Giữ Các bản ghi với tạp chí Outlook 2007 - những con cần có

Tạp chí trong Outlook 2007 có thể rất hữu ích cho dù bạn chọn sử dụng nó thường xuyên hay ít khi. Bạn không phải giới hạn bản thân để ghi lại tài liệu hoặc các mục Outlook. Bạn có thể theo dõi các cuộc đối thoại, yêu cầu của khách hàng, hoặc bất kỳ giao dịch khác trong đó có vấn đề thời gian. Nếu bạn đặt Tạp chí cho mục nhập tự động, bạn có thể bỏ qua nó cho đến khi bạn cần xem những gì nó ghi lại. Bạn cũng có thể chơi đội trưởng tàu vũ trụ và ghi lại tất cả mọi thứ bạn làm.

khi < bạn đã tạo hoặc nhận mục. Trong trường hợp đó, bạn có thể vào Tạp chí và kiểm tra ngày mà bạn nhớ giao dịch với mặt hàng và tìm thấy những gì bạn cần biết. Tạo mục nhật ký bằng cách không làm gì

Cách dễ dàng nhất để thực hiện các mục trong Tạp chí là gì? Không làm gì cả. Sau khi bật, Tạp chí sẽ tự động ghi lại bất kỳ tài liệu nào bạn tạo, chỉnh sửa hoặc in trong bất kỳ ứng dụng Microsoft Office nào. Tạp chí cũng tự động theo dõi tin nhắn email, yêu cầu cuộc họp và phản hồi, yêu cầu công việc và phản hồi.

Có một sự cố: Bạn phải thông báo với Outlook rằng bạn

muốn

tính năng ghi nhật ký tự động được bật. May mắn thay, nếu bạn chưa kích hoạt tính năng tự động ghi nhật ký, Outlook sẽ hỏi xem bạn có muốn bật tính năng này vào mỗi lần bạn nhấp vào Tạp chí hay không biểu tượng.

Để bật chức năng ghi tự động của Tạp chí, hãy làm theo các bước sau: 1. Chọn Tools -> Options. Hộp thoại Tuỳ chọn xuất hiện.

2. Nhấp vào nút Tùy chọn tạp chí.

Hộp thoại Tùy chọn tạp chí xuất hiện, cung cấp các hộp kiểm cho tất cả các loại hoạt động bạn có thể ghi lại tự động - và tên của tất cả những người mà bạn có thể tự động ghi lại các giao dịch như email.

3. Nhấp vào hộp kiểm cho các mục và tệp bạn muốn tự động ghi lại và cho các liên hệ về người mà bạn muốn ghi lại thông tin.

Danh sách những người trong hộp Đối với những Liên hệ này giống với danh sách những người trong Danh sách Liên hệ của bạn.

Khi bạn thêm tên vào Danh sách Liên hệ trong mô-đun Liên hệ, các tên đó không được đặt để ghi tự động trong Tạp chí. Nếu bạn muốn tạp chí theo dõi chúng, thì bạn có hai cách để nói với nó:

• Kiểm tra tên trong hộp thoại Tùy chọn tạp chí.

• Mở hồ sơ liên lạc, nhấp vào tab Nhật ký và kiểm tra mục Tự động ghi lại các tạp chí cho những địa chỉ liên hệ này.

4. Nhấp OK.

Tạp chí nhanh chóng bắt đầu tự động ghi lại các mục và tệp tin mà bạn đã chọn cho các liên hệ mà bạn đặt tên.

Ghi một mục Outlook trong Tạp chí theo cách thủ công

Nếu bạn không muốn làm lộn xộn nhật ký của mình bằng cách ghi lại tất cả mọi thứ một cách tự động, bạn có thể nhập các mục đã chọn bằng tay - chỉ cần kéo chúng vào biểu tượng Tạp chí. Ví dụ: bạn có thể không muốn ghi lại mọi giao dịch với một khách hàng tiềm năng cho đến khi bạn chắc chắn rằng bạn đang kinh doanh với khách hàng đó. Bạn có thể kéo các tin nhắn email có liên quan đến Tạp chí và lưu giữ hồ sơ yêu cầu nghiêm túc. Khi bạn thực sự bắt đầu kinh doanh với một khách hàng mới, bạn có thể thiết lập ghi âm tự động.

Để tự ghi các mục trong Tạp chí, hãy làm theo các bước sau:

1. Chọn Go -> Folder List (hoặc nhấn Ctrl + 6).

Danh sách Thư mục, bao gồm một biểu tượng nhỏ cho Tạp chí, sẽ xuất hiện ở nửa trên cùng của Bảng điều khiển.

2. Kéo mục bạn muốn ghi lại (chẳng hạn như một email) vào biểu tượng Tạp chí trong Danh sách Thư mục.

Biểu mẫu Entry tạp chí xuất hiện. Ở dưới cùng của biểu mẫu, bạn sẽ thấy một biểu tượng tượng trưng cho mục bạn đang ghi âm, cùng với tên của mục.

3. Điền thông tin bạn muốn ghi lại.

Bạn không cần phải ghi lại bất cứ điều gì. Hộp văn bản ở cuối màn hình cung cấp cho bạn không gian để tự ghi chú cho mình, nếu bạn muốn sử dụng nó.

4. Nhấp vào Lưu và Đóng.

Mục bạn ghi lại được nhập vào Tạp chí.