Quản lý nội dung với Bộ tài liệu trực tuyến SharePoint - núm vú

Trong SharePoint Online, một bộ sản phẩm của Microsoft Office 365, một bộ Tài liệu cho phép bạn nhóm tài liệu cùng nhau dựa trên một số tiêu chí và sau đó làm việc với nhóm các tài liệu như một thực thể đơn lẻ.

Ví dụ, bạn có thể có một dự án bạn đang làm việc để tiếp thị và một dự án bạn đang làm việc để hạch toán. Bạn có thể nhóm các tài liệu tiếp thị của bạn với nhau và nhóm các tài liệu kế toán của bạn lại với nhau. Sau đó, bạn có thể tương tác với các tài liệu kế toán hoặc tiếp thị dưới dạng một nhóm đơn lẻ hơn là cá nhân.

Để bắt đầu sử dụng Bộ tài liệu, trước tiên bạn cần kích hoạt tính năng cho Bộ sưu tập Trang web của bạn. Để làm như vậy, hãy làm theo các bước sau:

Nhấp vào nút Tác vụ Trang web và sau đó nhấp vào Cài đặt Trang web.

1. Trang Cài đặt Trang web sẽ hiển thị cho bạn thấy tất cả các cài đặt cho trang SharePoint cụ thể này.

   Đi tới nhóm quản trị Bộ sưu tập Trang web và nhấp vào liên kết Thu thập Trang Thu thập.

2. Trang Tính năng cho Bộ sưu tập Trang web Cụ thể này xuất hiện.

   Nhấp vào nút Kích hoạt bên cạnh tính năng Bộ tài liệu.

3. Sau khi tính năng Document Sets được kích hoạt, bạn có thể thêm chức năng vào bất kỳ thư viện nào. Tập tài liệu có dạng của một loại nội dung trong SharePoint. Loại nội dung là nhóm các trường siêu dữ liệu vào một nhóm. Ví dụ: bạn có thể có một công thức có loại nội dung bao gồm siêu dữ liệu, chẳng hạn như thành phần, thời gian nấu ăn và gia vị cần thiết.

Bộ tài liệu SharePoint Document Set chứa tất cả các chức năng cần thiết để nhóm nhiều tài liệu vào một thực thể duy nhất.

Một thư viện tài liệu phổ biến trong SharePoint là Thư viện Tài liệu Chia sẻ. Bạn có thể thêm chức năng Bộ Tài liệu vào thư viện Tài liệu Chia sẻ bằng cách làm theo các bước sau:

Điều hướng tới thư viện mà bạn muốn thêm chức năng Bộ Tài liệu.

1. Nhấp vào nút Cài đặt Thư viện nằm trên tab Thư viện.

2. Để thêm một Loại Nội dung vào thư viện này, đầu tiên bạn cần bật chỉnh sửa.

   Trên trang Cài đặt Thư viện, nhấp vào liên kết Cài đặt Nâng cao.

3. Trang Cài đặt Nâng cao sẽ xuất hiện và cho phép bạn thực hiện cấu hình nâng cao cho thư viện này.

   Trên phần Loại Nội dung, chọn Có để cho phép chỉnh sửa loại nội dung.

4. Nhấp OK để trở lại trang Cài đặt Thư viện.

5. Lưu ý rằng một phần mới xuất hiện trên trang bây giờ gọi là Các loại nội dung.

   Nhấp vào liên kết Thêm từ các loại nội dung trang hiện có để thêm một loại nội dung trang hiện có.

6. Chọn loại nội dung Tài liệu, nhấp vào nút Thêm, sau đó bấm OK.

7. Giờ đây khi chức năng Bộ Tài liệu đã được thêm vào thư viện, bạn có thể tạo một tập tài liệu mới. Để tạo Bộ Tài liệu mới, hãy nhấp vào tab Tài liệu của Ribbon và sau đó trong trình đơn thả xuống Tài liệu Mới, hãy chọn Bộ Tài liệu.

Bộ tài liệu hiển thị trong thư viện Tài liệu dùng chung giống như một tài liệu khác. Bạn có thể tương tác với một bộ tài liệu giống như bạn tương tác với một tài liệu trong thư viện. Tuy nhiên, sự khác biệt là khi bạn nhấn vào một Bộ Tài liệu, bạn mở nhóm các tài liệu thay vì một tài liệu.

Khi bộ tài liệu được mở ra, một tab Tài liệu mới sẽ xuất hiện trên Ribbon. Tab này cho phép bạn quản lý bộ tài liệu với các tính năng, chẳng hạn như chỉnh sửa các thuộc tính, thay đổi các điều khoản bảo mật, chia sẻ tài liệu, chụp các phiên bản, hoặc đẩy tất cả các tài liệu thông qua luồng công việc theo lô.