Mục lục:
- Bạn không phải làm bất cứ điều gì để Outlook lưu trữ các mục của bạn; chương trình được thiết lập để lưu trữ các mục một cách tự động. Nếu bạn muốn xem cách Outlook được thiết lập để lưu trữ các mục cũ của bạn hoặc thay đổi cách Outlook thực hiện công việc, hãy làm theo các bước sau:
- Bạn có thể lưu trữ tin nhắn bất cứ lúc nào bạn muốn bằng cách chọn File -> Archive từ trình đơn Outlook và làm theo các hướng dẫn. Ưu điểm của quá trình lưu trữ bằng tay là bạn có thể kiểm soát tốt hơn quy trình; bạn có thể cho Outlook một ngày cắt cho các mục lưu trữ, nói rằng đầu tiên của năm. Bạn cũng có thể cho Outlook biết thư mục lưu trữ nào và nơi nào để gửi các mục đã lưu trữ. Bạn thậm chí có thể lưu trữ các thư mục Outlook khác nhau để các tập tin lưu trữ khác nhau. Bất lợi đối với tất cả các kiểm soát này là nó có thể làm cho một sai lầm vô tội và gửi các mục lưu trữ đến một nơi bạn không thể tìm thấy một lần nữa một cách dễ dàng. Cố gắng không thay đổi tên hoặc vị trí của các tập tin mà các mục lưu trữ của bạn được gửi, bởi vì nó đáng ngạc nhiên dễ dàng để mất theo dõi những gì đã đi đâu, và Outlook không cung cấp nhiều trợ giúp với việc theo dõi các tập tin lưu trữ.
- Đôi khi Tự động lưu trữ có vẻ như là phép thuật. Các mặt hàng cũ được gửi đi bí ẩn mà không có bất kỳ hành động nào từ phía bạn. Không phải là dễ dàng như thế nào? Chắc chắn - cho đến khi bạn đột nhiên cần
- Bạn có thể giữ tệp Lưu trữ của mình mở trong danh mục Thư mục Outlook miễn là bạn muốn, nhưng hầu hết mọi người thích đóng nó lại sau khi tìm thấy những gì họ cần. Outlook chạy nhanh hơn một chút khi bạn đóng bất kỳ tệp dữ liệu không cần thiết nào.
Video: SCP-2932 Titania's Prison | thaumiel | Plant / structure scp 2025
Không mất nhiều thời gian để tích luỹ nhiều e-mail hơn bạn có thể giải quyết. Một số người chỉ xóa thư khi họ đọc. Những người khác giữ cho các tin nhắn cũ cho các mục đích tham khảo.
Vấn đề là, Outlook chậm lại khi bạn lưu trữ nhiều thư điện tử. Bên cạnh đó, một bộ sưu tập lớn các tin nhắn là rườm rà để quản lý. Ngoài ra, nếu bạn đang sử dụng hệ thống e-mail của công ty, quản trị viên hệ thống của bạn sẽ không cho phép bạn lưu trữ nhiều hơn một số lượng e-mail nhất định vì nó sẽ làm tắc nghẽn hệ thống.
Ngay cả khi bạn không muốn sử dụng tính năng Lưu trữ ngay bây giờ, bạn có thể muốn hiểu cách hoạt động. Outlook đôi khi lưu trữ các mục một cách tự động - có thể nhìn bạn như thể các mục Outlook của bạn đang biến mất.
Mặc dù tin nhắn e-mail là những gì mà mọi người lưu trữ thường xuyên nhất, tất cả các mục Outlook có thể được gửi đến các cuộc hẹn, nhiệm vụ, tất cả mọi thứ. Mọi người thường không lưu trữ Danh bạ và Ghi chú nhưng bạn thậm chí có thể lưu trữ các tệp đó nếu muốn.
Bạn không phải làm bất cứ điều gì để Outlook lưu trữ các mục của bạn; chương trình được thiết lập để lưu trữ các mục một cách tự động. Nếu bạn muốn xem cách Outlook được thiết lập để lưu trữ các mục cũ của bạn hoặc thay đổi cách Outlook thực hiện công việc, hãy làm theo các bước sau:
1. Chọn Tools -> Options.
Hộp thoại Tuỳ chọn xuất hiện.
2. Nhấp vào tab Khác.
Trang Tùy chọn khác xuất hiện.
3. Nhấp vào nút Tự động lưu trữ.
Hộp thoại Tự động lưu trữ sẽ xuất hiện.
Đừng đi xuyên qua hộp thoại Tự động lưu trữ để thay đổi mọi thứ - ít nhất là cho đến khi bạn nhìn thấy những gì đã được thiết lập. Bốn mục tiêu quan trọng mà hộp thoại Tự động lưu trữ sẽ cho bạn biết như sau:
Bao nhiêu Outlook lưu trữ các mục
- Các mục cũ phải bao gồm cho Outlook để gửi chúng tới kho lưu trữ
- Tên và vị trí lưu trữ file
- Cho dù tính năng AutoArchive đã được bật chưa?
- Khi bạn cài đặt Outlook lần đầu tiên, chương trình sẽ tự động lưu trữ các mục 14 ngày một lần, gửi các mục trên 6 tháng tuổi đến tệp lưu trữ được liệt kê trong hộp thoại Tự động lưu trữ.Đối với hầu hết mọi người, những cài đặt này đều ổn. Một số người thích tắt tính năng Tự động lưu trữ và chạy thủ tục Lưu trữ theo cách thủ công. Bạn có thể tắt quá trình Tự động lưu trữ bằng cách nhấp vào hộp kiểm có nhãn "Chạy Tự động lưu trữ mỗi 14 ngày" ở đầu hộp thoại Tự động Thuộc tính.
