Duy trì một Thư mục Liên lạc Hạnh phúc và Khỏe Mạnh trong Outlook - núm vú

Trong bệnh lý, là nghiên cứu về bệnh tật và cách lây truyền, một người tiếp xúc là người truyền bệnh, nhưng trong Outlook, một người liên hệ là ai đó bạn giữ thông tin. Thông tin về các số liên lạc được lưu trong thư mục Danh bạ. Thư mục này là một cuốn sổ địa chỉ siêu nguồn. Nó có các địa chỉ để lưu trữ tên, địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ e-mail, trang Web, số máy nhắn tin, ngày sinh, ngày kỷ niệm, biệt danh, và những thứ khác. Khi bạn gửi một thư điện tử, bạn có thể lấy địa chỉ trực tiếp từ thư mục Contacts để chắc chắn rằng địa chỉ được nhập đúng.

Thư mục Danh bạ chỉ hoạt động tốt và triệt để như thông tin về địa chỉ liên hệ mà bạn đưa vào đó. Các trang này giải thích làm thế nào để nhập thông tin về một số liên lạc và cập nhật thông tin nếu nó xảy ra để thay đổi.

Nhập địa chỉ liên lạc mới vào thư mục Danh bạ

Để đặt người nào đó vào Danh sách liên lạc, mở thư mục Danh bạ và bắt đầu bằng cách làm theo một trong các cách sau:

Nhấp vào nút Liên lạc mới.

Nhấn Ctrl + N (trong cửa sổ Danh bạ) hoặc Ctrl + Shift + C.
Chọn File -> New -> Contact.

Bạn thấy mẫu liên hệ. Trên mẫu đơn này là nơi để nhập chỉ là về tất cả mọi thứ có biết về một người, ngoại trừ cuộc sống tình yêu của mình và các tệ nạn bí mật. Nhập tất cả thông tin bạn quan tâm để ghi lại, lưu ý những quy tắc của đường đi khi bạn đi cùng:

Tên đầy đủ, địa chỉ, v.v..: Mặc dù bạn có thể bị cám dỗ chỉ cần nhập địa chỉ, số điện thoại, tên, và như vậy trong các hộp văn bản, không làm điều đó! Nhấp vào nút Tên đầy đủ trên tab Chung, ví dụ, để nhập tên. Nhấp vào nút Doanh nghiệp hoặc Trang chủ để nhập một địa chỉ trong hộp thoại Kiểm tra địa chỉ. Bằng cách nhấp vào các nút và nhập dữ liệu trong hộp thoại, bạn cho phép Outlook tách các phần thành phần của tên, địa chỉ và số điện thoại. Do đó, Outlook có thể sắp xếp tên và địa chỉ một cách dễ dàng hơn, và nó có thể sử dụng tên và địa chỉ làm nguồn gửi thư hàng loạt và e-mail với Microsoft Word.

Thông tin quan trọng đối với bạn: Nếu hình thức dường như không có chỗ để nhập một loại thông tin nhất định, hãy thử nhấp vào một nút tam giác và chọn một loại thông tin mới từ trình đơn bật lên. Nhấp vào nút tam giác bên cạnh nút Doanh nghiệp và chọn Trang chủ, ví dụ: nếu bạn muốn nhập địa chỉ nhà chứ không phải địa chỉ doanh nghiệp.
File As: Mở trình đơn thả xuống File As và chọn một tùy chọn để gửi liên lạc trong thư mục Danh bạ. Danh bạ được phân theo thứ tự chữ cái theo họ, tên, tên công ty, hoặc sự kết hợp của ba. Chọn tùy chọn mô tả tốt nhất cách bạn mong đợi tìm thấy số liên lạc trong thư mục Danh bạ.
Địa chỉ gửi thư: Nếu bạn giữ nhiều địa chỉ cho một số liên lạc, hãy hiển thị địa chỉ mà bạn muốn gửi thư và chọn hộp kiểm Đây là địa chỉ thư.
Địa chỉ e-mail: Bạn có thể nhập tối đa ba địa chỉ e-mail cho mỗi địa chỉ liên lạc (bấm vào nút tam giác và chọn E-mail 2 hoặc E-mail 3 để nhập địa chỉ thứ hai hoặc thứ ba). Trong hộp văn bản Hiển thị dưới dạng, Outlook sẽ hiển thị cho bạn dòng văn bản nào của hộp thư Email sẽ giống như khi bạn gửi e-mail cho một số liên lạc. Theo mặc định, dòng To hiển thị tên của địa chỉ liên hệ và địa chỉ e-mail của bạn trong ngoặc đơn. Tuy nhiên, bạn có thể nhập bất cứ điều gì bạn muốn trong hộp văn bản Hiển thị như, và nếu nhập một cái gì đó khác nhau sẽ giúp bạn phân biệt giữa các địa chỉ e-mail, nhập một cái gì đó khác nhau. Ví dụ: nhập Lydia - Personal để bạn có thể biết khi nào bạn gửi e-mail đến địa chỉ cá nhân của Lydia thay vì địa chỉ kinh doanh của cô ấy.
Hình ảnh: Để đặt ảnh kỹ thuật số vào biểu mẫu Liên hệ, nhấp vào nút Thêm hình ảnh liên hệ và trong hộp thoại Thêm hình ảnh liên hệ, chọn hình ảnh và nhấp vào nút OK.

