Cách sử dụng SharePoint Team Services với Outlook 2013 - núm vú

Microsoft thực sự cung cấp nhiều phương pháp sử dụng Outlook 2013 để cộng tác với người khác. SharePoint Team Services kết nối với Outlook và giúp bạn cộng tác. SharePoint cơ bản là một công cụ cộng tác trực tuyến giúp bạn điều phối các cuộc họp, dự án, và các hoạt động cũng như chia sẻ tài liệu với người khác.

Nhưng SharePoint cũng có thể thiết lập thư mục trong Outlook để bạn có thể xem thông tin quan trọng (chẳng hạn như tài liệu, lịch và tác vụ) từ trang web SharePoint, ngay cả khi bạn không trực tuyến. SharePoint cung cấp một số tính năng cộng tác tiện dụng mà bạn có thể sử dụng với những người bên ngoài tổ chức của bạn.

Trong hầu hết các trường hợp, bạn không có lựa chọn về việc nên sử dụng Microsoft Exchange hay SharePoint Team Services; người khác (chẳng hạn như quản trị viên hệ thống của bạn) quyết định điều đó cho bạn. Trên thực tế, bạn có thể cần phải sử dụng cả hai sản phẩm; Outlook kết nối với Exchange và SharePoint cùng một lúc mà không gặp vấn đề gì.

Có nhiều khả năng, nếu bạn từng tham gia SharePoint Team Services, bạn sẽ làm như vậy bởi vì có người yêu cầu bạn tham gia vào một nhóm chia sẻ. Nếu không có ai hỏi, bạn không cần phải suy nghĩ về nó, và bạn có thể bỏ qua các phần sau đây.

Tham gia nhóm SharePoint

Khóa đầu tiên để mở khóa SharePoint là một e-mail yêu cầu bạn tham gia một nhóm SharePoint. Thông báo là một e-mail thông thường có tên người dùng, mật khẩu của bạn, và một liên kết đến trang SharePoint.

1. Nhấp vào liên kết.

   Trình duyệt web của bạn mở ra một trang web dành cho các hoạt động của nhóm bạn đã được yêu cầu tham gia. Mỗi trang SharePoint khác; bấm vào các liên kết trên trang web để xem nó có cung cấp.

2. Đăng nhập bằng tên và mật khẩu trong e-mail.

Liên kết Outlook với dữ liệu SharePoint

Một số phần của trang web SharePoint có thể được gắn vào Outlook để thông tin từ trang web tự động xuất hiện trong Outlook. Nếu bạn thấy một biểu tượng trên trang SharePoint có gắn nhãn Kết nối với Outlook, bạn có thể nhấp vào biểu tượng đó để gửi thông tin từ trang đó đến thẳng Outlook.

Truy cập dữ liệu SharePoint từ Outlook

Microsoft Office được tích hợp chặt chẽ với SharePoint. Nếu bạn được cấp quyền hợp lệ, Outlook có thể truy cập hầu như bất kỳ thông tin nào trên trang SharePoint và giữ các phiên bản của các tài liệu được lưu trữ trên trang SharePoint đồng bộ với các tài liệu được lưu trữ trên hệ thống của bạn và ngược lại.

Thông tin mà SharePoint gửi tới Outlook xuất hiện trong các thư mục SharePoint của riêng nó.Nếu bạn nhấp vào nút Thư trong thanh Điều hướng, bạn sẽ thấy SharePoint bao gồm các thư mục như một phần của danh sách. Nhấp vào bất kỳ thư mục SharePoint để xem những gì bên trong.

Các thư mục này có các tài liệu được chia sẻ, chẳng hạn như tệp Word, Excel và PowerPoint. Khi bạn chọn một tài liệu, một bản xem trước nó sẽ xuất hiện trong ngăn đọc - nếu bạn nhấp đúp vào một tài liệu, tài liệu sẽ mở ra trong ứng dụng riêng của nó, chẳng hạn như Word.

Nếu bạn có các quyền chính xác, bạn có thể chỉnh sửa tài liệu ngoại tuyến và sau đó gửi tài liệu đã cập nhật lên trang SharePoint với những thay đổi của bạn. Bạn thường không thể thêm các mục mới vào các thư mục SharePoint trực tiếp thông qua Outlook. Thay vào đó, bạn thường thêm thông tin vào SharePoint thông qua ứng dụng Microsoft Office tương ứng (như Word) hoặc khi đăng nhập vào trang SharePoint với trình duyệt Web của bạn.

Bạn có thể xem các lịch và công việc SharePoint được chia sẻ trong Outlook chính xác theo cùng cách mà bạn xem lịch Outlook hoặc các thông tin nhiệm vụ. Chúng xuất hiện trong cùng danh sách với lịch và công việc của chính bạn - thậm chí bạn có thể xem lịch được chia sẻ song song với lịch của mình. Nếu bạn có các quyền chính xác, bạn có thể thay đổi lịch và công việc, hoặc tạo mục mới.

Vì vậy, khi nào bạn có nhiều khả năng chạy trên SharePoint, và khi nào bạn sẽ sử dụng Exchange? Exchange thích hợp nhất cho việc liên lạc, lập kế hoạch và thiết lập nhiệm vụ giữa những người chia sẻ cùng một hệ thống e-mail, trong khi SharePoint thích hợp hơn cho những người cần hợp tác với các tài liệu và thông tin chia sẻ - đặc biệt đối với những người không chia sẻ cùng hệ thống e-mail hoặc tài nguyên của công ty.