Tiết kiệm Thời gian với Fax nhúng trong Outlook 2003 - núm vú

Cách gửi fax cũ là in các tài liệu và trang bìa, lấy chúng từ máy in, vào máy fax, chèn tài liệu, và sau đó gửi cho họ. Thời gian lãng phí trong quá trình này có thể từ 3 đến 10 phút. Outlook 2003 đơn giản hoá quá trình này bởi vì bây giờ bạn có thể gửi fax trực tiếp từ máy tính của bạn.

Thiết lập bộ điều khiển Microsoft Fax

Để gửi fax trực tiếp từ máy tính của bạn, bạn phải cài đặt bộ điều khiển Microsoft Fax. Để xem bảng điều khiển có được cài đặt hay không, hãy chuyển tới Control Panel của Windows và thư mục Printer and Faxes , và tìm biểu tượng Fax. Nếu bạn thấy biểu tượng Fax, thì bạn đã được cài đặt để gửi fax.

Nếu biểu tượng Fax không xuất hiện, hãy làm theo các bước sau:

1. Nhấp vào nút Start của Windows và chọn Control Panel, Printers And Fax.

Danh sách máy in và máy fax xuất hiện.

2. Chọn lệnh Add A Fax trong Printers Tasks.

3. Thực hiện theo các Fax Wizard cho đến khi kết thúc thiết lập.

Gửi fax

Với thiết bị điều khiển Fax đã được cài đặt, bạn không cần phải in bất kỳ giấy nào và đi bộ đến máy fax, mất thời gian và năng lượng trong tiến trình. Nếu bạn đang làm việc với máy tính xách tay, bảng điều khiển Fax sẽ giúp bạn gửi fax từ phòng khách sạn hoặc bất kỳ nơi nào khác. Chỉ cần kết nối đường dây điện thoại và gửi.

Để gửi fax:

1. Mở tài liệu bạn muốn fax.

2. Chọn File, Print.

Hộp thoại In sẽ mở ra.

3. Từ danh sách thả xuống Tên, chọn FAX.

Nếu trình điều khiển fax không được hiển thị, xem phần trước "Thiết lập giao diện điều khiển Microsoft Fax. "

4. Nhấp OK.

Trình Hướng dẫn Gửi Fax xuất hiện.

5. Nhấp vào nút Sổ địa chỉ.

Sổ địa chỉ Outlook xuất hiện.

6. Nhấp đúp vào số fax của người nhận.

Số Fax được chuyển đến Fax Wizard.

7. Bấm tiếp.

8. Chọn và hoàn thành trang bìa và sau đó nhấp vào Tiếp theo.

9. Chọn xem bạn có muốn gửi fax ngay bây giờ hoặc tại một thời điểm khác và sau đó nhấp vào Ok.

Các fax sẽ được gửi, tiết kiệm thời gian của bạn mà không có kẹt giấy. Hộp Fax monitor mở ra, hiển thị trạng thái cuộc gọi.

Bạn có thể đọc báo cáo đầy đủ về các bản fax của bạn được gửi và nhận trong bảng điều khiển MS Fax. Vào Control Panel của Windows, bấm vào thư mục Printers And Faxes, và nhấp đúp vào thư mục Fax để hiển thị Fax console. Bây giờ chọn mục Đã gửi để xem danh sách fax đã gửi.