Hãy chắc chắn viết một vài từ trên tab Chung để mô tả cách thức và địa điểm bạn gặp người liên hệ. Khi thời gian để loại bỏ các địa chỉ liên lạc trong danh sách thư mục Danh bạ, đọc các mô tả có thể giúp bạn quyết định ai sẽ bị cỏ dại và ai không.

Khi bạn nhập xong thông tin, hãy nhấp vào nút Lưu và Đóng. Nếu bạn đang vội vàng nhập thông tin liên hệ, hãy nhấp vào nút Lưu và Mới. Làm như vậy sẽ mở một mẫu trống để bạn có thể ghi lại thông tin về một số liên lạc khác.

Đây là cách nhanh nhất để nhập thông tin liên lạc cho người đã gửi cho bạn một email: Mở thư, nhấp chuột phải vào tên người gửi trên dòng To, và chọn Thêm vào Outlook Contacts trên menu phím tắt. Bạn thấy mẫu liên hệ. Nhập thêm thông tin về người gửi nếu bạn có thể và nhấp vào nút Lưu và Đóng.

Nhập email và địa chỉ từ một chương trình khác

Giả sử bạn đã sử dụng Outlook Express, Eudora hoặc Lotus Organizer để xử lý địa chỉ e-mail và địa chỉ liên hệ của bạn, nhưng bây giờ bạn đã trở thành một chuyển đổi sang Outlook. Bạn làm gì với các e-mail, tên và địa chỉ trong chương trình khác? Bạn không thể để họ chỉ ngồi đó. Bạn có thể nhập chúng vào Outlook và chọn nơi bạn để lại.

Để nhập e-mail và địa chỉ liên hệ từ một chương trình khác, bắt đầu bằng cách chọn File -> Import and Export. Bạn thấy Thuật sỹ Xuất nhập khẩu. Những gì bạn làm tiếp theo phụ thuộc vào nơi mà bạn đang thực hiện theo dõi địa chỉ e-mail và địa chỉ của bạn:

Outlook Express: Chọn Nhập Thư Internet và Địa chỉ, và nhấp vào nút Tiếp theo. Trong hộp thoại Công cụ Nhập khẩu của Outlook, chọn Outlook Express, chọn hộp kiểm để quyết định xuất khẩu gì (Thư, Địa chỉ và / hoặc Quy tắc) và nhấp vào nút Tiếp tục lại.Trong hộp thoại kế tiếp, chọn các tùy chọn để quyết định làm gì về các mục trùng lặp; sau đó nhấp vào nút Kết thúc.
Eudora: Chọn Nhập Thư Internet và Địa chỉ, và nhấp vào nút Tiếp theo. Trong hộp thoại Công cụ Nhập khẩu Outlook, chọn Eudora, chọn các tùy chọn để quyết định làm gì về các mục nhập trùng lặp và nhấp vào nút Tiếp tục một lần nữa. Trong hộp thoại Trình duyệt cho Thư mục, chọn tệp chứa dữ liệu Eudora và nhấp vào nút OK.
Lotus Organizer: Chọn Import từ một chương trình hoặc tệp khác, nhấn nút Next, chọn phiên bản Lotus Organizer (4.x hoặc 5.x), và nhấn nút Next một lần nữa. Nhấp vào nút Tiếp theo, bạn sẽ được hỏi làm thế nào để xử lý các mục trùng lặp, để xác định vị trí tập tin dữ liệu Lotus Organizer và chọn một thư mục Outlook để đưa dữ liệu vào.

Một số bộ lọc Xuất nhập khẩu không được cài đặt tự động của Outlook. Outlook có thể yêu cầu bạn đưa đĩa CD Office để nó có thể cài đặt một bộ lọc.