Làm thế nào để Thiết kế một Excel 2016 Workbook - núm vú

Không phải tất cả các bảng tính Excel 2016 đều có từ các mẫu. Nhiều lần, bạn cần phải tạo ra các bảng tính khá độc đáo mà không có ý định hoạt động như các mô hình chuẩn từ một số loại bảng tính được tạo ra. Trên thực tế, hầu hết các bảng tính mà bạn tạo ra trong Excel có thể là loại này, đặc biệt là nếu doanh nghiệp của bạn không dựa vào việc sử dụng báo cáo và biểu mẫu tài chính có tiêu chuẩn cao.

Bố cục bảng tính yêu cầu sử dụng các bảng dữ liệu (có cả tiêu đề cột và hàng) hay danh sách (chỉ với các tiêu đề cột) không?

Các bảng dữ liệu và danh sách này cần phải được trình bày trên một trang tính hoặc chúng có thể được đặt trong cùng một vị trí tương đối trên nhiều trang tính của bảng tính (như các trang của một cuốn sách)?

• Các bảng dữ liệu trong bảng tính có sử dụng cùng loại công thức không?

  Do một số cột trong danh sách dữ liệu trong bảng tính có được đầu vào của chúng từ tính toán công thức hay không chúng lấy dữ liệu từ danh sách khác (được gọi là

• tra cứu bảng

• ) trong bảng tính? Bất kỳ dữ liệu nào trong bảng tính sẽ được vẽ đồ hoạ, và những biểu đồ này sẽ xuất hiện trong cùng một bảng tính (được gọi là biểu đồ được nhúng

• ) hay chúng sẽ xuất hiện trên các trang tính riêng trong bảng tính (được gọi là < bảng biểu )?

  Liệu dữ liệu trong bảng tính có từ các bảng tính trong các tệp bảng tính riêng biệt không? Dữ liệu trong bảng tính có được cập nhật hoặc thêm vào bao lâu?
  Bao nhiêu dữ liệu sẽ là bảng tính cuối cùng?

• Dữ liệu trong bảng tính có được chia sẻ chủ yếu dưới dạng in hoặc trực tuyến không?

• Tất cả những câu hỏi này là cố gắng giúp bạn cân nhắc mục đích và chức năng cơ bản của bảng tính mới trước khi bắt đầu xây dựng nó, để bạn có thể đưa ra một thiết kế vừa tiết kiệm vừa đầy đủ chức năng.

• Kinh tế

• Kinh tế là một sự cân nhắc quan trọng bởi vì khi bạn mở một bảng tính, tất cả dữ liệu của nó được nạp vào bộ nhớ động của máy tính (được gọi đơn giản là

bộ nhớ

). Điều này có thể không gây ra bất kỳ vấn đề gì nếu thiết bị bạn đang chạy Excel 2016 là một trong những thế hệ máy tính cá nhân mới nhất có bộ nhớ nhiều hơn bạn có thể cảm thấy việc sử dụng cùng một lúc nhưng có thể đặt ra vấn đề nếu bạn đang chạy Excel trên một máy tính bảng Windows nhỏ với bộ nhớ tối thiểu hoặc điện thoại thông minh có bộ nhớ hạn chế hoặc chia sẻ tệp bảng tính với người nào đó mà máy tính không được trang bị tốt.Ngoài ra, tùy thuộc vào số lượng dữ liệu bạn nhập vào bảng tính, bạn thậm chí có thể thấy Excel trườn và thu thập thông tin càng làm việc với nó.

Để giúp bảo vệ chống lại vấn đề này, hãy chắc chắn rằng bạn không pad các bảng dữ liệu và danh sách trong bảng tính của bạn với các tế bào "spacer" trống rỗng. Giữ các bảng càng sát nhau càng tốt trong cùng một bảng tính (không có nhiều hơn một cột hoặc một cột trống như một dấu cách, bạn có thể điều chỉnh để làm rộng hoặc cao tùy thích) hoặc - nếu thiết kế cho phép - giữ chúng trong cùng một vùng của các bảng tính liên tiếp. Chức năng Cùng với nền kinh tế, bạn phải chú ý đến tính năng của bảng tính. Điều này có nghĩa là bạn cần phải cho phép tăng trưởng trong tương lai khi chọn vị trí của bảng dữ liệu, danh sách và biểu đồ. Điều này đặc biệt quan trọng trong trường hợp các danh sách dữ liệu vì chúng có khuynh hướng phát triển lâu hơn và lâu hơn khi bạn tiếp tục thêm dữ liệu, yêu cầu nhiều hơn và nhiều hơn các hàng của cùng một vài cột trong bảng tính. Điều này có nghĩa là bạn nên xem xét tất cả các hàng của các cột được sử dụng trong một danh sách dữ liệu là "giới hạn ngoài". "Trên thực tế, luôn luôn xếp vị trí các biểu đồ và các bảng hỗ trợ khác ở bên phải danh sách chứ không phải ở nơi nào đó dưới hàng sử dụng cuối cùng. Bằng cách này, bạn có thể tiếp tục thêm dữ liệu vào danh sách của mình mà không cần phải dừng lại và trước tiên di chuyển một số yếu tố không liên quan ra khỏi đường.

