Làm thế nào để sử dụng Web của bạn Hosted E-Mail Auto-Responder - núm vú

Tự động đáp ứng, hoặc trả lời tự động, có thể là công cụ web thực sự hữu ích hoặc bane của sự tồn tại của bạn, tùy thuộc vào cách bạn sử dụng chúng. Nhiều người không thích nhận được các thư trả lời tự động khi họ dành thời gian để tạo ra một e-mail, nhưng sử dụng đúng cách, tự động trả lời có thể hữu ích.

Ý tưởng của một tự động trả lời là nó sẽ tự động trả lời cho mọi e-mail bạn nhận được. Điều này có thể hữu ích khi

• Bạn đi nghỉ và muốn cho mọi người biết bạn sẽ không trả lời cho đến sau một ngày nhất định.

• Bạn đang đặc biệt bận rộn và cần một cách để nói với mọi người rằng họ có thể nhận được phản hồi chậm trễ cho email của họ.

• Hộp thư điện tử là địa chỉ e-mail của dịch vụ khách hàng hoặc một thứ tương tự. Một tự động trả lời có thể cho phép khách hàng biết rằng truy vấn của mình đã được nhận và có thể cho anh ta một thời gian phản hồi ước tính.

• Bạn có địa chỉ e-mail chỉ được sử dụng để gửi thư và mọi người không được trả lời, và bạn muốn thông báo cho người gửi rằng cô ấy đã liên lạc với địa chỉ e-mail đó.

Để cấu hình một tự động trả lời, bạn phải tạo một e-mail được tự động gửi khi cần thiết. Các bước sau đây cho thấy làm thế nào để thiết lập một tự động trả lời trong cPanel. Các bảng điều khiển khác khác nhau một chút trong các bước cần thiết để thiết lập một, nhưng quá trình chung là như nhau:

1. Đăng nhập vào bảng điều khiển của bạn và điều hướng đến phần thư.

2. Nhấp vào Tác vụ tự động.

   Màn hình Sửa đổi / Thêm Màn hình Tự động phản hồi sẽ mở ra.

   

3. Trong hộp Email, nhập tài khoản e-mail mà bạn muốn tự động phản hồi được liên kết.

4. Trong hộp Từ, gõ tên mà bạn muốn e-mail để nói nó từ.

   Đây có thể là tên của bạn hoặc Nhóm Dịch vụ Khách hàng hoặc bất cứ điều gì có liên quan nhất.

5. Trong hộp Chủ đề, gõ dòng chủ đề bạn muốn người đọc xem.

   Đây có thể là Ngoài văn phòng hoặc Cảm ơn bạn đã yêu cầu của bạn.

6. Gõ chủ đề chính của thư e-mail của bạn vào hộp Cơ thể.

   Những gì bạn nhập ở đây sẽ thay đổi tùy thuộc vào mục đích của trình phản hồi tự động, nhưng nói chung, thông điệp của bạn nên giải thích lý do tại sao phản hồi tự động đã được gửi và đưa ra một khung thời gian cho trả lời không tự động.

7. Đặt ngày bắt đầu và ngày dừng cho phản hồi tự động.

   Điều này rất quan trọng . Bạn không muốn người tự động trả lời của bạn vẫn nói với những người bạn đang nghỉ hè khi bạn quay lại một tuần.

Một trong những nỗi thất vọng lớn nhất đối với người dùng e-mail là nhận được tin nhắn phản hồi tự động không cần thiết.Dưới đây là một số quy tắc bạn nên làm theo khi sử dụng tự động phản hồi:

• Đảm bảo thông báo nghỉ phép của bạn tắt khi bạn trở lại.

• Không thiết lập một tự động trả lời cho biết bạn sẽ trả lời trong vòng hai giờ nếu bạn hiếm khi trả lời trong cùng một ngày.

• Đừng cho quá ít thông tin. "Tôi đang đi nghỉ mát" không nói gì với người nhận. Anh ta không biết khi nào cần trả lời.

• Đừng cho quá nhiều thông tin. Mọi người không cần lịch trình của bạn trong hai tuần tới. Một lời giải thích đơn giản mà bạn đang bận và ý tưởng khi nào họ có thể mong đợi một thư trả lời là đủ.