Duy trì Kiểm soát Kế toán Tốt trong QuickBooks 2012 - núm vú

Khi bạn giới thiệu nhiều người sử dụng hệ thống kế toán vào QuickBooks 2012 bạn tăng nhu cầu kiểm soát kế toán. Bằng cách truy cập vào hệ thống kế toán, người dùng có thể vô tình đưa ra các lỗi vào hệ thống kế toán, hoặc, không may, một số người dùng có thể cố ý lừa gạt một doanh nghiệp.

Vì những lý do này, một số kỹ thuật kiểm soát kế toán của QuickBooks để giảm thiểu các lỗi không chủ ý và giảm thiểu cơ hội bị trộm:

• Thường xuyên so sánh số lượng kiểm kê thực với hồ sơ kế toán hàng tồn kho. Khoảng không quảng cáo, không may, co lại. Con người - đôi khi nhân viên, nhưng thường giả khách hàng như những người bán hàng - sẽ ăn cắp hàng tồn kho.

  Vì vậy, một trong những điều bạn cần làm để giảm thiểu sự mất mát của hàng tồn kho và duy trì các sổ sách kế toán chính xác là thường xuyên so sánh số lượng vật lý của kho của bạn với những gì hồ sơ kế toán của bạn hiển thị.

  Sự co ngót của hàng tồn kho được nhanh chóng xác định.

  • Chủ sở hữu doanh nghiệp có thể giảm thiểu sự co ngót của hàng tồn kho bằng cách xác định loại khoảng không quảng cáo thường bị đánh cắp hoặc thậm chí khi hàng tồn kho bị đánh cắp nhiều nhất.

  • Hoà nhập tài khoản ngân hàng.

• Một điều mà chủ doanh nghiệp nên làm là điều hoà các tài khoản ngân hàng của mình. Thông thường, hành vi trộm cắp nhân viên của nhân viên kế toán xảy ra khi nhân viên tìm ra cách viết séc trên tài khoản ngân hàng của công ty mà chủ sở hữu không nhìn thấy. Một cách chắc chắn để tìm một giao dịch giả tạo và gian lận là để chủ sở hữu điều chỉnh báo cáo ngân hàng. Nếu chủ sở hữu hợp nhất bản sao kê ngân hàng, cô ấy có thể so sánh kế toán của ngân hàng với tài khoản này bằng các hồ sơ kế toán của QuickBooks của công ty. Bất kỳ sự khác biệt rõ ràng nào có thể được khắc phục - có nghĩa là các bản ghi kế toán của QuickBooks chính xác hơn. Ngoài ra, bất kỳ giao dịch dễ vỡ, nghi ngờ nào có xu hướng trở nên rõ ràng khi chủ doanh nghiệp trông rất sát séc.

  Phân biệt kế toán từ lưu giữ vật lý nếu có thể.

• Trong một doanh nghiệp nhỏ, rất khó để luôn tách biệt kế toán cho một số hoạt động từ quyền nuôi con vật hoặc trách nhiệm thể chất cho hoạt động đó.Ví dụ: thật khó phân biệt kế toán hàng tồn kho từ quyền nuôi con hoặc truy cập vào khoảng không quảng cáo đó. Một nhân viên cửa hàng, ví dụ, có thể dễ dàng có thể ăn cắp thuốc lá và cũng điều chỉnh hồ sơ hàng tồn kho thông qua việc thu tiền mặt cho thuốc lá. Tuy nhiên, bất cứ nơi nào bạn có thể tách biệt sự lưu ký vật lý khỏi kế toán, kiểm tra lỗi tích hợp xảy ra.

  Bạn có thể yêu cầu CPA của bạn để được giúp đỡ trong việc đưa ra cách phân biệt quyền chăm sóc tài sản từ các nhiệm vụ kế toán và kế toán. Và bạn thực sự, thực sự nên làm điều này. Thật không may, trộm cắp nhân viên là rất phổ biến.

  Đào tạo nhân viên sử dụng QuickBooks.

• Bạn nên đào tạo nhân viên sử dụng QuickBooks nếu bạn có doanh nghiệp với bất kỳ quy mô nào vì hai lý do cơ bản: Một người biết cách sử dụng QuickBooks ít có khả năng gây ra lỗi không chủ ý.

  • Vì vậy, nếu bạn có thể, bạn nên cung cấp cho một số nhân viên trợ giúp hoặc đào tạo hoặc cả hai. Những tài nguyên này cho phép mọi người thoải mái và chính xác hơn sử dụng tính năng QuickBooks để xây dựng thông tin tài chính cho phép bạn quản lý tốt hơn doanh nghiệp của mình. Tài khoản kế toán lộn xộn che dấu việc trộm cắp nhân viên.

  • Thông thường, một trong những điều bạn thấy khi nhân viên trộm cắp xảy ra thực sự là hồ sơ kế toán rối tung. Vì vậy, đào tạo không chỉ có nghĩa là hồ sơ kế toán chính xác hơn nhưng cũng có thể bạn ít có khả năng có một môi trường thuận lợi cho hành vi trộm cắp hoặc biển thủ. Đóng tệp QuickBooks của bạn.

• Nếu bạn tham gia Khóa học về Nguyên tắc Kế toán, bạn sẽ biết rằng việc đóng cửa có nghĩa là một bộ thủ tục kế toán ai đó đi qua để không có tài khoản doanh thu và chi phí. Trong QuickBooks, đóng có ý nghĩa khác. Nhưng bạn vẫn muốn đóng tệp QuickBooks để duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu. Đây là cách thực hiện: Chọn lệnh Chỉnh sửa → Preferences, chọn Accounting và sau đó là tab Preferences của Công ty, sau đó nhấp vào nút Đóng Ngày Đặt / Mật khẩu. Khi QuickBooks nhắc nhở bạn, hãy chỉ định một "ngày đóng" và mật khẩu.

  Sau khi bạn cung cấp thông tin này, QuickBooks ngăn cấm người dùng hoặc giới hạn người dùng thay đổi hoặc nhập các giao dịch có trước ngày đóng. (Chỉ những người có mật khẩu có thể thực hiện thay đổi hoặc nhập các giao dịch có ngày trước ngày đóng cửa)