Truyền thông hợp nhất cho người mới bắt đầu Cheat Sheet - núm vú

Truyền thông hợp nhất có thể liên kết tất cả các tin nhắn và danh bạ của bạn thành một sự hiện diện duy nhất. Bạn có thể thấy, nghe và giao tiếp với đồng nghiệp và khách hàng qua bất kỳ kênh phổ biến nào và chuyển nó đến một giao diện chuẩn.

Lợi ích hàng đầu của Nhắn tin Hợp nhất

Nhắn tin hợp nhất cung cấp một số lợi ích cho người dùng để quản lý các doanh nghiệp của họ với các hệ thống truyền thông điện tử có thể tiếp cận, giao tiếp, chẳng hạn như dịch vụ e-mail, thoại và tin nhắn.

Một hộp thư đến duy nhất. Nhắn tin hợp nhất có thể phân phối tất cả các loại tin nhắn và truyền thông tới một hộp thư đơn. Hộp thư đơn đơn giản hơn cho quản trị viên duy trì và cung cấp sự linh hoạt cho người dùng để quản lý và tương tác với tất cả các thông tin liên lạc của họ.
Truyền thông hiệu quả. Người dùng có thể giao tiếp hiệu quả hơn bằng cách truy cập tất cả các thông tin liên lạc cùng một lúc và được chia sẻ, chuyển tiếp hay quản lý chúng một cách thuận tiện nhất hoặc hiệu quả nhất cho giao tiếp nhất định.
Tiết kiệm chi phí. Hợp nhất hợp lý hóa việc quản lý truyền thông và củng cố cơ sở hạ tầng cho ít máy chủ vật lý, tiết kiệm tiền cho doanh nghiệp.
Truy cập từ mọi nơi. Nhắn tin hợp nhất cung cấp các phương pháp thay thế để truy cập thông tin liên lạc. Bằng cách hợp nhất e-mail, thoại và các thông tin liên lạc khác, người dùng có thể nhận tin nhắn bằng giọng nói trong e-mail, có e-mail dictated qua điện thoại, hoặc truy cập thông tin liên lạc qua Web.

Khái niệm tin nhắn thống nhất và các tính năng mà nó phân phối khác nhau từ nhà cung cấp đến nhà cung cấp, nhưng nói chung đây là một số các khả năng bạn có thể mong đợi:

Automated Attendant.

Người tiếp tân tự động giống như nhân viên tiếp tân hoặc nhân viên ảo. Người tiếp tân tự động có thể làm việc trên đầu vào trình đơn cảm ứng hoặc nhận dạng giọng nói và có thể làm cho nó đơn giản và trực quan hơn cho người gọi đến phòng ban hoặc cá nhân mà họ đang tìm kiếm. Nhận Thư thoại.
Thay vì lưu trữ trên một máy chủ hoặc hệ thống điện thoại riêng biệt, thư thoại được lưu trữ trong một hộp thư chung cùng với e-mail và các phương tiện liên lạc khác. Thư thoại có thể được phát trực tiếp từ bên trong một e-mail hoặc có thể được gắn vào e-mail dưới dạng tệp âm thanh. Nhận thư thoại trong hộp thư e-mail cũng mở rộng các tùy chọn để truy cập thư thoại; nó có thể được lấy ra từ một điện thoại, từ khách hàng e-mail, thông qua truy cập e-mail dựa trên Web, hoặc thậm chí thông qua truy cập e-mail trên điện thoại di động.

Nhận fax.
Nếu bạn nhận fax trên một máy fax độc lập quét các bản sao của bản tin thực tế, điều này sẽ không giúp bạn nhiều.Tuy nhiên, nếu bạn dựa vào một máy chủ fax, các bản fax có thể được định tuyến lại sang một hộp thư nhắn tin thống nhất. Gửi fax kiểu cũ yêu cầu bạn có mặt tại nơi làm việc của máy fax để nhận nó; fax văn bản thống nhất có thể được truy cập ở mọi nơi, bất cứ lúc nào, bằng tất cả những cách tương tự đã đề cập trước đó để truy cập vào thư thoại.

