Làm việc với các danh sách phân phối trong Outlook - núm vú

Bạn có thể tạo một danh sách phân phối trong mô đun Liên lạc Outlook của bạn tên của nhiều người trong những lần khi bạn gửi một thông điệp cho nhiều người cùng một lúc. Bạn cũng có thể gán các danh mục cho Danh sách Phân phối của mình (cũng giống như bạn có thể với từng địa chỉ liên hệ riêng lẻ) và bạn có thể Gửi Danh Sách Phân Phối tới những người khác dưới dạng tài liệu đính kèm vào một email để họ có thể sử dụng cùng một danh sách mà bạn làm nếu chúng cũng sử dụng Outlook.

Để tạo Danh sách Phân phối trong mô đun Liên hệ của bạn, hãy làm theo các bước sau:

1. Chọn File -> New -> Distribution List (hoặc nhấn Ctrl + Shift + L).

Hộp thoại Danh sách phân phối xuất hiện.

2. Nhập tên mà bạn muốn gán vào Danh sách Phân phối của bạn.

Tên bạn nhập xuất hiện trong hộp văn bản Tên.

3. Nhấp vào nút Chọn Thành viên.

Hộp thoại Chọn Thành viên xuất hiện, hiển thị một danh sách các tên sẵn có ở phía bên trái và hộp trống phía bên phải.

4. Nhấp đúp vào tên của mỗi người mà bạn muốn thêm vào Danh sách Phân phối của bạn.

Mỗi tên bạn nhấp đúp vào xuất hiện trong cột Add to Distribution List ở phía bên phải hộp thoại.

5. Khi bạn đã chọn xong tên, hãy nhấp vào OK.

Hộp thoại Chọn Thành viên sẽ đóng lại.

6. Nhấp vào Lưu và Đóng (hoặc nhấn Alt + S).

Hộp thoại Danh sách phân phối đóng lại và Danh sách phân phối của bạn xuất hiện trong danh sách địa chỉ liên hệ của bạn.

Khi bạn tạo Danh sách Phân phối, bạn cũng có thể muốn bao gồm địa chỉ email của những người không có trong danh sách Liên hệ của bạn hoặc bất kỳ sổ địa chỉ Outlook Address nào của bạn. Để thêm một người ngoài vào danh sách phân phối của bạn, hãy nhấp vào Thêm mới (thay vì Chọn Thành viên) trong Bước 4, ở trên. Nhập tên và địa chỉ email của người mà bạn muốn thêm vào hộp thoại Thêm Thành viên Mới, nhấp vào OK, và làm theo các bước còn lại của chính xác theo cùng một cách.

Chỉnh sửa Danh sách Phân phối

Mọi người đến và mọi người đi trong Danh sách Phân phối, giống như họ ở mọi nơi. May mắn thay, bạn có thể chỉnh sửa các danh sách. Chỉ cần nhấp vào biểu tượng Liên lạc trong ngăn Điều hướng và nhấp đúp vào tên của một trong các danh sách phân phối của bạn (các mục hiển thị một biểu tượng hai đầu ở bên phải tên của chúng).Khi bạn mở danh sách Phân phối Danh sách, bạn sẽ thấy cùng một màn hình mà bạn đã thấy khi tạo danh sách. Ở đây, bạn có một số tùy chọn hữu ích:

Để xóa một thành viên trong danh sách:

Nhấp vào tên đó và nhấp vào nút Loại bỏ.

• Để chọn một thành viên mới từ những tên đã có trong danh sách liên lạc của bạn hoặc danh sách địa chỉ chung: Nhấp vào Chọn Thành viên và làm theo cùng một thói quen mà bạn sử dụng khi tạo một danh sách.
• Để thêm một người có địa chỉ email không có trong danh sách địa chỉ của bạn: Nhấp vào nút Add New, điền vào tên và địa chỉ email của người đó và nhấn OK.
• Sử dụng danh sách phân phối Danh sách phân phối hiển thị dưới dạng các mục trong danh sách Liên hệ của bạn cùng với tên của mọi người - vì vậy (như bạn có thể đoán) bạn có thể sử dụng Danh sách Phân phối để xác định địa chỉ email giống như bạn tiếp xúc. Dưới đây là cách:

Bạn có thể kéo thẻ cho Danh sách Phân phối vào Hộp thư đến để tạo một thư điện tử mới vào danh sách đó.

Bạn có thể nhập tên của Danh sách Phân phối trong dòng To: của một email và nhấp vào nút Kiểm tra Các Tên trên thanh công cụ.

• Khi Outlook thêm một gạch chân vào tên trong hộp Đến:, bạn sẽ biết tin nhắn của bạn sẽ đến với những người trong Danh sách phân phối của bạn.