Mục lục:
Video: Tạo bộ lọc phân loại thư trong gmail 2025
Một bộ sưu tập thông tin tốt có rất nhiều giá trị. Tuy nhiên, bạn không thể vắt đầy đủ giá trị từ một danh sách các địa chỉ liên lạc hoặc các nhiệm vụ nếu bạn không thể có được một xử lý nhanh chóng về những mặt hàng là quan trọng và đó không. Tính năng Danh mục trong Outlook được thiết kế để giúp bạn phân biệt những gì khẩn cấp từ những gì có thể chờ đợi.
Việc gán một mục
Khi bạn thiết lập Outlook 2007 lần đầu tiên, bạn có thể tìm hiểu xem các danh mục nào có sẵn bằng cách nhấp vào nút Phân loại ở đầu màn hình Hộp thư đến, phía bên phải nút Chuyển tiếp hoặc bằng cách chọn Tác vụ -> Phân loại. Nút Phân loại trông giống như một hình vuông nhỏ, nhiều màu tic-tac-toe. Một số mô đun Outlook khác cũng hiển thị nút Phân loại; nó làm công việc tương tự bất cứ nơi nào bạn tìm thấy nó. Nhấp vào nút Phân loại sẽ hiển thị danh sách các danh mục (bất ngờ), mỗi tên được đặt sau tên màu. Nếu bạn chỉ đơn giản muốn mã màu các mục của bạn bằng cách sử dụng mặc định, quy trình này khá đơn giản.
Làm theo các bước sau để gán một thể loại cho một mục:
1. Nhấp vào mục bạn muốn phân loại.
Mục được đánh dấu.
2. Nhấp vào nút Phân loại và chọn danh mục mà bạn muốn từ danh sách.
Một khối màu xuất hiện trong mục để cho biết bạn chọn loại nào.
Bạn có thể gán nhiều loại cho mỗi mục, mặc dù đặt quá nhiều vào một mục có thể gây nhầm lẫn hơn là không chỉ định bất kỳ loại nào.
Đổi tên một thể loại
Bạn có thể kết hợp tên với mỗi màu để bạn biết tại sao bạn chỉ định một loại nhất định cho một mục nhất định.
Để đổi tên một thể loại, làm theo các bước sau:
1. Nhấp vào nút Danh mục và chọn Tất cả danh mục.
Hộp thoại Danh mục màu xuất hiện.
2. Nhấp vào danh mục mà bạn muốn đổi tên.
Danh mục bạn chọn được đánh dấu.
3. Nhấp vào nút Đổi tên.
Danh mục bạn chọn trong Bước 2 được bao quanh bởi một hộp để cho thấy rằng bạn có thể chỉnh sửa nó.
4. Nhập tên mới mà bạn muốn gán cho danh mục đó.
Tên bạn nhập xuất hiện thay cho tên cũ.
5. Nhấp OK.
Hộp thoại Danh mục các màu sẽ đóng lại.
Nếu bạn thay đổi tên của một loại mà bạn đã gán cho một số mục Outlook, tên loại đó sẽ tự động thay đổi trên các mục đó.
Thay đổi màu danh mục
Bạn có thể thay đổi màu sắc của một danh mục cũng như tên của nó. Việc gán các màu sắc đáng nhớ có thể cung cấp những đầu mối quan trọng về công việc của bạn đang diễn ra như thế nào và bạn đang theo kịp các dự án hiện tại như thế nào.
Làm theo các bước để thay đổi màu sắc của một thể loại:
1.Nhấp vào nút Danh mục và chọn Tất cả danh mục.
Hộp thoại Danh mục màu xuất hiện.
2. Nhấp vào danh mục mà bạn muốn chỉ định một màu mới.
Danh mục bạn chọn được đánh dấu.
3. Nhấp vào nút Màu.
Danh sách thả xuống xuất hiện, hiển thị màu sắc bạn có thể chọn.
4. Nhấp vào màu bạn muốn gán.
Màu bạn chọn xuất hiện thay cho màu cũ.
5. Nhấp OK.
Hộp thoại Danh mục các màu sẽ đóng lại.
Bạn cũng có thể chọn None và tạo một loại không màu. Đó là loại tẻ nhạt, nhưng nếu nó phù hợp với tâm trạng của bạn, đi cho nó. Bạn có thể muốn tạo các loại không màu vì Outlook chỉ cung cấp 25 màu và bạn có thể có hơn 25 loại. Nhưng sau khi bạn vượt qua 25 loại, bạn có thể cân nhắc cắt giảm số lượng các loại để giảm sự nhầm lẫn.
Chỉ định phím tắt loại
Bạn có thể cho mỗi loại một phím tắt cho phép bạn chỉ định một loại mà không cần chạm vào con chuột. Đó là rất tiện dụng khi bạn muốn phóng to thông qua một màn hình đầy đủ các tin nhắn e-mail hoặc các nhiệm vụ và đặt mọi thứ vào một số loại trật tự.
Để gán một phím tắt cho một thể loại, hãy làm theo các bước sau:
1. Nhấp vào nút Danh mục và chọn Tất cả danh mục.
Hộp thoại Danh mục màu xuất hiện.
2. Nhấp vào danh mục mà bạn muốn gán một phím tắt.
Danh mục mà bạn chọn được đánh dấu để cho thấy rằng bạn đã chọn nó.
3. Nhấp vào trình đơn Phím tắt.
Danh sách phím tắt xuất hiện.
4. Nhấp vào phím tắt bạn muốn gán.
Tên của phím tắt bạn chọn xuất hiện ở bên phải danh mục.
5. Nhấp OK.
Bạn không thể chỉ định nhiều phím tắt cho một thể loại; đó sẽ là khó hiểu. Tuy nhiên, bạn có thể chỉ định nhiều hơn một loại cho một mặt hàng.
