Chia sẻ ACT! 2005 và Outlook Address Books - núm vú

Một quan niệm sai lầm phổ biến trong số ACT tiềm năng! người dùng là họ không cần ACT! vì họ đang sử dụng Outlook. Bạn có thể hăm dọa theo ý kiến ​​đó nếu bạn nhận ra rằng Outlook là một PIM (quản lý thông tin cá nhân) trong khi đó ACT! là người quản lý liên lạc thật sự. Hãy suy nghĩ về ACT! như Outlook trên steroid; hãy thử thực hiện hợp nhất thư, tùy chỉnh các trường hoặc đăng nhập các ghi chú trong Outlook và bạn sẽ hiểu.

Vẫn còn, một số ACT! người dùng thấy mình cần sử dụng Outlook vì nhiều lý do:

• Công ty của ông hiện đang sử dụng Outlook để duy trì lịch công ty.
• Cô ấy có thể sử dụng Outlook để theo dõi các địa chỉ cá nhân và thông tin không thuộc về ACT!

May mắn thay, bạn có thể dạy ACT! và Outlook để chia sẻ cả hai sổ địa chỉ và lịch với nhau.

Khi sử dụng cả ACT! và sổ địa chỉ Outlook, bạn cần phải biết cách tích hợp các công trình:

• Bạn có thể nhập tất cả các thông tin liên lạc Outlook của bạn - bao gồm các cuộc hẹn, nhiệm vụ, ghi chú, và các mục nhật ký - vào ACT!.
• Bạn có thể xem tất cả ACT! địa chỉ e-mail của bạn trong Outlook.
• Bạn có thể xem tất cả địa chỉ e-mail của Outlook trong ACT!.
• Bạn không thấy thông tin liên lạc Outlook mới, cuộc hẹn, nhiệm vụ, ghi chú và mục nhập nhật ký trừ khi bạn nhập lại dữ liệu Outlook.

Nhập Outlook vào ACT!

ACT! rất độc đáo bao gồm Outlook là một trong những lựa chọn nhập khẩu của nó. Rốt cuộc, nhiều người chuyển từ Outlook sang ACT! hơn là từ ACT! đến Outlook. Đây là tất cả những gì bạn cần làm để nhập dữ liệu Outlook:

1. Từ bất kỳ ACT! màn hình, chọn File -> Import.

Sao lưu cơ sở dữ liệu của bạn là một ý tưởng hay trước khi cố gắng thử một cái gì đó phức tạp như nhập dữ liệu.

Thuật sỹ Nhập khẩu mở ra với màn hình chào mừng tốt đẹp mà bạn có thể bỏ qua bằng cách nhấp vào Tiếp theo.

2. Chọn Outlook làm loại dữ liệu bạn muốn nhập và nhấp vào Tiếp theo.

3. Chỉ định rằng bạn muốn nhập hồ sơ liên lạc và nhấn Next.

Hồ sơ liên lạc của bạn bao gồm những thứ tốt, chẳng hạn như tên, công ty, địa chỉ, số điện thoại và kích thước giày của người đó.

4. Chỉ định các tùy chọn nhập của bạn và nhấp vào Tiếp theo.

Màn hình Specify Import Options sẽ mở ra.

• Outlook Contacts: Nhập danh sách liên lạc Outlook vào ACT!.

• Exchange Contacts: Nhập danh sách liên lạc Exchange vào ACT!. Chỉ sử dụng tùy chọn này nếu bạn làm việc cho một công ty lớn chia sẻ thông tin Outlook của bạn trên mạng.

• Các cuộc hẹn và Nhiệm vụ như ACT! Các hoạt động: Chuyển đổi các cuộc hẹn và nhiệm vụ Outlook của bạn thành ACT!hoạt động.

• Ghi chú là ACT! Ghi chú: Chuyển các ghi chép Outlook của bạn thành ACT! chú thích.

• Nhật ký tạp chí như ACT! Ghi chú: Nhập khẩu mục nhật ký Outlook của bạn là ACT! ghi chú.

5. Lập bản đồ các trường Outlook của bạn để ACT! và nhấp vào Tiếp theo.

ACT! đã "dịch" các trường Outlook hiện có sang ACT! lĩnh vực. Ví dụ: Địa chỉ Địa chỉ Kinh doanh của Outlook trở thành ACT! Trường Mã Zip.

6. Nhấp vào Kết thúc.

Cấu hình sổ địa chỉ của Outlook để bao gồm ACT!

Sử dụng Outlook cho e-mail cá nhân của bạn? Bạn có thể xem địa chỉ e-mail được lưu trong Outlook từ ACT! và ngược lại. Mặc dù ACT! tự động phát hiện sổ địa chỉ Outlook mặc định của bạn, Outlook không phải là sáng; bạn phải nói với Outlook nơi để tìm ACT của bạn! dữ liệu. Thực hiện theo các bước sau để thực hiện:

1. Trong Outlook, chọn Tools -> E-mail Accounts.

Kiểu Tài Khoản E-mail sẽ mở ra.

