Mười điều bạn không thể làm với Outlook - núm vú

Chỉ mất vài phút để tìm ra thứ mà một chương trình có thể làm và bạn có thể dành cả ngày để tìm ra thứ gì đó chương trình không thể làm được.

Lưu ý rằng Outlook không thể làm được 10 điều này khi bạn nhận được nó lần đầu tiên. Bởi vì bạn có thể lập lại chương trình Outlook với Visual Basic, tuy nhiên, một người thông minh có thể làm cho Outlook làm nhiều trong số những điều này bằng cách tạo macro tắt (nằm ngoài phạm vi của cuốn sách này).

Tùy chỉnh các thư mục

Những người có tổ chức cao nhất được tổ chức hơn khi họ sử dụng Outlook. Họ thường thích gửi mọi thư điện tử vào đúng thư mục bên phải. Họ cũng thích sắp xếp các thư mục theo thứ tự rất cụ thể, hiệu quả cao, không phải luôn luôn theo thứ tự chữ cái. Thật không may, danh sách thư mục Outlook sẽ tự động sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái, không có ngoại lệ. Điều đó thúc đẩy những kẻ ngu ngốc, nhưng không thay đổi nó.

Nhiều người thích Ribbon tốt hơn hệ thống menu cũ của Outlook. Nó lớn hơn và nhiều màu sắc hơn, không nghi ngờ gì. Nhưng nếu bạn đã học cách sử dụng máy tính trong thời kỳ hoàng kim của trình đơn và thanh công cụ, bạn có thể nhấp vào lâu dài các menu quen thuộc. Xin lỗi, Ribbon đã được gói lại cho bây giờ.

Chèn một số điện thoại vào Lịch của bạn

Khi bạn nhập cuộc hẹn, sẽ rất hay nếu Outlook có thể tra cứu số điện thoại của người bạn đang gặp và đưa số vào hồ sơ cuộc hẹn. Nhiều điện thoại thông minh có thể thực hiện việc này thông qua tính năng tra cứu địa chỉ, nhưng bạn không thể nhận Outlook để làm theo. Có lẽ một thời gian khác.

Nếu bạn giống như nhiều người, danh sách thư điện tử mà bạn lưu trữ trong Outlook là một bản ghi lịch sử về mọi thứ bạn làm.

Có thể bạn cuộn qua lại thông qua các tin nhắn của mình theo thời gian để có được thông tin về những gì bạn đã gửi cho ai và khi nào. Nếu danh sách của bạn tương đối dài và bạn chọn một thư để hiển thị trong ngăn Đọc, và sau đó cuộn qua danh sách để xem một tin nhắn khác, bạn không thể chỉ cần nhấp chuột phải vào ô Đọc để mở thư bạn đang xem.

Có vẻ như khó có thể để Microsoft đưa ra lệnh nhấn chuột phải để mở thư trong ngăn Đọc, nhưng nó không có ở đó.

Thực hiện in hai mặt

Một số người thích in lịch trình của họ và giữ nó trong một chất kết dính để trông giống như một trong những quy hoạch theo phong cách cũ. Vấn đề duy nhất với điều đó là Outlook không biết làm thế nào để tổ chức lại các trang in theo cách trang là ở phía bên trái hoặc bên phải của cuốn sách khi bạn nhìn vào nó.

Đây là một sự bôi nhọ rất nhỏ, nhưng nếu điều đó là quan trọng với bạn, xin lỗi - bạn sẽ phải sống với in một chiều.

Tìm kiếm và thay thế mã vùng

Có vẻ như những người ở công ty điện thoại thay đổi mã vùng thường xuyên hơn thay đổi vớ của họ trong những ngày này. Nếu bạn cần phải thay đổi tất cả các 312 của mình đến 708, Outlook không thể làm điều đó tự động; bạn sẽ phải thay đổi chúng từng cái một. Microsoft đã cung cấp một tiện ích để thay đổi mã vùng của Nga, nhưng đối với các mã vùng ở Hoa Kỳ - nyet!

Nhúng ảnh trong Ghi chú

Bạn có thể sao chép và dán một hình ảnh, tệp hoặc mục khác vào hộp văn bản ở cuối bất kỳ bản ghi Outlook nào khi mở gần như bất kỳ biểu mẫu Outlook nào. Bạn có thể dán ảnh của một người trong hộp văn bản của hồ sơ liên lạc của người đó, ví dụ, nhưng những ghi chú nhỏ, màu vàng dính vào không cho phép bạn làm điều đó; họ chỉ chấp nhận văn bản.

Tính chi phí với mục nhập cuộc gọi điện thoại

Bạn có thể theo dõi khoảng thời gian bạn nói chuyện với bất kỳ người nào, nhưng bạn không thể tính tổng thời gian cuộc gọi hoặc tổng chi phí cuộc gọi cho các mục đích thanh toán.

Tạo hồ sơ liên lạc cho tất cả người nhận thư điện tử

Khi bạn nhận được một email gửi đến toàn bộ nhóm người, bạn có thể tạo một danh sách Phân phối từ thông điệp đó bằng cách sao chép tất cả các người nhận đến một địa chỉ e-mail nhóm. Bạn cũng có thể chuyển một tin nhắn từ một người vào hồ sơ liên lạc cá nhân bằng cách kéo tin nhắn tới biểu tượng Nhân dân.

Nhưng nếu bạn muốn tạo hồ sơ liên lạc cho một nhóm người, bạn phải tạo một bản ghi liên lạc cho từng người một - không cần kéo và thả, không sao chép và dán.

Sao lưu dữ liệu Outlook

Nhiều người lưu trữ các thông tin kinh doanh quan trọng nhất của họ trong Outlook - thông tin có giá trị đến mức mất nó có thể đóng cửa một doanh nghiệp hoặc kết thúc sự nghiệp. Không có trò đùa.

Nhưng sau hơn mười năm trên thị trường, Outlook chưa bao giờ được cung cấp một công cụ phong nha để bảo vệ dữ liệu của riêng mình khỏi mất mát.

Vâng, mọi người đều biết rằng bạn nên sao lưu tất cả dữ liệu trên máy tính của mình thường xuyên và bạn có thể sao chép dữ liệu quan trọng của Outlook (một số trong những phím nhớ nhỏ này có thể thực hiện công việc và bạn có thể lưu dữ liệu Outlook vào một máy tính xách tay nếu cần thiết), nhưng nó là một chút làm phiền rằng không có tính năng như vậy đã từng được thêm vào Outlook chính nó.

Một số dịch vụ sao lưu trực tuyến như Mozy làm tốt công việc sao lưu dữ liệu Outlook của bạn.