Cách sử dụng tab Tài liệu trong Salesforce - núm vú

Trước khi bổ sung nội dung Salesforce, bạn có thể lưu trữ tệp trong Salesforce trên tab Tài liệu. Mặc dù không phải là mạnh mẽ như Nội dung, các tab Tài liệu vẫn còn và hữu ích bằng nhiều cách. Ví dụ: bạn có thể lưu trữ hình ảnh được tham chiếu trong các mẫu email, ứng dụng tùy chỉnh, các trường và thậm chí cả Force. com trên tab Documents. Các tệp này thường không thay đổi thường xuyên và chắc chắn không cần phải được cộng tác, vì vậy bạn có thể tiếp tục lưu trữ chúng bằng cách nhấp vào tab Tài liệu.

Bạn cũng có thể nghĩ thẻ Documents là nơi mà các quản trị viên hệ thống tập tin. Tuy nhiên, nếu bạn cần khả năng xem trước tệp, cộng tác với Chatter hoặc lưu trữ các tệp lớn hơn, các tệp đó thuộc về Salesforce Content.

Tạo thư mục trong Thư viện Tài liệu

Để tạo một thư mục tài liệu, trước hết bạn phải có quyền quản lý Tài liệu công khai. (Nếu bạn không chắc mình có nó, bạn có thể nhanh chóng tìm ra bằng cách xem liệu bạn có vượt qua Bước 1 trong danh sách sau đây không. Nếu bạn không thể vượt qua Bước 1, yêu cầu quản trị viên của bạn trợ giúp.) Để tiếp tục, vào tab Documents và làm theo các bước sau:

1. Nhấp vào liên kết Tạo Thư mục Mới bên dưới tiêu đề Các Tập Tài Liệu. Trang Thư mục Tài liệu Mới xuất hiện.
2. Gõ tên cho thư mục trong trường Tài liệu Trường.
3. Sử dụng danh sách thả xuống Truy cập Thư mục Công cộng để chọn quyền truy cập.
4. Nhấp vào nút radio để chọn ai cần có quyền truy cập vào thư mục.
5. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào Lưu. Trang Tài liệu Tên Thư mục xuất hiện và bạn có thể bắt đầu thêm các tài liệu mới vào thư mục mới của mình.

Thêm tài liệu

Trước khi nhân viên có thể bắt đầu sử dụng các tài liệu trong Salesforce, trước tiên bạn hoặc ai đó trong công ty của bạn phải thêm tài liệu vào Thư viện Tài liệu.

Khi tải lên tài liệu, giới hạn kích thước tệp trên bất kỳ tệp tin cá nhân nào là 5MB. Đối với một số công ty, đây có thể là kích thước trung bình của một bài thuyết trình PowerPoint hoặc một tệp PDF có đồ hoạ, do đó hãy lên kế hoạch cho phù hợp.

Để thêm tài liệu và tải tệp tin lên, hãy đăng nhập vào Salesforce và làm theo các bước sau:

1. Nhấp vào dấu cộng ở trên cùng bên phải các tab của bạn và sau đó chọn Documents. Trang Tải lên Tài liệu Mới xuất hiện.
2. Nhập tên cho tệp trong trường Tên tài liệu. Nếu bạn muốn tên tài liệu khớp chính xác với tên tệp, hãy bỏ trống trường này. Sau khi bạn chọn tệp, tên tệp sẽ tự động điền vào trường Tên Tài liệu trống rỗng.
3. Chọn hộp kiểm Chỉ sử dụng nội bộ chỉ khi bạn muốn tài liệu này được giữ kín.Nếu bạn chọn hộp kiểm này, bạn không thay đổi quyền truy cập vào tài liệu, nhưng bạn đánh dấu người dùng cuối của bạn không gửi tập tin bên ngoài công ty.
4. Chọn hộp kiểm Bên ngoài Hình ảnh chỉ khi bạn tải lên hình ảnh mà bạn sẽ gửi trong mẫu email HTML tới những người nên xem nó mà không cần phải đăng nhập vào Salesforce để xem nó. Ví dụ: các dấu trang hoặc đầu trang văn bản nên có hộp này được chọn.
5. Sử dụng danh sách thả xuống Thư mục để chọn một thư mục. Nếu bạn chưa tạo thư mục thích hợp, hoặc bạn không có quyền truy cập đọc-ghi vào đúng thư mục, trước tiên bạn có thể lưu trữ tệp tin trong cặp Tài liệu cá nhân của tôi và điền lại tài liệu sau.
6. Trong trường Mô tả, gõ mô tả ngắn gọn của tài liệu.
7. Trong trường Từ khóa, nhập từ khóa sẽ giúp người dùng cuối của bạn tìm tài liệu. Salesforce cung cấp công cụ tìm kiếm Tài liệu trên trang chủ Documents, vì vậy bạn nên chọn những từ khóa mà bạn nghĩ rằng người dùng của bạn sẽ nhập vào. Ví dụ: nếu bạn thêm nghiên cứu trường hợp, bạn có thể nhập các từ khoá bao gồm các sản phẩm có liên quan, tên khách hàng, thách thức, v.v … mà nhân viên bán hàng có thể sử dụng để tham khảo chéo.
8. Dưới nút Chọn tệp, nút chọn Đường dẫn đường đi được chọn theo mặc định, vì vậy bạn chỉ cần nhấp vào nút Duyệt để chọn tệp mong muốn. Hộp thoại Choose File xuất hiện.
9. Chọn tệp từ các thư mục trên máy tính của bạn và nhấp vào Mở. Hộp thoại đóng lại và đường dẫn tài liệu được nhập vào trường File to Upload.
10. Khi quá trình tải lên hoàn tất, trang ghi lại tài liệu sẽ xuất hiện lại ở chế độ Tiết kiệm với thông tin trên tài liệu và liên kết để xem tài liệu.

Sử dụng tài liệu

Sau khi bạn tạo tài liệu trong Salesforce, bạn có thể sử dụng chúng theo nhiều cách khác nhau trong quá trình bán hàng. Bạn có thể tìm kiếm tài liệu từ trang chủ của Documents hoặc duyệt qua các thư mục tài liệu của bạn. Bạn có thể tận dụng hình ảnh đã được tải lên từ tab Tài liệu, trong Mẫu email. Nếu bạn là quản trị viên, bạn cũng có thể tùy chỉnh biểu trưng ở góc trên bên trái của Salesforce với hình ảnh đã tải lên, miễn là nó ở mức cao nhất là 20KB và 300 pixel rộng khoảng 55 pixel.