Mười lý do quản lý dự án và Làm thế nào để Tránh Them

Quản lý một dự án rất khó. Phạm vi, nguồn lực, kỳ vọng, lịch trình và ngân sách luôn thay đổi. Mặc dù Microsoft Project có thể giúp bạn với các cơ chế tổ chức, lập kế hoạch, và theo dõi một dự án, nó không thể giúp bạn ngăn chặn tất cả những sai lầm trong quản lý dự án. Dưới đây là 10 lỗi và mẹo vặt phổ biến nhất về cách tránh chúng.

Bắt đầu quá nhỏ

Để bắt đầu bước chân phải trong một dự án mới, hãy bắt đầu bằng cách phản chiếu bức tranh lớn và làm theo cách của bạn xuống các chi tiết một cách có hệ thống. Bạn phải hiểu được mục đích, mục tiêu và tầm quan trọng chiến lược của dự án trước khi bạn lặn xuống những công việc chi tiết cần thiết để hoàn thành dự án.

Bắt đầu bằng cách đặt những câu hỏi này: Dự án nên được tổ chức bằng cách phân phát? Theo giai đoạn? Theo địa lý? Theo loại công nghệ? Hãy suy nghĩ qua các liên quan đến việc tổ chức dự án theo từng cách. Một bạn xác định cách bạn muốn tổ chức dự án bạn có thể bắt đầu cấu trúc phân tích công việc của bạn (WBS). Nếu bạn quyết định tổ chức nó theo từng giai đoạn, mỗi giai đoạn của dự án được phản ánh ở cấp cao nhất của WBS; nếu bạn quyết định rằng các sản phẩm phân phối là một cách tốt hơn để tổ chức dự án, đó là mức cao nhất. Khi cấp cao nhất của bạn được thành lập, bạn có thể bắt đầu phân hủy cấp cao nhất thành các gói công việc chi tiết hơn và từ các gói công việc vào các nhiệm vụ.

Không thể giả định

Bạn không thể lên kế hoạch cho một dự án mà không có một số giả định. Việc đưa ra các giả định không phải là vấn đề, nhưng tin tưởng rằng những người khác biết - hoặc thậm chí chia sẻ - các giả định của bạn là là một vấn đề.

Bất cứ khi nào bạn bắt đầu một dự án mới, hãy tạo một nhật ký giả định - hoặc trong một bảng tính Excel hoặc như một bảng Word. Tài liệu giả định, xác định thời hạn để xác nhận nó, và thêm một lĩnh vực cho ý kiến. Nó rất đơn giản, nhưng nó đảm bảo rằng tất cả mọi người đang hoạt động theo cùng một tập hợp các giả định.

Dán giả định vào phần Ghi chú của các tác vụ bị ảnh hưởng bởi giả định.

Xử lý dự án của bạn là VIP duy nhất (Dự án rất quan trọng)

Dự án của bạn rất quan trọng đối với bạn; trên thực tế, nó có thể là khía cạnh quan trọng nhất trong công việc của bạn. Tuy nhiên, nó có thể không quan trọng đối với tất cả mọi người. Nếu bạn làm việc tại một tổ chức có nhiều dự án đang hoạt động, thì bạn không phải là ưu tiên hàng đầu. Bất cứ khi nào các nguồn lực được lấy ra từ dự án của bạn để giúp đỡ trong kế hoạch khác, chỉ cần trở lại lịch trình và sửa đổi kế hoạch của bạn để hoàn thành công việc.Bạn có thể cần phải sửa đổi đường cơ sở hoặc thậm chí tạo ra một hình mới.

Tin tưởng rằng tính khả dụng là một bộ kỹ năng

Khi bạn làm việc sâu bên trong dự án và cố gắng cân bằng nguồn lực sẵn có với các công việc cần phải hoàn thành, chiến lược đơn giản nhất là tìm kiếm sự phân bổ đầu tiên không được phân bổ hoặc không được phân bổ, tài nguyên và gán người đó vào một nhiệm vụ. Vấn đề là tài nguyên chưa được phân bổ có thể không có kỹ năng để thực hiện công việc. Ví dụ như vị trí của nhân viên trong bộ phận IT không bảo đảm, hoặc thậm chí ngụ ý rằng anh ta có thể xây dựng một cơ sở dữ liệu hoặc kiến ​​trúc một hệ thống. Xác định các kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc và xác định các bộ kỹ năng có sẵn của các nguồn lực. Thậm chí bạn cần xác định trình độ kỹ năng , như cấp độ nhập học, cấp độ giữa và chuyên gia.

Đăng ký với huyền thoại về tài nguyên không giới hạn

Nếu bạn không tính đến nỗ lực và thời gian của mỗi tác vụ, bạn sẽ gặp nguy cơ gán quá nhiều công việc cho một nguồn tài nguyên đơn lẻ. Trong hầu hết các trường hợp, nguồn lực không dành cho các dự án toàn thời gian. Nhiều nguồn lực làm việc trong tổ chức ma trận ; họ làm việc trên nhiều dự án, hoặc họ làm công việc dự án.