2. Chọn tuỳ chọn Add a New Directory or Address Book và kích Next.

3. Trong cửa sổ Directory or Address Book Type, chọn tùy chọn Additional Address Books sau đó kích Next.

4. Chọn ACT! 2005 Address Book, và kích Next.

ACT! Hộp thoại Address Book năm 2005 sẽ mở ra. Bạn có thể chỉ định ba ACT! cơ sở dữ liệu nếu bạn muốn.

5. Nhấp vào Trình duyệt để xác định vị trí và chọn ACT của bạn! cơ sở dữ liệu trong phần Sổ Địa chỉ Đầu tiên.

6. Nhập ACT của bạn! tên người dùng và mật khẩu và nhấn OK.

Bạn nhận được một thông báo yêu cầu bạn thoát khỏi Outlook và sau đó mở lại nó để những thay đổi của bạn có hiệu lực. Vậy …

7. Thoát Outlook và mở lại nó lần nữa để những thay đổi của bạn có hiệu lực.

Sử dụng ACT! với e-mail của Outlook

Sau khi bạn cấu hình Outlook để chơi độc đáo với ACT!, bạn có thể tạo lịch sử xuất hiện trên tab Lịch sử của địa chỉ liên hệ trong ACT!. Bạn có thể làm điều này cho các tin nhắn nhận được hoặc cho các tin nhắn mà bạn đang tạo.

Tạo ACT! lịch sử từ một e-mail nhận được trong Outlook

Nếu bạn muốn đính kèm một tin nhắn e-mail Outlook vào tab Lịch sử của một người liên hệ, hãy làm theo các bước sau:

1. Trong Outlook, mở thư mà bạn muốn đính kèm lịch sử.

2. Chọn một lựa chọn từ ACT! Danh sách thả xuống lịch sử.

Không thấy ACT! Tùy chọn lịch sử? Nhấp chuột phải vào thanh công cụ Outlook và chọn ACT! Lịch sử.

3. Nhấp vào Đính kèm với ACT! Nút Liên lạc năm 2005 (s) trên thanh công cụ Outlook.

Bạn không chắc chắn về nút trông như thế nào? Nên có một nút quen thuộc quen thuộc ở cuối bên phải của thanh công cụ - đó là hình ảnh liên quan đến ACT!. Nếu bạn đã thêm nhiều hơn một ACT! sổ địa chỉ tới Outlook, bạn sẽ được nhắc chọn cơ sở dữ liệu trong đó địa chỉ liên hệ được lưu trữ.

4. Chọn một số liên lạc trong hộp Email đính kèm E-mail Contact và nhấn OK.

Liên kết đến thông báo e-mail xuất hiện trên tab Lịch sử của liên hệ.

Tạo ACT! e-mail trong Outlook

Nếu bạn đang ở trong Outlook và cảm thấy quá mong muốn gửi e-mail đến ACT của bạn! địa chỉ liên hệ, bạn có thể làm như vậy bằng cách làm theo các bước sau:

1. Tạo một tin nhắn mới trong Outlook.

2. Chọn một lựa chọn từ ACT! Danh sách thả xuống lịch sử.

Không thấy ACT! Tùy chọn lịch sử? Nhấp chuột phải vào thanh công cụ Outlook và chọn ACT! Lịch sử.

3. Nhấp vào nút Tới trên thư thư mới.

Hộp thoại Chọn Tên xuất hiện.

4. Chọn tên ACT của bạn! cơ sở dữ liệu từ Show Names from The area.

5. Chọn liên hệ trong danh sách Loại Tên hoặc Chọn từ Danh sách thả xuống.

Để đẩy nhanh quá trình, gõ cặp đầu tiên của tên người nhận mong muốn của bạn.

6. Nhấp OK.

Nhấp vào nút Gửi và bạn đã sẵn sàng để đi. Một lần nữa, bạn sẽ được ngồi xung quanh twiddling ngón tay cái của bạn trong khi ACT! nô lệ, tạo lịch sử của e-mail đã gửi trên tab Lịch sử của người liên hệ.

Gửi email đến các địa chỉ liên lạc Outlook trong ACT!

Gửi một ACT! e-mail đến một trong những địa chỉ liên lạc Outlook của bạn gần như là quá dễ dàng. Tất cả bạn cần làm là làm theo các bước sau:

1. Tạo một ACT mới! e-mail bằng cách nhấp vào biểu tượng E-Mail trên ACT! 's Thanh điều hướng và sau đó nhấp vào Mới.

Cửa sổ tin nhắn mới xuất hiện.

2. Nhấp vào nút Tới.

Hộp thoại Chọn người nhận sẽ mở ra, trông giống như hộp thoại Chọn Tên.

3. Chọn Microsoft Outlook từ danh sách sổ địa chỉ thả xuống.

Bây giờ bạn sẽ thấy một danh sách tất cả các địa chỉ liên lạc Outlook của bạn. Để tăng tốc quá trình này, bạn có thể cân nhắc nhập cặp chữ đầu tiên của tên người đó vào phần thả xuống Loại In / Chọn Tên.

4. Chọn tên mong muốn từ danh sách và nhấp OK.