ĐIều hướng màn hình chính trong Outlook 2003 - núm vú

Màn hình chính trong Microsoft Outlook, như hình 1, có tất cả các phần thông thường của Windows màn hình nhưng với một vài bổ sung quan trọng. Ở phía bên trái của màn hình, bạn sẽ thấy bảng Điều hướng. Bên cạnh Bảng Điều hướng, bạn có thể tìm Trình xem Thông tin, phần màn hình chiếm hầu hết không gian.

Hình 1: Màn hình chính trong Microsoft Outlook.

Cửa sổ điều hướng

Cửa sổ điều hướng (phần màn hình Outlook trước đây gọi là thanh Outlook) là cột ở phía bên trái của màn hình Outlook. Nó chứa một số nút có tên như Mail, Calendar, Contacts, Tasks, và Notes - các mô đun Outlook cơ bản.

Bảng điều khiển được tạo thành hai phần:

• Một phần cửa sổ phía trên. Phần này của Navigation Pane hiển thị các loại thông tin khác nhau ở những thời điểm khác nhau. Đôi khi nửa trên của Navigation Pane hiển thị Folder List, đôi khi nó cho thấy một danh sách các khung nhìn có sẵn, và đôi khi nó chứa các cụm từ màu xanh lá cây. Bạn có thể nhấp vào một cụm từ để làm những gì mà cụm từ đó mô tả, chẳng hạn như "Mở Lịch dùng chung. "Nếu bạn muốn làm cho danh sách thư mục xuất hiện trong phần cửa sổ trên cùng này, hãy chọn Go -> Folder List.

• Phần dưới cùng được tạo thành từ các nút. Mỗi nút ở phần dưới cùng kết nối với một trong các mô đun chính của Outlook - mail, lịch, danh bạ, nhiệm vụ, v.v … Chỉ cần nhấp vào một nút và xem những gì xảy ra. Nhấp vào nút thay đổi nội dung trên màn hình chính để phù hợp với nút mà bạn mô tả. Ví dụ: nhấp vào nút Lịch và màn hình Lịch hiển thị. Nhấp vào Danh bạ, và bạn sẽ có được một màn hình cho tên và địa chỉ. Quá trình này giống như thay đổi kênh trên TV. Nếu bạn chuyển sang kênh mà bạn không muốn, chuyển sang kênh khác - không vấn đề gì.

Ngay bên trên biểu tượng Thư trong Bảng Điều hướng, bạn có thể thấy một đường viền màu xám tách các nút ở dưới cùng từ phần trên cùng của thanh. Nếu bạn kéo đường viền màu xám đó xuống dưới bằng chuột, các nút trong ngăn điều hướng sẽ biến mất từng cái một. Bạn có thể muốn làm điều này kéo để có được một cái nhìn tốt hơn của Danh sách thư mục của bạn. Bạn có thể làm cho những nút này xuất hiện lại bằng cách kéo lại đường viền màu xám trở lên.

Trình xem thông tin: Điểm nóng của Outlook

Hầu hết các hành động xảy ra trong Outlook tại Trình xem thông tin. Nếu ngăn Điều hướng giống như bộ chọn kênh trên TV của bạn, Trình xem Thông tin giống như màn hình TV. Khi bạn đọc email, bạn tìm trong Trình xem thông tin để đọc tin nhắn của bạn; nếu bạn đang thêm hoặc tìm kiếm địa chỉ liên hệ, bạn sẽ thấy tên liên hệ ở đây.Bạn có thể làm tất cả các loại thủ thuật phân loại ưa thích mà mỗi mô-đun trong Outlook cho phép bạn thực hiện trong Trình xem thông tin.

Bởi vì bạn có thể lưu trữ nhiều thông tin hơn trong Outlook mà bạn muốn xem vào bất kỳ thời điểm nào, Trình xem Thông tin chỉ hiển thị cho bạn một mẩu thông tin có sẵn. Lịch, ví dụ, có thể lưu trữ các ngày từ năm 1601 đến 4500. (Có bất kỳ kế hoạch nào vào đêm Thứ Bảy 2, 500 năm nữa không?) Outlook phá vỡ thời gian đó xuống và hiển thị cho bạn trong quản lý được lát trong Trình xem thông tin. Canh Lịch nhỏ nhất mà bạn có thể xem là một ngày; phần lớn nhất là một tháng.

Trình xem thông tin tổ chức các mục mà nó hiển thị cho bạn thành các đơn vị được gọi là chế độ xem. Bạn có thể sử dụng khung nhìn đi kèm với Outlook khi bạn cài đặt hoặc bạn có thể tạo các chế độ xem của riêng bạn và lưu chúng.

Bạn có thể điều hướng giữa các lát thông tin mà Outlook cho bạn thấy bằng cách nhấp vào các phần khác nhau của Trình xem thông tin. Một số người sử dụng từ duyệt cho quá trình di chuyển xung quanh Trình xem thông tin - chỉ một chút giống như lướt qua các trang của sổ nhật ký bỏ túi của bạn.

Để duyệt dữ liệu Lịch trong Trình xem thông tin theo tuần, hãy làm theo các bước sau:

1. Nhấp vào nút Lịch trong ngăn Điều hướng (hoặc nhấn Ctrl + 2).

2. Chọn Xem -> Tuần.

Hãy thử các thủ thuật này để xem cách Người xem Thông tin cư xử như thế nào:

• Nhấp vào một ngày trong lịch nhỏ ở góc trên bên phải. Lịch lớn sẽ thay đổi chế độ xem một ngày.
• Nhấp vào W cho Thứ Tư ở đầu một trong những lịch nhỏ. Lịch lớn sẽ thay đổi chế độ xem hàng tháng.

Bạn có thể thay đổi sự xuất hiện của Trình xem thông tin theo vô số cách để làm cho công việc bạn làm trong Outlook có ý nghĩa đối với bạn. Ví dụ: bạn có thể cần xem các cuộc hẹn trong một ngày hoặc chỉ những mục mà bạn chỉ định cho một danh mục nhất định. Các chế độ xem có thể giúp bạn xem nhanh một phần chính xác của thông tin mà bạn cần.