Giữ Dữ liệu Bảo mật dữ liệu 2013 của bạn - những xác ướp

Vì thông tin là riêng tư, mối quan tâm đầu tiên của bạn trong việc quản lý một hệ thống kế toán QuickBooks 2013 là giữ bí mật dữ liệu của bạn. Bạn có hai phương pháp bổ sung để giữ dữ liệu QuickBooks của bạn bí mật. Phương pháp thứ nhất để duy trì tính bảo mật dựa vào các tính năng bảo mật được tích hợp trong Microsoft Windows. Phương pháp khác dựa vào các tính năng bảo mật của QuickBooks.

Sử dụng bảo mật Windows

Bạn có thể sử dụng bảo mật được cung cấp bởi Microsoft Windows 7 hoặc 8, Windows Vista hoặc Windows XP để hạn chế quyền truy cập vào tệp - tệp chương trình hoặc tệp dữ liệu - cho người dùng cụ thể. Điều này có nghĩa là bạn có thể sử dụng bảo mật cấp Windows để nói ai có thể và không thể sử dụng chương trình QuickBooks hoặc truy cập tệp dữ liệu QuickBooks.

Nếu bạn đang sử dụng bảo mật cấp Windows, bạn (hoặc ai đó trong văn phòng của bạn) biết cách sử dụng công cụ đó để ngăn chặn sự truy cập trái phép vào (hoặc các tệp chương trình và tập tin dữ liệu). Để sử dụng bảo mật cấp độ Windows cho QuickBooks, bạn chỉ cần áp dụng kiến ​​thức chung hiện có của mình vào tệp chương trình QuickBooks hoặc tệp dữ liệu QuickBooks.

Sử dụng bảo mật của QuickBooks

Bạn có thể bảo vệ tính bảo mật của dữ liệu QuickBooks bằng cách gán mật khẩu cho tệp dữ liệu của công ty QuickBooks. Bạn có thể làm điều này trong quá trình thiết lập QuickBooks. Bạn cũng có thể thiết lập mật khẩu bằng cách chọn Công ty → Xác lập mật khẩu người dùng và mật khẩu → Thay đổi mật khẩu của bạn. Khi bạn chọn lệnh này, QuickBooks hiển thị hộp thoại Change QuickBooks Password.

Để thiết lập một mật khẩu, bạn chỉ cần nhập cùng một mật khẩu vào hộp văn bản New Password và hộp thoại Confirm New Password. Lưu ý rằng mật khẩu của bạn được liên kết với tên người dùng Admin (viết tắt của quản trị viên). Nếu bạn chưa thiết lập mật khẩu, bạn không có mật khẩu cũ, vì vậy bạn sẽ không thấy hộp văn bản Old Password. Bạn cũng phải cung cấp một câu hỏi thách thức và câu trả lời.

Rõ ràng, bạn muốn đặt mật khẩu để không ai (ngay cả máy tính) có thể đoán nó. Điều này có nghĩa là mật khẩu của bạn không phải là một từ trong một từ điển. Mật khẩu của bạn cũng không phải là một số. Và mật khẩu

đặc biệt của bạn không phải là từ, cụm từ hoặc tên mà một số đồng nghiệp có thể dễ dàng tìm ra. Mật khẩu tốt nhất (từ điểm an toàn của xem) là sự kết hợp vô nghĩa của các chữ cái và số, chẳng hạn như

f34t5s hoặc s3df43x2. Sau khi bạn thiết lập mật khẩu, bạn nên định kỳ thay đổi mật khẩu. Để thay đổi mật khẩu, bạn cũng chọn lệnh Công ty-> Thiết lập Người dùng và Mật khẩu-> Thay đổi Mật khẩu của bạn. QuickBooks một lần nữa hiển thị hộp thoại Change QuickBooks Password. Lần này, bạn phải nhập mật khẩu cũ vào hộp văn bản Thay đổi mật khẩu. Sau đó bạn cần phải nhập mật khẩu mới vào hộp văn bản New Password và hộp thoại Confirm New Password.

QuickBooks yêu cầu tên người dùng và mật khẩu trước khi nó mở tệp dữ liệu của công ty. Ví dụ: nếu bạn chỉ định mật khẩu cho tệp dữ liệu công ty của bạn, bất cứ khi nào QuickBooks bắt đầu, nó sẽ hiển thị hộp thoại Đăng nhập QuickBooks, nơi bạn nhập tên người dùng và mật khẩu của mình rồi nhấp OK. QuickBooks sau đó mở tập tin dữ liệu. Nếu bạn không thể cung cấp mật khẩu, QuickBooks không mở tệp dữ liệu.