Video: Phần mềm quản lý văn thư - ưu điểm 2025
Nếu RSS không phải là điều của bạn, bạn có thể chọn để nhận thông báo email khi các ứng dụng SharePoint thay đổi bằng cách tạo một cảnh báo. Cảnh báo là một cách tuyệt vời để theo dõi những thay đổi mà bạn đồng đội của bạn thực hiện đối với tài liệu và mặt hàng.
Bạn cần có quyền tạo Cảnh báo để tạo cảnh báo. Sự cho phép này được cấp thường xuyên với cấu hình out-of-the-box của nhóm Site Member SharePoint.
Duyệt tới ứng dụng nơi bạn muốn đăng ký một cảnh báo và sau đó nhấp vào nút thả xuống Cảnh báo Me trong phần Chia sẻ & Phần theo dõi của tab Thư viện của Ribbon (đối với ứng dụng dựa trên thư viện) hoặc tab Danh sách của Ribbon (cho một ứng dụng dựa trên danh sách).- Nếu bạn không thấy nút Alert Me, rất có thể là quản trị viên của bạn chưa cấu hình cài đặt email đi. Nếu cài đặt email gửi đi không được định cấu hình trong Quản trị Trung tâm thì nút Alert Me sẽ không xuất hiện cho người dùng. Nếu bạn đang sử dụng SharePoint Online, tuy nhiên, sau đó email gửi đi đã được Microsoft định cấu hình và bạn tốt lắm.
Chọn Đặt Thông báo trên Thư viện này từ danh sách thả xuống.
- Cửa sổ New Alert xuất hiện.
Bạn có thể đăng ký một cảnh báo cho một mục hoặc tài liệu bằng cách chọn mục hoặc tài liệu và chọn Alert Me trên tab Items của Ribbon.
Trong hộp văn bản Tiêu đề Thông báo, nhập tên cho cảnh báo.
- Đặt tên cho bạn một cái gì đó có ý nghĩa trong hộp thư đến của bạn, chẳng hạn như
Tài liệu Sửa đổi Hôm nay - Trang web Nhóm Ngân sách . Nếu không, bạn không có cách nào có ý nghĩa để nói với một cảnh báo từ người khác. Trong hộp văn bản Gửi cảnh báo đến, hãy nhập tên của những người ngoài những người cần nhận được cảnh báo.
- Đúng vậy, bạn có thể đăng ký người khác để cảnh báo! Bạn phải có quyền quản lý Cảnh báo Quản lý, được cấp mặc định cho Chủ sở hữu trang web.
Tổ chức và chủ sở hữu trang web có thể muốn đăng ký nhiều người dùng vào cảnh báo để đảm bảo họ nhận được các cập nhật quan trọng cũng như khuyến khích họ tham gia vào hội đồng thảo luận, blog hoặc wiki. Người dùng vẫn có thể chọn không tham gia bằng cách sửa đổi cài đặt trong cài đặt Cảnh báo của họ.
Trong phần Phương thức phân phối, chọn nhận hoặc không nhận cảnh báo qua email hoặc tin nhắn văn bản tới điện thoại di động của bạn.
- Tin nhắn văn bản yêu cầu quản trị viên SharePoint cấu hình dịch vụ này thông qua một bên thứ ba, vì vậy bạn không thể gửi thông báo đến điện thoại của bạn.
Trong phần Loại Thay đổi, hãy chọn tùy chọn phù hợp với loại thông báo bạn muốn nhận - Tất cả Thay đổi, Các Mục Mới được Thêm, Đã Sửa Đổi Các Mục Hiện Có hoặc Các Mục Đã Xóa.
- Nếu bạn chịu trách nhiệm quản lý ứng dụng, bạn sẽ nhận được cảnh báo bất kỳ lúc nào mục bị xóa.
Trong phần Gửi cảnh báo cho các Thay đổi này, chọn thời điểm nhận cảnh báo.
- Tùy chọn bạn thấy ở đây thay đổi tùy theo loại ứng dụng mà bạn đang làm việc. Ví dụ: ứng dụng Tasks cho phép bạn nhận được cảnh báo khi một tác vụ được đánh dấu là Hoàn thành hoặc bất kỳ khi nào tác vụ có mức độ ưu tiên cao thay đổi.
Trong phần Khi để Gửi Cảnh báo, hãy chọn tần suất gửi thông báo của bạn.
- Bạn có thể nhận được ngay lập tức, mỗi ngày một lần, hoặc mỗi tuần một lần. Tóm tắt hàng ngày là tốt đẹp; nếu không, bạn có thể sẽ nhận được quá nhiều email.
Nhấp vào OK để tạo cảnh báo.
-
Nhận email khi một danh sách hoặc thư viện thay đổi.
Nếu ứng dụng của bạn có chế độ xem cá nhân hoặc công khai bao gồm bộ lọc, bạn có thể đăng ký các thay đổi chỉ cho chế độ xem đó. Ví dụ: giả sử bạn muốn được thông báo qua tin nhắn văn bản khi một mục trong ứng dụng Theo dõi sự xuất bản đã đặt mức độ ưu tiên thành Cao. Bạn sẽ tạo chế độ xem lọc ứng dụng cho các vấn đề có độ ưu tiên cao. Chọn chế độ xem được lọc trong phần Gửi cảnh báo cho các Thay đổi này khi bạn tạo cảnh báo và bạn sẽ nhận được thông báo khi các mục đáp ứng các tiêu chí lọc.
Bạn có thể quản lý tất cả cảnh báo từ một trang duy nhất thay vì điều hướng đến từng danh sách. Để quản lý tất cả các cảnh báo bạn có trên một trang web cụ thể và sửa đổi hoặc xóa chúng, hãy làm theo các bước sau:
Duyệt đến một ứng dụng mà bạn hiện đang đăng ký một cảnh báo.
- Trên tab Danh sách của Ribbon, trong phần Chia sẻ & Theo dõi, chọn Cảnh báo Tôi → Quản lý Cảnh báo của Tôi.
- Chọn liên kết tên cảnh báo thích hợp.
- trang Quản lý Cảnh báo của Tôi trên trang này xuất hiện với tất cả các tùy chọn mà bạn đã xem khi lần đầu tiên bạn tạo cảnh báo. Thay đổi cài đặt như mong muốn.
Không thiết lập cảnh báo để bắt đầu? Bạn vẫn có thể đọc qua các cài đặt và thay đổi các lựa chọn (xem danh sách các bước trước đó). Thay đổi của bạn không ảnh hưởng đến cài đặt Cảnh báo cho người khác nếu cảnh báo được tạo cho nhiều người dùng cùng một lúc.
Nhấp vào OK để sửa đổi cảnh báo với cài đặt mới của bạn hoặc Xoá để xóa thông báo.
- Xóa một cảnh báo đã được tạo cho bạn không xóa cảnh báo từ những người dùng khác trong nhóm mà cảnh báo đã được tạo cho.
Nếu bạn là quản trị viên trang web, bạn có thể quản lý cảnh báo của tất cả mọi người trên trang web bằng cách nhấp vào liên kết User Alerts trên phần Quản trị trang web của trang Cài đặt Trang web.
