Video: Phòng tránh virus khi sử dụng email trong công việc 2025
Microsoft Outlook 2007 cung cấp ba định dạng để gửi thư điện tử: HTML, văn bản thuần và văn bản phong phú. Dưới đây là một số ưu và nhược điểm của các định dạng email Outlook khác nhau và một số cách dễ dàng để thay đổi chúng.
Các định dạng e-mail của Microsoft Outlook 2007 có ba hương vị:
- HTML format: Hiện nay, hầu hết e-mail đều được truyền ở định dạng HTML, cùng định dạng với các trang Web. Nếu HTML là định dạng mặc định mà bạn sử dụng để tạo thư trong Outlook - và nó là, trừ khi bạn đã làm quen với các thiết lập mặc định - các thư điện tử bạn gửi, có hiệu quả, là các trang Web nhỏ. HTML cung cấp cho bạn nhiều cơ hội để định dạng văn bản và đồ họa. Trong định dạng HTML, bạn có thể đặt hình ảnh trong phần thân email, sử dụng một chủ đề nền và thực hiện bất kỳ thủ thuật định dạng phức tạp nào.
-
Tuy nhiên, định dạng HTML có nó chia sẻ của detractors. Thứ nhất, các thông điệp lớn hơn bởi vì chúng bao gồm các hướng dẫn định dạng tinh vi, và lớn hơn, chúng mất nhiều thời gian hơn để truyền tải qua Internet. Một số tài khoản e-mail phân bổ một số không gian đĩa cố định cho các tin nhắn e-mail đến và từ chối các tin nhắn khi phân bổ không gian đĩa. Bởi vì chúng lớn hơn các thư điện tử khác, các thư HTML điền vào không gian đĩa nhanh hơn. Cuối cùng, một số phần mềm e-mail không thể xử lý tin nhắn HTML. Trong phần mềm này, các tin nhắn được chuyển đổi sang định dạng văn bản thuần.
- Định dạng văn bản thuần: Ở định dạng văn bản thuần, chỉ thư và số được truyền. Định dạng không cho phép bạn định dạng văn bản hoặc căn chỉnh các đoạn văn dưới bất kỳ hình thức nào, nhưng bạn có thể yên tâm rằng người nhận thư có thể đọc nó chính xác như bạn đã viết nó.
- Định dạng văn bản đa dạng: Định dạng văn bản phong phú là độc quyền cho phần mềm gửi thư điện tử của Microsoft. Lưu ý rằng chỉ những người sử dụng Outlook và Outlook Express mới có thể xem các định dạng văn bản đa dạng. Nếu định dạng văn bản trong e-mail là quan trọng đối với bạn, hãy chọn định dạng HTML vì có nhiều người có thể đọc thư của bạn.
Thay đổi định dạng mặc định:
- Chọn Tools -> Options, và trong hộp thoại Options, chọn Mail Tab định dạng.Từ danh sách thả xuống Soạn tin trong Định dạng Thông báo này, chọn HTML, Văn bản thuần hoặc Văn bản Đa Phương tiện. Thay đổi định dạng cho một tin nhắn e-mail:
- Trong cửa sổ Thư, nhấp vào tab Tuỳ chọn. Sau đó nhấn vào nút Plain Text, HTML hoặc Rich Text. Luôn luôn sử dụng văn bản thuần hoặc định dạng văn bản với một số liên lạc:
- Để tránh truyền tải trong HTML với một số liên lạc, hãy bắt đầu trong thư mục Danh bạ, nhấp đúp vào tên của người liên hệ, và trong mẫu Liên hệ, nhấp đúp vào địa chỉ e-mail của địa chỉ liên hệ. Bạn thấy hộp thoại E-Mail Properties. Trong danh sách thả xuống Internet Format, chọn Send Plain Text Only hoặc Send With Outlook Rich Text Format.
