Trong Outlook 2016, Chỉ được cảnh báo khi bạn nhận email từ những người cụ thể - những con voi

Theo mặc định khi một email xuất hiện trong Outlook 2016, một loạt các sự việc xảy ra. Bạn nghe một ding; một phong bì nhỏ sẽ xuất hiện trong khu vực thông báo ở bên trái của đồng hồ Windows; và một cảnh báo cửa sổ bật lên xuất hiện với tên của người gửi, chủ đề của tin nhắn, và văn bản của tin nhắn.

Khá pháo hoa! Nhưng nếu bạn nhận được nhiều tin nhắn, những cảnh báo qua email này có thể làm bạn mất tập trung.

Thay vì được cảnh báo bất cứ khi nào email đến, bạn chỉ có thể được cảnh báo khi tin nhắn đến từ những người cụ thể. Bạn có thể được cảnh báo chỉ khi Master of the Universe hoặc một người quan trọng khác gửi cho bạn một email. Thông báo xuất hiện trong hộp thoại Hộp thư Thông báo Mới, nơi bạn có thể chọn một thư và nhấp vào nút Mở Khoản để đọc nó.

Trên tab Tệp, chọn Tùy chọn để mở hộp thoại Tùy chọn của Outlook.

1. Chuyển đến mục Thư.

2. Trong khu vực Message Arrival, bỏ chọn tất cả cài đặt (Nghe một âm thanh, Thay đổi con trỏ chuột, Hiển thị một biểu tượng phong bì trong thanh tác vụ, Hiển thị một cảnh báo trên máy tính để bàn).

   

3. Nhấn OK để đóng hộp thoại Tùy chọn Outlook.

4. Nhiệm vụ tiếp theo của bạn là tạo quy tắc để cảnh báo qua email xuất hiện khi bạn nhận được tin nhắn từ một người nào đó. Thực hiện theo các bước sau để nói với Outlook 2016 mà bạn muốn biết khi nhận được thông báo email từ một người quan trọng:

Tìm tin nhắn từ người quan trọng và nhấp chuột phải vào nó để hiển thị menu phím tắt.

1. Trên menu phím tắt, chọn Rules → Create Rule. Hộp thoại Tạo quy tắc xuất hiện.

2. Đảm bảo chọn hộp kiểm đầu tiên. Nó liệt kê tên hoặc địa chỉ email của người quan trọng.

   

3. Bỏ chọn hộp kiểm Chứa Chủ đề chứa.

4. Chọn hộp kiểm Gửi đến và, trong trình đơn thả xuống, cho biết Office 2016 cho dù bạn muốn được thông báo khi tin nhắn đến được gửi tới nhiều người hoặc tin nhắn đến đã được gửi cho bạn một mình:

5. Để được cảnh báo khi tin nhắn được gửi đến nhiều người, hãy chọn tùy chọn đầu tiên trong menu (địa chỉ email của người gửi)

   • Để được thông báo khi tin nhắn được gửi đến bạn, chỉ chọn Me Only.

   • Chọn Hiển thị trong Cửa sổ Cảnh báo Mục Mới để liệt kê các thư trong hộp thoại Hộp thư Thông báo Mới khi thư đến.

6. Chọn Phát một Âm thanh Đã Chọn để nghe âm thanh khi tin nhắn đến.

7. Nhấn OK để đóng hộp thoại Create Rule.

8. Lặp lại các bước này cho mỗi người quan trọng mà bạn biết.

Để thay đổi hoặc xóa một quy tắc, bao gồm quy tắc về cảnh báo qua email, hãy chuyển đến tab Trang chủ, nhấp vào nút Quy tắc và chọn Quản lý quy tắc và Cảnh báo trên trình đơn nút. Trên tab Quy tắc email của hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo, hãy chọn một quy tắc, sau đó thay đổi hoặc xóa nó.