Quản lý nội dung với SharePoint Online Thư viện Tài liệu - núm vú

Với SharePoint Online, một trong những sản phẩm của Office 365, các thư viện tài liệu hoạt động giống như cách mà bạn đã dành thời gian, năng lượng và tài nguyên để triển khai SharePoint bản thân bạn. Với SharePoint Online, tuy nhiên, bạn chỉ cần đăng ký vào buổi sáng và bắt đầu sử dụng SharePoint vào buổi chiều.

Thư viện tài liệu là thư mục đặc biệt mà bạn có thể truy cập thông qua trình duyệt web của bạn hoặc trực tiếp từ trong các ứng dụng Office, chẳng hạn như Word hoặc Excel. Nếu bạn đã từng sử dụng SharePoint, thì bạn là thư viện tài liệu quen thuộc

Một thư viện tài liệu của SharePoint chú trọng đến việc nâng cao chất lượng quản lý nội dung, chẳng hạn như khả năng kiểm tra và kiểm tra tài liệu, phiên bản, bảo mật và quy trình làm việc. Mỗi tài liệu trong thư viện có một menu ngữ cảnh có thể được truy cập bằng cách di chuột qua mục và sau đó nhấp vào trình đơn thả xuống xuất hiện ở góc bên phải.

Một chủ đề quen thuộc trong Office 365 là sự tích hợp giữa các sản phẩm. Ngoài việc làm việc với chức năng thư viện tài liệu, chẳng hạn như đăng ký và kiểm tra bằng cách sử dụng trình duyệt, bạn cũng có thể làm như vậy từ bên trong các tài liệu Office.

Như bạn có thể tưởng tượng, phải mất rất nhiều không gian trong cơ sở dữ liệu để lưu trữ nhiều phiên bản của tài liệu. Vì lý do này, versioning được tắt theo mặc định trên các thư viện tài liệu SharePoint mới.

Để bật phiên bản, hãy làm theo các bước sau:

1. Trên Ribbon, nhấp vào tab Thư viện và sau đó nhấp vào nút Cài đặt Thư viện.

   Trang Cài đặt Thư viện xuất hiện.

2. Nhấp vào liên kết Cài đặt Lập phiên bản.

   Trang Cài đặt Lập phiên bản xuất hiện.

   

3. Chọn cài đặt phiên bản được yêu cầu cho kịch bản của bạn.

   • Bạn có thể chọn không có Phiên bản, Phiên bản Chính hoặc Phiên bản Chính và Phiên bản nhỏ hơn. Các phiên bản chính được tạo ra khi bạn kiểm tra tài liệu và các phiên bản Nhỏ được tạo ra khi bạn lưu dự thảo.

   • Bạn cũng có thể định cấu hình một số cài đặt khác, bao gồm yêu cầu phê duyệt nội dung, số phiên bản để lưu lại, số phiên bản dự thảo để giữ lại, mức độ bảo mật và liệu thư viện có yêu cầu người dùng kiểm tra tài liệu trước khi họ có thể thay đổi.

4. Nhấp vào OK để lưu cài đặt của bạn.