Cách tự động lưu trữ email của bạn trong Outlook 2016 - núm vú

Trừ khi bạn thay đổi cài đặt Tự động lưu trữ của Outlook, Outlook không không lưu trữ các mục của bạn một cách tự động. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp có thể cho phép người dùng của họ kích hoạt. Các công ty khác có thể sử dụng dịch vụ tự động sửa đổi để xóa các thư cũ, nhưng hãy kiểm tra chính sách lưu giữ email của công ty bạn trước khi bạn thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với cài đặt Tự động lưu trữ.

Nếu bạn muốn bật tính năng Tự động lưu trữ, xem cách Outlook được thiết lập để lưu trữ các mục cũ của bạn hoặc thay đổi cách Outlook thực hiện công việc, hãy làm theo các bước sau:

1. Chọn tab Tệp và nhấp vào nút Tùy chọn.

   Hộp thoại Tuỳ chọn Outlook sẽ mở ra.

2. Nhấp vào nút Nâng cao trong ngăn Điều hướng ở bên trái.

   Các tùy chọn để làm việc với các trang Outlook xuất hiện.

3. Trong phần Tự động lưu trữ, nhấp vào nút Cài đặt Tự động Cài đặt.

   Hộp thoại Tự động lưu trữ sẽ mở ra.

   

   hộp thoại Tự động lưu trữ.

Đừng đi xuyên qua hộp thoại Tự động lưu trữ để thay đổi mọi thứ - ít nhất là cho đến khi bạn nhìn thấy những gì đã được thiết lập. Bốn mục tiêu quan trọng mà hộp thoại Tự động Thuộc tính cho bạn biết là:

• Tính năng AutoArchive được bật chưa?

• Bao nhiêu Outlook lưu trữ các mục

• Làm thế nào các mục cũ cần phải cho Outlook để gửi chúng tới kho lưu trữ > Nếu bạn bật tính năng Tự động lưu trữ mà không thay đổi bất kỳ cài đặt Tự động lưu trữ nào, Outlook sẽ tự động lưu trữ các mục hàng 14 ngày một lần, gửi các mục hơn sáu tháng cũ vào tệp lưu trữ được liệt kê trong hộp thoại Tự động lưu trữ. Đối với hầu hết mọi người, những cài đặt này đều ổn.

• Một số người thích tắt tính năng Tự động lưu trữ và chạy thủ tục lưu trữ theo cách thủ công. Bạn có thể bật hoặc tắt quá trình Tự động lưu trữ bằng cách chọn hoặc bỏ chọn hộp kiểm Chạy Tự lưu trữ Tất cả ở đầu hộp thoại Tự động Thuộc tính. Bạn cũng có thể thay đổi tần suất AutoArchive chạy bằng cách thay thế hộp 14 trong hộp văn bản với bất kỳ số nào giữa 1 và 60.

Nếu bạn chỉ cần bật Tự động lưu trữ và không thực hiện các thay đổi khác ở đây, bạn có thể ngạc nhiên khi thấy rằng Hộp thư đến của bạn - cũng như một số thư mục khác - sẽ

không

được tự động lưu trữ. Mỗi thư mục có cài đặt Tự động lưu trữ riêng, có thể khác với các cài đặt Tự động lưu trữ của các thư mục khác. Nếu bạn muốn tự động lưu trữ tất cả các thư mục với các cài đặt giống hệt nhau, hãy chắc chắn cũng nhấp vào nút Áp dụng các Cài đặt này vào Tất cả các Tập tin Bây giờ trong hộp thoại Tự động lưu trữ - nghĩa là tất cả các thư mục ngoại trừ thư mục Danh bạ, được lưu trữ.Tự động lưu tất cả

thư mục của bạn có thể không phải là ý tưởng tuyệt vời nếu bạn không bao giờ xóa các thư mục Đã xoá hoặc Thư rác của bạn - bạn sẽ thu thập được rất nhiều thư rác và tin nhắn đã xóa.