Thiết lập Tuỳ chọn Journal trong Outlook 2002 - núm vú

Stardate 2002: Trên , thuyền trưởng của tàu Starship Doanh nghiệp trung thành thực hiện các mục nhập hàng ngày trong nhật ký sao. Đội trưởng ghi lại thông tin về các hành tinh mà phi hành đoàn đã khám phá, những người ngoài hành tinh họ chiến đấu, và những hiện tượng lạ lùng mà họ quan sát được trong không gian sâu, nơi không có người đàn ông (hay phụ nữ) nào đã từng đi qua!

Bây giờ đến lượt của bạn. Giống như thuyền trưởng của Doanh nghiệp, bạn có thể ghi lại các tương tác hàng ngày của bạn với những sinh vật kỳ lạ trong những môi trường kỳ lạ trong những hoàn cảnh căng thẳng, ngay cả khi những sinh vật kỳ lạ này đều nằm trong văn phòng của bạn. Tạp chí Outlook là nhật ký sao của bạn.

Không nghi ngờ gì, các muck-a-mucks cao của thiên hà sử dụng nhật ký của thuyền trưởng về những điều quan trọng khủng khiếp, nhưng tạp chí của bạn giúp bạn trực tiếp hơn. Đôi khi, khi bạn cần tìm một tài liệu hoặc một bản ghi của một cuộc trò chuyện, bạn không nhớ những gì bạn gọi là tài liệu hoặc nơi bạn lưu trữ, nhưng bạn nhớ khi bạn tạo hoặc nhận được mục. Trong trường hợp này, bạn có thể vào Tạp chí và kiểm tra ngày bạn nhớ giao dịch với mặt hàng và tìm thấy những gì bạn cần biết.

Để sử dụng tốt từ Tạp chí, bạn cần phải sử dụng nó. Bạn có thể thiết lập Outlook để thực hiện các mục nhật ký cho gần như tất cả mọi thứ bạn làm, hoặc bạn có thể tắt Tạp chí khỏi hoàn toàn và không có mục vào nó. Nếu bạn không để gì trong Tạp chí, bạn sẽ không có gì cả.

Cách dễ dàng nhất để tạo mục trong Tạp chí là gì? Không làm gì cả. Tạp chí tự động ghi lại bất kỳ tài liệu nào bạn tạo, chỉnh sửa, hoặc in trong bất kỳ ứng dụng Office XP nào. Tạp chí cũng tự động theo dõi tin nhắn e-mail, yêu cầu cuộc họp và phản hồi, yêu cầu công việc và phản hồi. Một vài chương trình khác với ứng dụng Microsoft Office cũng có khả năng thực hiện mục trong Tạp chí, nhưng tính năng đó thường được sử dụng với các chương trình Office XP.

Có một sự cố: Bạn phải nói với Outlook rằng bạn muốn tự động ghi nhật ký được bật. May mắn thay, nếu bạn chưa kích hoạt tính năng tự động ghi nhật ký, Outlook 2002 sẽ hỏi xem bạn có muốn bật tính năng này mỗi khi bạn nhấn vào biểu tượng Tạp chí.

Để bật tính năng tự động ghi nhật ký, hãy làm theo các bước sau:

1. Chọn Tools-> Options.

Hộp thoại Tuỳ chọn xuất hiện.

2. Nhấp vào nút Tùy chọn tạp chí.

Hộp thoại Tùy chọn tạp chí xuất hiện, như trong Hình 1, với các hộp kiểm cho tất cả các loại hoạt động mà bạn có thể ghi lại tự động và tên của tất cả những người mà bạn có thể tự động ghi lại các giao dịch, chẳng hạn như e-mail.

Hình 1: Hộp thoại Tùy chọn Tạp chí.

3. Nhấp để đặt một kiểm tra trong hộp kiểm cho các mục và tệp tin bạn muốn tự động ghi lại và cho các liên hệ về người mà bạn muốn ghi lại thông tin.

Danh sách những người trong hộp Đối với những Người liên hệ này giống với danh sách những người trong Danh sách Liên hệ của bạn. Bạn có thể tự tạo mục nhật ký cho những người không có trong danh sách Liên hệ của bạn; xem phần sau "Ghi một mục Outlook trong Tạp chí theo cách thủ công. "

Khi bạn thêm tên vào danh sách liên lạc của bạn trong mô đun Liên hệ, những tên này không được đặt để ghi tự động trong Tạp chí. Bạn cần phải kiểm tra tên trong hộp thoại Tùy chọn tạp chí hoặc mở Hồ sơ liên hệ, nhấp vào tab Nhật ký và kiểm tra mục Tự động ghi lại các tạp chí cho các Liên hệ này.

4. Nhấp OK.

Tạp chí sẽ tự động ghi lại các mục và tệp tin bạn đã chọn cho các địa chỉ liên hệ mà bạn đặt tên.