Mối quan tâm về không gian này không giống nhau khi đặt một bảng dữ liệu tổng số các giá trị xuống các hàng và trên bảng cột - ví dụ: một bảng bán hàng tổng hợp doanh thu hàng tháng của bạn theo mặt hàng với các công thức tính tổng số hàng tháng trong dòng cuối cùng của bảng và các công thức tính tổng của mục trong cột cuối cùng. Trong bảng này, bạn không phải lo lắng về việc phải di chuyển các phần tử khác, chẳng hạn như biểu đồ được nhúng hoặc bảng dữ liệu hỗ trợ hoặc không liên quan, bởi vì bạn sử dụng khả năng mở rộng các hàng và cột của bảng từ bên trong của Excel.

Khi bảng mở rộng hoặc hợp đồng, các yếu tố xung quanh di chuyển liên quan đến và với sự mở rộng và co lại của bảng. Bạn thực hiện thao tác này với bảng vì chèn các hàng và cột bảng mới trước các công thức đảm bảo rằng chúng có thể được bao gồm trong các phép tính tổng cộng. Bằng cách này, hàng và cột của các công thức trong bảng dữ liệu hoạt động như một ranh giới trôi nổi với việc mở rộng hoặc thu hẹp dữ liệu của nó nhưng giữ cho tất cả các phần tử khác ở vị trí.

Hoàn tất thiết kế bảng tính của bạn

Sau khi bạn đã lên kế hoạch nhiều hơn hoặc ít hơn khi mọi thứ diễn ra trong bảng tính mới của bạn, bạn đã sẵn sàng để bắt đầu thiết lập các bảng và danh sách mới. Dưới đây là một vài gợi ý chung về cách thiết lập một bảng dữ liệu mới bao gồm các tính toán tổng cộng đơn giản:

Nhập tiêu đề của bảng dữ liệu vào ô đầu tiên, tạo thành các cạnh trái và cạnh trên cùng của bảng.

Nhập hàng của các tiêu đề cột vào hàng bên dưới ô này, bắt đầu từ cùng cột với ô với tiêu đề của bảng.

Nhập các tiêu đề hàng đầu xuống cột đầu tiên của bảng, bắt đầu từ hàng đầu sẽ chứa dữ liệu.(Làm điều này để lại một ô trống nơi cột của các tiêu đề hàng cắt nhau với dòng tiêu đề của cột.)

• Xây dựng công thức đầu tiên tổng kết cột của các ô ô còn lại trong hàng cuối cùng của bảng và sau đó sao chép nó công thức trên tất cả các cột còn lại của bảng.

• Xây dựng công thức đầu tiên tổng kết các hàng của các mục ô ô trong cột cuối cùng của bảng, và sau đó sao chép công thức đó xuống phần còn lại của các hàng của bảng.

• Định dạng các ô để giữ các giá trị của bảng và nhập chúng vào các ô của chúng, hoặc nhập các giá trị được tính và sau đó định dạng ô của chúng. (Đây thực sự là sự lựa chọn của bạn.)

• Khi thiết lập một danh sách dữ liệu mới trong một bảng tính mới, hãy nhập tên danh sách vào ô đầu tiên của bảng và sau đó nhập vào dòng tiêu đề cột trong hàng bên dưới. Sau đó, nhập hàng đầu tiên của dữ liệu bên dưới các tiêu đề cột thích hợp.

• Mở các workbook mới

• Mặc dù bạn có thể mở một bảng tính mới từ màn hình Excel trong giao diện Backstage khi bạn bắt đầu chương trình mà bạn có thể sử dụng trong việc xây dựng một bảng tính mới từ đầu, bạn sẽ gặp những dịp khi cần để mở bảng tính trống của chính bạn từ bên trong vùng Worksheet. Ví dụ, nếu bạn khởi động Excel bằng cách mở một bảng tính hiện có cần chỉnh sửa và sau đó chuyển sang xây dựng bảng tính mới, bạn cần mở một bảng tính trống (bạn có thể làm trước hoặc sau khi đóng bảng tính mà bạn đã khởi động Excel).

Cách dễ nhất để mở một bảng tính trống là nhấn Ctrl + N. Excel trả lời bằng cách mở một bảng tính mới, được đặt tên Sách chung với số không dùng tiếp theo (Book2, nếu bạn mở Excel với Book1 trống). Bạn cũng có thể thực hiện tương tự trong khung nhìn Backstage bằng cách chọn File → New và sau đó nhấp vào thumbnail Blank Workbook.

Ngay khi bạn mở một bảng tính trống, Excel làm cho cửa sổ tài liệu của nó hoạt động. Để trở lại sổ làm việc khác mà bạn đã mở (bạn sẽ làm gì nếu bạn muốn sao chép và dán một số dữ liệu vào một trong các trang tính trống), hãy nhấp vào nút trên thanh tác vụ Windows hoặc nhấn Alt + Tab cho đến khi biểu tượng tệp tin được chọn trong hộp thoại xuất hiện ở giữa màn hình.

Nếu bạn đã vô tình mở một bảng tính, bạn chỉ có thể đóng nó ngay bằng cách nhấn Ctrl + W, chọn File → Close, hoặc nhấn Alt + FC. Excel sẽ đóng cửa sổ tài liệu của nó và tự động đưa bạn đến cửa sổ bảng tính mà ban đầu được mở tại thời điểm bạn nhầm lẫn mở bảng tính trống.