SharePoint Nội dung trực tuyến và các loại nội dung - núm vú

Một trong nhiều tính năng thú vị của SharePoint Online cung cấp là khả năng người dùng không chỉ upload tài liệu mà còn tạo ra một tài liệu Word mới ngay từ tài liệu bằng cách nhấp vào Tài liệu từ Công cụ Thư viện trên Ribbon và sau đó nhấp vào Mới. Tác vụ này sẽ mở một tài liệu trống mới trong Microsoft Word sẽ được lưu trực tuyến sau khi bạn đặt tên cho nó.

Những người dùng SharePoint mới nhất không biết là bạn có thể "upload" liên kết tới một tài liệu trong một thư viện khác hoặc tạo các tài liệu Microsoft Office mới khác Word. Trong trường hợp của cựu, điều này loại bỏ các tài liệu trùng lặp mà có thể trở thành một cơn ác mộng để đồng bộ. Đối với thứ hai, nó hợp lý hóa việc tạo ra các tài liệu dựa trên biểu mẫu.

Tải lên liên kết thay vì tập tin được thực hiện bởi các tính năng của SharePoint và nội dung. Hãy suy nghĩ về nội dung như tài liệu Word bạn đã tải lên hoặc tệp mới bạn đã tạo từ thư viện tài liệu. Cách bạn xác định cài đặt cho tài liệu của bạn là loại nội dung.

Giữ một phiên bản của một tài liệu trong nhiều trang SharePoint Online

Bạn quản lý hai trang SharePoint riêng biệt và bạn có một tài liệu bạn muốn chia sẻ giữa hai trang web. Nếu bạn tạo hai tài liệu để tải lên cho mỗi trang, bạn phải cập nhật hai tài liệu khi có sự thay đổi. Để tránh làm việc thêm, bạn có thể tải lên một tài liệu trong một trang web, và "tải lên" liên kết tới tài liệu trong trang web khác. Để làm như vậy, hãy làm theo các bước sau:

1. Trong thư viện tài liệu bạn muốn thêm liên kết vào, hãy nhấp vào tab Thư viện từ trình đơn Công cụ Thư viện trên Ribbon.

2. Nhấp vào Cài đặt Thư viện trên Ribbon.

3. Trong Cài đặt chung, hãy nhấp vào Cài đặt Nâng cao.

4. Trong Cho phép Quản lý loại nội dung, chọn Có. Cuộn xuống và nhấp OK.

5. Trong Các loại nội dung bạn thấy rằng Tài liệu đã được liệt kê là loại nội dung mặc định.

6. Nhấp vào liên kết Thêm từ các loại nội dung trang hiện có bên dưới loại nội dung Tài liệu.

7. Trên trang Thêm loại nội dung, chọn Liên kết đến Tài liệu bên dưới hộp Loại nội dung trang web có sẵn:.

8. Nhấp vào nút Thêm ở giữa để thêm kiểu nội dung đã chọn vào hộp Nội dung để thêm: bên phải.

9. Nhấp vào OK.

   Bạn được đưa trở lại trang Cài đặt Thư viện Tài liệu.

Giờ bạn đã thêm Liên kết dưới dạng loại nội dung, hãy xem nó đang hoạt động. Thoát khỏi chế độ xem cài đặt thư viện và trở lại thư viện tài liệu của bạn. Để làm như vậy, hãy làm theo các bước sau:

1. Nhấp vào thẻ Tài liệu từ trình đơn Công cụ Thư viện trên Ribbon.

2. Nhấp vào biểu tượng Tài liệu Mới để hiển thị các loại nội dung có sẵn. Chọn Liên kết đến Tài liệu.

3. Trên liên kết Mới đến một cửa sổ tài liệu xuất hiện, hãy nhập tên tài liệu và URL.

4. Nhấp vào OK.

   Bạn được đưa trở lại thư viện tài liệu của mình.

Viola! Bây giờ bạn có thể thấy liên kết được liệt kê như thể nó là một tài liệu thực sự trong thư viện. Khi bạn cập nhật tệp gốc, liên kết sẽ luôn mở phiên bản mới nhất của tệp mà nó được liên kết.

Thêm một mẫu Excel trong loại nội dung trực tuyến SharePoint

Bạn có thể tạo không chỉ các tài liệu Word từ thư viện mà còn các tệp Excel. Tệp Excel bạn muốn sử dụng khi tạo tệp Excel mới là mẫu biểu mẫu cho một Hóa đơn mà bạn đã tạo. Để đạt được điều này, đầu tiên bạn cần thêm mẫu hoá đơn của bạn dưới dạng loại nội dung mới trong bộ sưu tập trang web.

Bước thứ hai là thêm loại nội dung mới này vào thư viện tài liệu của bạn theo các bước từ 1 đến 9 trong phần trước, nhưng thay thế Liên kết tới một Tài liệu bằng mẫu biểu mẫu Excel mới.

Để thêm mẫu hoá đơn của bạn dưới dạng một loại nội dung mới trong bộ sưu tập trang, hãy làm theo các bước sau:

1. Tại trang chủ, hãy đi tới Hành động trên trang web → Cài đặt trang web.

2. Trong Thư viện, hãy nhấp vào Loại nội dung trang web và nhấp vào Tạo.

3. Đặt tên cho nó (Invoice Template), nhập mô tả nếu cần, và chọn Document Type Type bên dưới Chọn loại nội dung cha mẹ từ.

4. Chọn Tài liệu trong Loại Nội dung Dành cho Phụ huynh và chọn một trong các nhóm hiện có hoặc tạo một nhóm mới cho loại nội dung mới của bạn và sau đó nhấp vào OK.

5. Nhấp Nâng cao trong Cài đặt, chọn Tải lên mẫu tài liệu mới, duyệt qua mẫu của bạn rồi bấm OK.

Mẫu mới của bạn sẽ hiển thị dưới dạng tùy chọn khi tạo các tài liệu mới tại thư viện tài liệu của bạn.