Ghi một mục Outlook trong Tạp chí theo cách thủ công

Nếu bạn không muốn làm lộn xộn nhật ký của mình bằng cách ghi lại tất cả mọi thứ một cách tự động, bạn có thể nhập các mục đã chọn bằng tay - chỉ cần kéo chúng vào biểu tượng Tạp chí. Ví dụ: bạn có thể không muốn ghi lại mọi giao dịch với một khách hàng tiềm năng cho đến khi bạn chắc chắn rằng bạn đang kinh doanh với khách hàng đó. Bạn có thể kéo các thông báo e-mail có liên quan vào Tạp chí và lưu giữ hồ sơ yêu cầu nghiêm túc. Khi bạn thực sự bắt đầu kinh doanh với một khách hàng mới, bạn có thể thiết lập ghi âm tự động.

Để tự ghi các mục trong Tạp chí, hãy làm theo các bước sau:

1. Kéo mục mà bạn muốn ghi lại (chẳng hạn như một thông báo e-mail) vào biểu tượng Tạp chí.

Biểu mẫu Entry tạp chí xuất hiện (xem Hình 2). Ở dưới cùng của biểu mẫu là một biểu tượng tượng trưng cho mục bạn đang thu âm, cùng với tên của mục.

Hình 2: Một mục nhập tạp chí với một phím tắt cho một e-mail đính kèm trong hộp văn bản.

2. Điền vào thông tin mà bạn muốn ghi lại.

Bạn không cần phải ghi lại bất cứ điều gì. Hộp văn bản ở cuối màn hình cung cấp cho bạn không gian để tự ghi chú cho mình, nếu bạn muốn sử dụng nó.

3. Nhấp vào Lưu và Đóng.

Mục bạn ghi lại được nhập vào Tạp chí.

Ghi một tài liệu trong Tạp chí

Nếu chương trình yêu thích của bạn, chẳng hạn như chương trình vẽ hoặc máy tính để bàn, không hiển thị trong danh sách các chương trình có thể tự động nhập vào Tạp chí, tất cả sẽ không bị mất - bạn có thể kéo tài liệu từ thư mục My Computer của Outlook vào thư mục Journal để tạo các mục Journal cho các tệp của các chương trình đó. Bởi vì Tạp chí có thể theo dõi nhiều loại thông tin về một tài liệu khác với ngày và giờ (như khách hàng, chủ đề và một số ghi chú), bạn có thể sử dụng Tạp chí để theo dõi các tệp bạn tạo trong các chương trình không phải là một phần của Microsoft Office. Nếu bạn chọn để Outlook tự động tạo mục nhật ký cho các ứng dụng Office XP của bạn, bạn không phải thực hiện các mục cho tài liệu Office XP.

Để ghi một tài liệu trong Tạp chí, hãy làm theo các bước sau:

1.Nhấp vào thanh ngăn cách Phím tắt khác trong Thanh Outlook.

Các biểu tượng trong nhóm Shortcuts khác xuất hiện, bao gồm biểu tượng My Computer.

2. Nhấp vào biểu tượng My Computer trong thanh Outlook.

Danh sách ổ đĩa của bạn sẽ xuất hiện (xem hình 3).

Hình 3: Một danh sách các ổ đĩa trong My Computer.

3. Tìm tài liệu mà bạn muốn ghi lại.

Nhấp đúp vào ổ đĩa chứa tài liệu bạn muốn ghi. Sau đó nhấp đúp vào thư mục mà bạn lưu các tài liệu của bạn để tìm tài liệu bạn muốn ghi lại. Đánh dấu nó.

4. Nhấp vào thanh ngăn cách Outlook Shortcuts trong thanh Outlook.

Các biểu tượng trong nhóm Outlook Shortcuts xuất hiện, bao gồm cả biểu tượng Tạp chí.

5. Kéo tài liệu vào biểu tượng Tạp chí.

Biểu mẫu Entry tạp chí xuất hiện, với một biểu tượng trong hộp văn bản đại diện cho tệp mà bạn đang ghi âm.

6. Nhấp vào Lưu và Đóng.

Tài liệu của bạn được ghi lại trong Tạp chí.

Lợi ích lớn của việc ghi lại các tài liệu trong Tạp chí là thực tế là các mục nhật ký thực sự là các phím tắt cho các tài liệu. Khi bạn nhập một tài liệu trong Tạp chí, bạn có thể truy cập nhanh vào thông tin bạn đã lưu về tài liệu và bạn chỉ cần một cú nhấp chuột từ chính tài liệu đó. Vì vậy, nếu bạn sử dụng một chương trình không phải Office XP tạo các tệp tin không theo dõi nhiều thông tin về chính họ, Tạp chí là một vị trí trung tâm tuyệt vời để theo dõi thông tin tài liệu. Ví dụ: nếu bạn đang lưu ảnh từ một chương trình vẽ trên máy tính của mình, bạn có thể muốn lưu nhiều thông tin hơn về từng bức ảnh chứ không chỉ là tên tập tin. Nếu bạn tạo mục nhật ký cho mỗi tệp tin, bạn có thể lưu giữ ghi chú về mỗi bức ảnh trong Tạp chí. Khi bạn tìm mục Nhật ký cho hình ảnh bạn muốn, chỉ cần nhấp đôi vào biểu tượng cho hình ảnh. Chương trình bạn sử dụng để xem hình ảnh sẽ mở ra.