Cách sử dụng Tính năng Danh mục của Outlook 2013 - những con cần có

Tính năng Categories trong Outlook được thiết kế để giúp bạn nói những gì khẩn cấp từ những gì có thể chờ đợi. Có rất nhiều giá trị trong một bộ sưu tập thông tin tốt. Tuy nhiên, bạn không thể vắt đầy đủ giá trị từ một danh sách các địa chỉ liên lạc hoặc các nhiệm vụ nếu bạn không thể có được một xử lý nhanh chóng về những mặt hàng là quan trọng và đó không.

Chỉ định một loại trong Outlook 2013

Khi bạn thiết lập Outlook lần đầu tiên, bạn có thể tìm ra những danh mục nào có sẵn bằng cách nhấp vào nút Phân loại trên tab Trang chủ. Nút Phân loại trông giống như một hình vuông nhỏ, nhiều màu tic-tac-toe. Một số mô-đun Outlook khác cũng hiển thị nút Phân loại; nó làm công việc tương tự bất cứ nơi nào bạn tìm thấy nó.

Nhấp vào nút Phân loại sẽ mở ra một danh mục các danh mục (bất ngờ), được đặt tên theo sau một màu. Nếu bạn chỉ đơn giản muốn mã màu các mục của bạn từ mặc định, quá trình này khá đơn giản.

Thực hiện theo các bước sau để gán một thể loại cho một mục:

1. Nhấp vào mục bạn muốn phân loại.

   Mục được đánh dấu.

2. Nhấp vào nút Phân loại và chọn từ danh sách.

   Một khối màu xuất hiện trong mục để cho biết loại bạn đã chọn.

Bạn có thể gán nhiều loại cho mỗi mục, mặc dù đặt quá nhiều vào một mục có thể gây nhầm lẫn hơn là không chỉ định bất kỳ loại nào.

Đổi tên một thể loại trong Outlook

Bạn có thể ghi nhớ màu sắc của mỗi loại Outlook có ý nghĩa như thế nào nếu bạn thích, nhưng có thể dễ dàng đổi tên các loại sang các màu cụ thể:

1. Nhấp vào nút Phân loại và chọn Tất cả các loại.

   Hộp thoại Danh mục màu xuất hiện.

2. Nhấp vào danh mục mà bạn muốn đổi tên.

   Danh mục bạn chọn được đánh dấu.

3. Nhấp vào Đổi tên.

   Danh mục bạn đã chọn được bao quanh bởi một hộp để cho thấy bạn có thể chỉnh sửa nó.

4. Nhập tên mới mà bạn muốn gán cho thể loại đó.

   Tên bạn nhập xuất hiện thay cho tên cũ.

5. Nhấp vào OK.

   Hộp thoại Danh mục các màu sẽ đóng lại.

Nếu bạn thay đổi tên của một loại mà bạn đã gán cho một số mục Outlook, tên loại đó sẽ tự động thay đổi trên các mục đó.

Thay đổi màu danh mục trong Outlook

Bạn có thể thay đổi màu sắc của một danh mục cũng như tên của nó. Việc gán các màu sắc đáng nhớ có thể cung cấp những đầu mối quan trọng về công việc của bạn đang diễn ra như thế nào và bạn đang theo kịp các dự án hiện tại như thế nào.

Làm theo các bước sau để thay đổi màu sắc của một thể loại:

1. Nhấp vào nút Phân loại và chọn Tất cả các loại.

   Hộp thoại Danh mục màu xuất hiện.

2. Nhấp vào danh mục mà bạn muốn chỉ định một màu mới.

   Danh mục bạn chọn được đánh dấu.

3. Nhấp vào nút Màu.

   Hộp thả xuống xuất hiện, hiển thị màu bạn có thể chọn.

4. Nhấp vào màu bạn muốn gán.

   Màu bạn chọn xuất hiện thay cho màu cũ.

5. Nhấp vào OK.

   Hộp thoại Danh mục các màu sẽ đóng lại.

Bạn có thể chọn None và tạo một loại không màu. Đó là loại tẻ nhạt, nhưng nếu nó phù hợp với tâm trạng của bạn, đi cho nó. Một lý do có thể cho việc tạo các loại không màu là Outlook chỉ cung cấp 25 màu, và bạn có thể có nhiều hơn 25 loại. Nhưng sau khi bạn vượt qua 25 loại, bạn có thể cân nhắc cắt giảm số lượng các loại để giảm sự nhầm lẫn.

Chỉ định phím tắt loại trong Outlook

Bạn có thể cho mỗi loại một phím tắt cho phép bạn chỉ định một loại mà không cần chạm vào con chuột của bạn. Đó là rất tiện dụng khi bạn muốn phóng to thông qua một màn hình đầy đủ các tin nhắn e-mail hoặc các nhiệm vụ và đặt mọi thứ vào một số loại trật tự.

Để gán phím tắt cho một thể loại, hãy làm theo các bước sau:

1. Nhấp vào nút Phân loại và chọn Tất cả các loại.

   Hộp thoại Danh mục màu xuất hiện.

2. Nhấp vào danh mục mà bạn muốn chỉ định một phím tắt.

   Danh mục mà bạn chọn được đánh dấu để cho thấy rằng bạn đã chọn nó.

3. Nhấp vào trình đơn Phím tắt.

   Danh sách phím tắt xuất hiện.

4. Nhấp vào phím tắt bạn muốn gán.

   Tên của phím tắt bạn đã chọn xuất hiện ở bên phải danh mục.

5. Nhấp vào OK.

   Bạn không thể chỉ định nhiều phím tắt cho một thể loại; đó sẽ là khó hiểu. Tuy nhiên, bạn có thể chỉ định nhiều hơn một loại cho một mặt hàng.