Kích hoạt quá trình lưu trữ thủ công
Bạn có thể lưu trữ tin nhắn bất cứ lúc nào bạn muốn bằng cách chọn File -> Archive từ trình đơn Outlook và làm theo các hướng dẫn. Ưu điểm của quá trình lưu trữ bằng tay là bạn có thể kiểm soát tốt hơn quy trình; bạn có thể cho Outlook một ngày cắt cho các mục lưu trữ, nói rằng đầu tiên của năm. Bạn cũng có thể cho Outlook biết thư mục lưu trữ nào và nơi nào để gửi các mục đã lưu trữ. Bạn thậm chí có thể lưu trữ các thư mục Outlook khác nhau để các tập tin lưu trữ khác nhau. Bất lợi đối với tất cả các kiểm soát này là nó có thể làm cho một sai lầm vô tội và gửi các mục lưu trữ đến một nơi bạn không thể tìm thấy một lần nữa một cách dễ dàng. Cố gắng không thay đổi tên hoặc vị trí của các tập tin mà các mục lưu trữ của bạn được gửi, bởi vì nó đáng ngạc nhiên dễ dàng để mất theo dõi những gì đã đi đâu, và Outlook không cung cấp nhiều trợ giúp với việc theo dõi các tập tin lưu trữ.
Tìm và xem các mục đã lưu trữ
Đôi khi Tự động lưu trữ có vẻ như là phép thuật. Các mặt hàng cũ được gửi đi bí ẩn mà không có bất kỳ hành động nào từ phía bạn. Không phải là dễ dàng như thế nào? Chắc chắn - cho đến khi bạn đột nhiên cần
tìm một trong những vật phẩm di chuyển kỳ diệu đến kho lưu trữ của bạn. Sau đó, bạn phải tìm ra nơi mà nó đã đi và làm thế nào để có được vào nó một lần nữa. Khi bạn muốn xem các mục bạn đã lưu trữ, hãy mở thư mục lưu trữ, Outlook cũng đề cập đến dưới dạng tệp dữ liệu
. Để mở tệp dữ liệu có chứa các mục lưu trữ của bạn, hãy làm theo các bước sau:
1. Chọn File -> Open -> Tập tin Dữ liệu Outlook.
Hộp thoại Xuất Dữ liệu Mở của Outlook xuất hiện.
2. Nhập tên của tệp bạn muốn mở trong hộp Tên tệp.
Tên bạn nhập xuất hiện trong hộp Tên tệp.
3. Nhấp OK.
Tên của tệp dữ liệu bạn đã mở xuất hiện trong Biểu ngữ thư mục bằng chữ cái lớn. Danh sách thư mục của bạn cũng xuất hiện, hiển thị hai bộ thư mục: Bình thường và Lưu trữ.
Đơn giản đủ, phải không? Vâng, nhưng có một con ruồi ảo trong thuốc mỡ ảo. Có thể bạn không biết tên của tệp lưu trữ bạn muốn mở và thường không xuất hiện trong danh sách trong hộp thoại Tạo hoặc Mở tệp tin Dữ liệu Outlook.
Để tìm ra tên của tập tin lưu trữ đang mở, chọn File -> Archive và tìm trong hộp có nhãn "Archive File. "Hãy cẩn thận không thay đổi bất cứ điều gì về thông tin trong hộp Lưu trữ Tệp. Nếu không, Outlook có thể bắt đầu gửi các mục lưu trữ của bạn ở đâu đó khác. Thông tin trong hộp Lưu trữ tệp thường là gobbledygook phức tạp với dấu hai chấm và dấu gạch chéo và tất cả các loại nội dung mà người bình thường không thể nhớ.
Một cách để chụp một cái tên dài trong một hộp thoại là sao chép thông tin. Dưới đây là những gì có vẻ như trong nhanh: Nhấp vào tên một lần, nhấn Tab, nhấn Shift + Tab, nhấn Ctrl + C, sau đó nhấp vào Hủy.Sau khi bạn sao chép tên tệp, bạn có thể làm theo các bước được đưa ra trước đó trong bài viết này - dán tên bạn muốn vào hộp Tệp tên bằng cách nhấn Ctrl + V và vui mừng rằng bạn không phải nhớ tên tệp dài và điên.
Đóng tệp lưu trữ
Bạn có thể giữ tệp Lưu trữ của mình mở trong danh mục Thư mục Outlook miễn là bạn muốn, nhưng hầu hết mọi người thích đóng nó lại sau khi tìm thấy những gì họ cần. Outlook chạy nhanh hơn một chút khi bạn đóng bất kỳ tệp dữ liệu không cần thiết nào.
Để đóng tệp dữ liệu, hãy làm theo các bước sau:
1. Với Danh sách Thư mục mở, nhấp chuột phải vào tên thư mục Lưu trữ của bạn.
Một trình đơn phím tắt xuất hiện.
2. Chọn Đóng thư mục từ trình đơn phím tắt.
Thư mục lưu trữ của bạn biến mất khỏi Danh sách Thư mục.
Cách thư mục được đặt tên trong Outlook là lẻ. Bạn có thể tìm thấy "Thư mục Cá nhân" xuất hiện nhiều lần trong danh sách thư mục của bạn. Để Outlook chạy nhanh nhất có thể, hãy đóng nhiều người trong số họ càng tốt. Bộ thư mục chính của bạn - bộ bạn sử dụng hàng ngày - sẽ không đóng lại, vì vậy bạn không phải lo lắng về việc đóng các thư mục mà bạn sử dụng hàng ngày.