Thông báo Thư thoại.
Thư thoại truyền thống thường dựa vào đèn báo nhấp nháy trên điện thoại hoặc tiếng nói lắp bắp khi điện thoại được nhặt để thông báo cho bạn rằng có một tin nhắn đang chờ xử lý. Với nhắn tin thống nhất, người dùng nhận được thư thoại trong e-mail, làm cho nó có thể truy cập từ bất cứ nơi nào trên thế giới bất cứ lúc nào, cộng với khách hàng softphone thường có một số loại thông báo thư thoại để cảnh báo người dùng rằng có một thư thoại mới.

Truy cập trực tiếp vào Thư thoại.
Một số hệ thống điện thoại doanh nghiệp có khả năng này, nhưng nó vẫn là một tính năng tuyệt vời. Với giọng nói gắn liền với tin nhắn thống nhất, bạn có thể để lại thư thoại cho đồng nghiệp mà không cần gọi điện thoại. Nếu bạn muốn để lại tin nhắn cho người nào đó mà không làm gián đoạn người đó hoặc chỉ muốn để lại lời nhắc mà không có cuộc trò chuyện thực sự, khả năng kết nối trực tiếp với thư thoại có thể có ích.

Phát lại đường sang điện thoại.
Mặc dù truyền thông hợp nhất và nhắn tin thống nhất có thể cung cấp cho bạn khả năng phát các tin nhắn của bạn trở lại trên máy tính của bạn hoặc thông qua ứng dụng softphone hoặc bằng cách chơi một tập tin âm thanh được nhúng hoặc đính kèm từ một e-mail, bạn có thể không luôn luôn muốn làm điều này. Nếu bạn đang ở trong một quán cà phê hoặc ngồi trong sân bay, bạn có thể muốn tin nhắn của mình là riêng tư. Nhắn tin thống nhất cho phép bạn bắt đầu phát lại thư thoại trên máy tính của bạn, nhưng lại định tuyến lại chúng cho máy tính để bàn hoặc điện thoại di động của bạn.

Công cụ xem tin thống nhất

Với truyền thông hợp nhất và hội tụ thư thoại với e-mail và máy tính để bàn, bạn có những cách mới để tương tác với thư thoại. Có thể bạn đã quen với một loại ánh sáng trên điện thoại bàn hoặc giọng nói lắp bắp khi bạn nhấc điện thoại lên để thông báo cho bạn khi một tin nhắn thoại mới đang chờ. Tùy thuộc vào nền tảng truyền thông hợp nhất, những thông báo này có thể được mở rộng lên máy tính để bàn bởi

Khách hàng truyền thông hợp nhất.

Ứng dụng khách hàng truyền thông hợp nhất hoặc ứng dụng nhắn tin trò chuyện thường có một số thông báo để thông báo cho bạn khi có thư thoại mới. Hệ điều hành Windows.
Phần mềm truyền thông hợp nhất có thể kết nối vào máy tính để bàn Windows và cung cấp một số loại chỉ báo chờ nhắn tin trong systray của hệ điều hành Microsoft Windows. Thư thoại thoại Hợp nhất và E-Mail

Thư thoại là một tính năng truyền thông hợp nhất cần thiết để có cho một hệ thống điện thoại. Khả năng để lại một thư thoại chắc chắn là tốt hơn là có điện thoại gọi vô thời hạn mà không có cách nào để tiếp cận người dùng. Tuy nhiên, thư thoại có những hạn chế.

Nói chung, người dùng chỉ nhận được thư thoại của họ khi họ sử dụng điện thoại mà thư thoại đã được để lại. Hầu hết các hệ thống thư thoại cũng cung cấp một số phương pháp thu thập tin nhắn từ xa bằng cách gọi vào hệ thống thư thoại, nhưng những tính năng này hiếm khi được sử dụng trừ khi ai đó sẽ được ra khỏi văn phòng trong một khoảng thời gian dài.