Nếu bạn không xác định được nguồn tài nguyên phải chi cho dự án và cấp công việc cho phù hợp, bạn phải đối mặt với một bất ngờ khó chịu khi dự án bị chậm lại bởi vì các nguồn lực của nó không phải là 100 phần trăm dành riêng hoặc bởi vì bạn đã tổng thể chúng.

Dựa vào ước tính không thực tế

Là người quản lý dự án, bạn dựa vào các thành viên trong nhóm để cung cấp ước tính chính xác về chi phí và thời gian công việc của họ. Rốt cuộc, bạn không thể là chuyên gia về chủ đề trong mọi lĩnh vực. Tuy nhiên, vì bạn vẫn phải chịu trách nhiệm về lịch trình và ngân sách mà bạn phát triển, bạn nên hiểu cách ước tính được phát triển và sau đó xác minh phương pháp ước tính thích hợp.

Trong phần Ghi chú, ghi lại cơ sở ước tính và các giả định được sử dụng để phát triển một ước tính để giúp theo dõi các biến liên quan đến ước tính.

Quên chuẩn bị cho Luật của Murphy

Một người quản lý dự án có thái độ làm việc. Tuy nhiên, trong việc giải quyết các vấn đề và đưa ra kết quả thì không có nghĩa là bạn có đủ khả năng để mù quáng về dự án. Việc thực hiện đúng thời hạn và ngân sách phụ thuộc một phần vào việc thiết lập dự phòng khẩn cấp cho cả kế hoạch và ngân sách. Bạn có thể thiết lập dự phòng cho các tác vụ cá nhân vốn có rủi ro và thiết lập dự trữ dự án tổng thể. Đối với các dự án đơn giản, mức dự trữ 10% là đủ. Đối với công nghệ tiên tiến, bạn có thể cần trữ lượng 50 phần trăm hoặc nhiều hơn.

Tiếp theo là điên cuồng

Sự cản trở số 1 đối với việc hoàn thành nhiệm vụ chắc chắn là Cuộc họp. Bạn có thể nhớ lại các ngày làm việc mà bạn đã hối hả từ cuộc họp này sang cuộc họp tiếp theo, chỉ để đến cuối ngày và nhận ra rằng bạn không hoàn thành bất kỳ công việc nào của riêng mình. Có lẽ bạn không cần phải tham dự tất cả - hoặc nếu ít nhất họ đã được điều hành hiệu quả hơn, họ có thể đã kết luận trong một nửa thời gian.

Ngừng cuộc gặp gỡ điên rồ! Tổ chức các cuộc họp - thậm chí cả các cuộc họp tình trạng hàng tuần - chỉ khi cần thiết. Thử nghiệm bằng cách tổ chức các cuộc họp nhóm mỗi hai tuần hoặc tiến hành các cuộc họp riêng tư với từng thành viên trong nhóm.

Nếu một chủ đề cụ thể trong chương trình nghị sự yêu cầu đầu vào từ một bên liên quan, hãy mời người đó tham dự chỉ một phần của cuộc họp và sau đó được miễn cho trở lại làm việc.

Hãy quên rằng đó chỉ là một mô hình

Sau khi bạn biết làm thế nào để tạo ra một lịch trình hiệu quả bằng cách sử dụng dự án, đừng nhầm lẫn lịch trình thực tế. Lịch trình chỉ đơn giản là một mô hình của thực tế, với các thông tin có sẵn vào thời điểm đó. Thông tin, các giả định, ước tính, và các nguồn lực đều có sự thay đổi, rủi ro và các vấn đề, và tất nhiên, phạm vi của dự án thay đổi. Vì vậy, ngay khi bạn cơ sở dự án, có thể nó đã lỗi thời.

Làm hết sức mình, tất nhiên, để cập nhật mô hình với những thông tin mới nhất, nhưng hãy nhớ rằng đơn giản lập lịch trình một sự kiện không đảm bảo rằng nó sẽ xảy ra.

Dựa vào các phép lạ

Nếu bạn không thể hiểu được làm thế nào để đáp ứng được thời hạn cho các nguồn lực và thông tin bạn đưa vào Dự án, bạn sẽ không đáp ứng được thời hạn đó. Trên thực tế, Dự án có thể giúp bạn truyền đạt các vấn đề vốn có trong một ngày giao hàng tích cực. Bạn có thể cho các bên liên quan biết tiến độ và yêu cầu họ giúp bạn xác định làm thế nào để đẩy nhanh việc hoàn thành nhiệm vụ. Trong một số trường hợp, các bên liên quan có thể cung cấp thông tin liên quan giúp bạn hoàn thành sớm hơn; trong những trường hợp khác, tuy nhiên, họ muốn dự án thực hiện vào một ngày cụ thể, nhưng không có cách nào hợp lý để đáp ứng ngày đáo hạn.

Khi bạn phải đối mặt với thời hạn không thực tế, hãy đáp ứng nó một cách tốt nhất bạn có thể. Nếu thời hạn chỉ đơn giản là không thể, thừa nhận nó. Bạn có thể sử dụng Dự án để tìm kiếm các cách tiếp cận khác để đạt được các dự án phân phối - mặc dù bạn không thể sử dụng nó để nén thời gian.