Tổ chức Thư của bạn trong Outlook 2016 - núm vú

Hộp thư bloat. Mọi người đều nhận được nó theo thời gian. Hộp thư đến Outlook 2016 của bạn sẽ đầy với các thư mà bạn đã bỏ qua hoặc xóa đi, và trước khi bạn biết rằng bạn đã có hàng nghìn thư, chiếm dung lượng trong tệp dữ liệu của bạn và ngăn bạn duyệt nội dung mới một cách dễ dàng. Dưới đây là một số ý tưởng để phá vỡ sự tắc nghẽn đó.

Làm sạch các cuộc hội thoại

Một cuộc trò chuyện là trao đổi email bao gồm nhiều tin nhắn qua lại. Bởi vì hầu hết mọi người chỉ nhấn Trả lời để tiếp tục cuộc trò chuyện mà không xóa toàn bộ văn bản trước đó, bạn sẽ nhận được rất nhiều tin nhắn về cơ bản là tập hợp các nội dung của nhau. Tính năng Đàm thoại Clean Up đi qua và tìm thấy những điều này, xóa bất kỳ tin nhắn nào được chứa trong ít nhất một tin nhắn khác.

Chọn Trang chủ → Clean Up → Clean Up Conversation để sử dụng tính năng này trên một tin nhắn cụ thể. (Chọn thư trước). Để xóa toàn bộ thư mục, chọn Trang chủ → Clean Up → Clean Up Folder. Hoặc, để làm điều đó cho tất cả các thư mục thư của bạn, chọn Inbox và sau đó chọn Home → Clean Up → Clean Up Folder & Subfolders.

Lưu trữ các tin nhắn cũ

Bạn có thể đặt Outlook để lưu trữ thư có các thuộc tính cụ thể, chẳng hạn như các thư cũ hơn một ngày nhất định. Lưu trữ thư di chuyển chúng đến một datafile riêng biệt gọi là Archive. pst. Xóa tệp Outlook chính của bạn làm cho nó nhỏ hơn, để Outlook bắt đầu nhanh hơn. Bạn có thể mở tệp Lưu trữ dữ liệu bất kỳ lúc nào bạn cần tham khảo lại nội dung trong đó.

Để lưu trữ tin nhắn, chọn File → Thông tin → Mailbox Cleanup → Lưu trữ. Đặt tuỳ chọn của bạn trong hộp thoại Lưu trữ và nhấp vào OK.

Để mở tệp tin Lưu trữ sau để lấy ra một cái gì đó, chọn File → Open & Export → Open Outlook Data File. Duyệt đến tệp lưu trữ, chọn tệp đó và nhấp vào OK. Tệp lưu trữ bây giờ xuất hiện trong ngăn điều hướng ở bên trái; bạn có thể làm việc với nó có giống như bạn sẽ tập tin chính của bạn.

Để dọn dẹp hơn nữa, chọn File → Info → Mailbox Cleanup → Mailbox Cleanup. Trong hộp thoại Hộp kiểm Hộp thư, bạn có thể chỉ định các tham số để tự động lưu trữ. Ví dụ: bạn có thể tìm các mục lớn hơn một số ngày nhất định hoặc lớn hơn một số kilobyt nhất định.

Tạo thư mục

Một cách hiệu quả để tổ chức thư của bạn là tạo các thư mục con cho Hộp thư đến của bạn. Sau đó, bạn có thể di chuyển thư vào một trong các thư mục con để lấy nó ra khỏi Hộp thư đến chính. Ví dụ: bạn có thể có một thư mục con cho mỗi tổ chức mà bạn tình nguyện, hoặc một thư mục con cho mỗi thành viên trong gia đình gửi thông điệp cho bạn.

Để tạo thư mục mới, nhấp chuột phải vào thư mục Hộp thư đến trong ngăn điều hướng và chọn New Folder. Nhập tên thư mục mới và nhấn Enter. Sau đó, kéo và thả tin nhắn từ Hộp thư đến của bạn vào tên thư mục mới trong ngăn điều hướng.

Tạo các quy tắc xử lý thư

Có nhiều thư mục thư là tuyệt vời, nhưng bạn phải nhớ kéo và thả thư vào các thư mục đó. May mắn là bạn có thể tự động hóa quy trình bằng cách tạo ra các quy tắc xử lý thư. Một quy tắc có thể đánh giá địa chỉ email của người gửi và chuyển hướng thư tới một thư mục con nếu nó là từ một người nào đó, ví dụ.

Để tạo ra một quy tắc xử lý thư, bắt đầu với một tin nhắn đã chọn được đáp ứng các tiêu chí mong muốn. Sau đó chọn Home → Rules → Create Rule. Sau đó điền vào hộp thoại để mô tả thông điệp mà bạn muốn nhắm mục tiêu. Ví dụ: bạn có thể chỉ định chủ đề có chứa chủ đề hay ai được gửi đến. Nhấp vào Tuỳ chọn Nâng cao để có thêm lựa chọn.

Để cài đặt, chọn File → Share → Present Online → Present Online. Một liên kết sẽ xuất hiện; sao chép liên kết đó và gửi nó cho các thành viên khán giả của bạn thông qua tin nhắn văn bản, email, hoặc bất cứ phương pháp nào bạn thích. Đợi cho họ lấy nó, và sau đó nhấp vào nút Bắt đầu Xuất hiện trong hộp thoại xuất hiện để bắt đầu chương trình.