Với nhắn tin thống nhất, thư thoại được gửi đến cùng một hộp thư đến như e-mail và các thông tin liên lạc khác và có thể được truy xuất bằng một ứng dụng e-mail. Người dùng thường có email gửi qua điện thoại di động và nhiều tổ chức có quyền truy cập vào hệ thống e-mail doanh nghiệp, do đó khả năng nhận thư thoại trong e-mail có nghĩa là bạn có thể truy cập thư thoại của mình hầu như ở mọi nơi và mọi nơi.
Một số hệ thống truyền thông hợp nhất đính kèm thư thoại dưới dạng định dạng MP3, WAV hoặc các định dạng âm thanh khác vào e-mail. Các nền tảng truyền thông hợp nhất khác, chẳng hạn như Microsoft Unified Communications, nhúng thư thoại vào trong e-mail. Trên thực tế, khi sử dụng Microsoft Exchange với Unified Messaging và Microsoft Outlook, thư thoại có một trình phát âm thanh nhúng để chúng có thể phát trực tiếp từ bên trong e-mail mà không cần thêm bất kỳ tiện ích âm thanh nào.
Với thư thoại Microsoft Outlook và Microsoft Exchange, bạn cũng có thể nhấp
Phát trên Điện thoại để hệ thống thư thoại gọi cho bạn về điện thoại của bạn nếu bạn muốn nghe tin nhắn thư thoại với sự riêng tư nhiều hơn bạn có thể bằng cách phát tán chúng qua loa máy tính của bạn. Nếu bạn đang ở trong một quán cà phê hoặc khu vực công cộng khác, đây có thể là một tính năng tiện dụng. Chia sẻ thư thống nhất

Vì nhắn tin thống nhất cho phép bạn nhận thư thoại và fax được nhúng hoặc đính kèm vào e-mail trong hộp thư đến hợp nhất duy nhất, nó cũng cho phép bạn làm việc với các loại thư này bất kỳ cách nào bạn có thể làm việc với một tin nhắn e-mail. Với nhắn tin thống nhất và một hộp thư đơn, bạn có khả năng kiểm soát và linh hoạt tốt hơn để chia sẻ thông tin liên lạc với người khác. Một số ví dụ về tính linh hoạt này bao gồm:

Thư thoại có thể được chuyển tiếp tới các cá nhân hoặc nhóm khác có thể phù hợp hơn để giải quyết một vấn đề.

Thư thoại có thể được leo thang để quản lý để giải quyết vấn đề.
Có thể chuyển đơn đặt mua qua fax tới các phòng ban thích hợp để xử lý.
Thư thoại và tin nhắn fax có thể được sao lưu và lưu trữ để tham khảo trong tương lai.
Điều khiển cuộc gọi từ xa thống nhất

Với điều khiển cuộc gọi từ xa (RCC), bạn có thể tích hợp nền tảng truyền thông hợp nhất với hệ thống điện thoại Private Branch Exchange (PBX) hiện có. RCC cho phép bạn tận dụng một số khả năng của truyền thông hợp nhất mà không cần phải di chuyển sang hệ thống điện thoại VoIP. Về cơ bản, một hệ thống tích hợp RCC kết nối cơ sở hạ tầng PBX hiện có với môi trường truyền thông hợp nhất:

Khi người dùng thực hiện hoặc nhận cuộc gọi bằng điện thoại bàn của họ, tình trạng hiện diện trong truyền thông hợp nhất được cập nhật để phản ánh rằng họ đang thực hiện cuộc gọi.

Ứng dụng softphone truyền thông hợp nhất có thể được sử dụng để gọi và nhận cuộc gọi và tương tác với điện thoại bàn.
Chức năng của RCC phụ thuộc vào khả năng của hệ thống PBX đang được tận dụng, nhưng có thể bao gồm

Đặt các cuộc gọi