên đường dẫn và tên tập tin vào hộp văn bản đã cung cấp. Hoặc, nhấp vào nút Duyệt qua và sử dụng hộp thoại Mở tệp Microsoft Excel xuất hiện (không hiển thị) để xác định tệp tin thư mục và tập tin bảng tính.
Bạn có thể xem báo cáo của QuickBooks như thế nào sau khi nó đã được xuất khẩu trực tiếp sang Excel.
Được rồi, rõ ràng, bạn có thể không muốn xuất từ QuickBooks. Bạn có thể xuất dữ liệu trực tiếp từ một chương trình cơ sở dữ liệu như Microsoft Access.
Nhưng điều quan trọng bạn cần biết là các ứng dụng lưu trữ và thu thập dữ liệu thường cung cấp một cách thuận tiện cho bạn để xuất thông tin sang Excel. Có thể đoán trước, một số chương trình ứng dụng hoạt động khác nhau, nhưng thông thường, quá trình này ít hơn là nhấp vào một nút có nhãn
Excel hoặc chọn một lệnh có nhãn Xuất hoặc Xuất sang Excel. Vì vậy, khi xuất dữ liệu từ một số chương trình khác, bước đầu tiên của bạn là làm một ít việc đào bới và nghiên cứu để xem liệu có cách nào để dễ dàng và tự động xuất dữ liệu sang Excel.Việc tìm hiểu thực tế này không nên mất nhiều thời gian nếu bạn sử dụng hệ thống trợ giúp trực tuyến.
Các phiên bản của Microsoft Access thông qua và bao gồm Access 2003 bao gồm lệnh Export trên menu File, và Access 2007 và các phiên bản sau đó bao gồm một lệnh Export trên menu Microsoft Office của nó. Chọn lệnh Xuất để xuất bảng truy cập, báo cáo, hoặc truy vấn vào Excel. Chỉ cần chọn lệnh thích hợp và sau đó sử dụng hộp thoại mà Access hiển thị để xác định nơi mà các thông tin xuất khẩu phải được đặt.
Xuất sang tệp văn bản
Khi bạn cần xuất dữ liệu đầu tiên vào tệp tin văn bản vì ứng dụng khác sẽ không tự động xuất dữ liệu của bạn vào một bảng tính Excel, bạn cần phải nỗ lực nhiều hơn một chút. May mắn thay, quá trình này vẫn còn khá darn đơn giản.
Khi bạn làm việc với các ứng dụng không tự động tạo một bảng tính Excel, bạn chỉ cần tạo một phiên bản văn bản của một báo cáo cho thấy dữ liệu bạn muốn phân tích.
Bí quyết là bạn gửi báo cáo tới một tệp văn bản thay vì gửi báo cáo này tới máy in. Bằng cách này, báo cáo được lưu trữ trên đĩa dưới dạng văn bản hơn là in. Sau đó, Excel có thể dễ dàng nhập các tập tin văn bản này.
Xem cách hoạt động này theo các điều khoản cụ thể hơn bằng cách làm theo cách quy trình hoạt động trong QuickBooks. Giả sử bạn thực sự muốn in một danh sách các mặt hàng bạn bán. Bước đầu tiên là tạo ra một báo cáo cho thấy danh sách này. Trong QuickBooks, bạn tạo báo cáo này bằng cách chọn lệnh thích hợp từ trình đơn Báo cáo.
Bước tiếp theo là để in báo cáo này vào một tập tin văn bản. Trong QuickBooks, bạn bấm vào nút In hoặc chọn File → Print Report. Sử dụng một trong hai cách tiếp cận, QuickBooks hiển thị hộp thoại Báo cáo In.
Lưu ý đến các nút radio In To đến gần phía trên cùng của tab Cài đặt. QuickBooks, giống như nhiều chương trình khác, cung cấp cho bạn tùy chọn in báo cáo của bạn tới máy in hoặc tệp tin.
Nếu bạn muốn nhập dữ liệu vào báo cáo sau này, bạn nên in báo cáo vào một tệp tin. Trong trường hợp của QuickBooks, điều này có nghĩa là bạn chọn nút radio Tập tin.
Điều khác mà bạn cần làm - nếu bạn được đưa ra một lựa chọn - là sử dụng một dấu phân cách. Danh sách File thả xuống hiển thị như là loại tập tin mà QuickBooks sẽ in. Thông thường, mặc dù, các ứng dụng cho phép bạn in tập tin văn bản phân cách.
Các tệp văn bản phân cách
sử dụng các ký tự tiêu chuẩn, được gọi là giới hạn, để tách các lĩnh vực thông tin trong báo cáo. Bạn vẫn có thể nhập một tập tin văn bản ASCII thẳng, nhưng nhập khẩu một tập tin văn bản phân cách là dễ dàng hơn. Do đó, nếu chương trình khác cung cấp cho bạn tùy chọn tạo các tệp văn bản được phân định, hãy làm như vậy. Trong QuickBooks, bạn có thể tạo cả tệp tin được phân cách bằng dấu phẩy và tệp được phân cách bằng tab. Trong QuickBooks, bạn chỉ ra rằng bạn muốn có một tập tin văn bản được phân định bằng cách chọn Comma Delimited File hoặc Tab Delimited File từ danh sách File thả xuống hộp thoại Print Reports.
Để in báo cáo dưới dạng tệp tin, bạn chỉ cần nhấp vào nút In của hộp thoại Báo cáo In.Thông thường, ứng dụng nhắc nhở bạn về một tên đường dẫn.
tên đường dẫn bao gồm cả ổ đĩa và vị trí thư mục của tệp tin văn bản cũng như tên của tệp. Bạn cung cấp thông tin này, và sau đó ứng dụng sản xuất các tập tin văn bản.
