Chuyển Công cộng với Public Folders trong Outlook 2002 - núm vú

Nếu bạn sử dụng Outlook 2002 trên một mạng Microsoft Exchange, bạn có thể sử dụng các thư mục công cộng. Các thư mục công cộng là những nơi mà cả một nhóm người có thể xem và thêm các mục vào. Bạn có thể có một thư mục công cộng cho các tác vụ hoặc địa chỉ liên lạc. Bạn cũng có thể tạo một thư mục công cộng có chứa các tin nhắn, giống như Hộp thư đến của bạn, ngoại trừ tất cả mọi người có thể thêm các tin nhắn và đọc cùng một tập hợp các tin nhắn. Loại sắp xếp này thường được gọi là bảng thông báo ; bạn đăng một tin nhắn, có người trả lời, bên thứ ba sau đó trả lời cả hai bạn, vân vân. Đó là một phương pháp tiến hành một cuộc trò chuyện nhóm mà không có tất cả các bên trong cuộc trò chuyện có sẵn cùng một lúc.

Trong Outlook, các thư mục công cộng trông giống như các thư mục khác. Một thư mục công cộng có thể chứa một danh sách Liên lạc mà toàn bộ công ty chia sẻ hoặc danh sách Công việc mà toàn bộ một bộ phận sử dụng. Bạn có thể thiết lập một thư mục thảo luận công khai cho một hội nghị nhóm đang diễn ra về các chủ đề quan tâm cho tất cả mọi người chia sẻ thư mục, chẳng hạn như tin tức công ty hiện tại. Bạn cũng có thể sử dụng một thư mục thảo luận công khai để thu thập ý kiến ​​về những quyết định phải được thực hiện hoặc như một hệ thống quảng cáo phân loại trong công ty. Bạn có thể tổ chức như một thư mục bất kỳ loại thông tin nào mà bạn muốn trao đổi giữa các nhóm người trong mạng của bạn.

Xem thư mục công cộng

Công ty của bạn có thể duy trì một thư mục công cộng để thảo luận trực tuyến về các vấn đề quan trọng trong doanh nghiệp của bạn hoặc như một bảng thông báo công ty về thông báo về các hoạt động, lợi ích và các tin tức khác.

Để xem một thư mục công cộng, hãy làm theo các bước sau:

1. Chọn View-> Folder List hoặc nhấp vào nút Folder List trong thanh công cụ.

Danh sách Thư mục xuất hiện (xem Hình 1).

Hình 1: Danh sách thư mục với Public Folders.

2. Nhấp vào tên của thư mục mà bạn muốn xem.

Danh sách các mục trong thư mục sẽ xuất hiện.

Bạn có thể nhấp đúp vào tiêu đề của bất kỳ mục nào mà bạn thấy để xem nội dung của mục đó.

Thêm các mục mới

Nhiều thư mục công cộng được tổ chức như là các cuộc thảo luận mở, trong đó mọi người có thể đưa vào giá trị hai xu của mình. Tất cả các tin nhắn có thể được đọc bởi bất kỳ ai, vì vậy mọi người đều đọc và trả lời mọi người khác. Nếu bạn xem thư mục và thấy thư đầy đủ của những người khác nhau, tất cả đều trả lời người khác, bạn đang xem xét thư mục thảo luận.

Để thêm các mục mới vào một thư mục công cộng, hãy làm theo các bước sau:

1. Chọn View-> Folder List hoặc nhấp vào nút Folder List trong thanh công cụ.

Danh sách Thư mục xuất hiện.

2. Nhấp vào tên của thư mục.

Danh sách thư trong thư mục xuất hiện.

3. Chọn File-> New-> Post trong thư mục này.

Biểu mẫu Sản phẩm Mới xuất hiện (xem Hình 2).

Hình 2: Biểu mẫu Mặt hàng mới.

4. Nhập chủ đề và thông điệp của bạn.

5. Nhấp vào Đăng.

Bây giờ thông điệp của bạn là một phần của danh sách các mục trong thư mục.

Trả lời các mục trong một thư mục thảo luận công khai hiện có

Cách cư xử và ý thức tốt sẽ nói rằng nếu bạn muốn tham gia vào một cuộc thảo luận, điều tốt nhất nên làm là phản hồi lại những gì các thành viên khác trong cuộc thảo luận đang nói. Nhưng được tốt đẹp - không ngọn lửa. Đăng câu trả lời khó chịu cho những người trong nhóm thảo luận trực tuyến được gọi là

lửa . Flaming không được coi trọng nhưng cũng không phải là không phổ biến. Flaming tạo ra các cuộc trò chuyện trực tuyến mà hầu hết mọi người không muốn tham gia Cuộc thảo luận đó là gì khi không ai nói chuyện? Bên cạnh đó, hỏa hoạn tại nơi làm việc có thể khiến bạn bị sa thải. Vì vậy, mát mẻ. Khi bạn đang tham gia vào các cuộc thảo luận trong thư mục công cộng, hãy giả định rằng tất cả mọi người trong công ty - từ những giám đốc điều hành hàng đầu đến các temp mới nhất - sẽ đọc những gì bạn đã viết. Kiểm tra chính tả của bạn, KHÔNG ĐƯA VIẾT VỀ BẢN QUYỀN LỢI (XEM THÊM BẠN CÒN B SHT ĐẦU) và sử dụng theo ý bạn nói và cách bạn nói. Các quy tắc tương tự áp dụng cho e-mail interoffice; bạn không biết ai đọc những gì bạn gửi.

Để trả lời các mục trong một thư mục thảo luận công khai:

1. Nhấp đúp vào mục mà bạn muốn trả lời.

Mục này mở ra để bạn có thể đọc nó.

2. Nhấp vào nút Đăng Trả lời trên thanh công cụ.

Biểu mẫu Trả lời câu hỏi sẽ xuất hiện. Văn bản của thư mà bạn đang trả lời đã được đăng trong biểu mẫu (xem Hình 3).

Hình 3: Sử dụng biểu mẫu Trả lời thảo luận để thêm ý kiến ​​của bạn vào một cuộc thảo luận công khai.

3. Nhập chủ đề và trả lời của bạn.

Câu trả lời của bạn xuất hiện bằng một màu khác với văn bản gốc.

4. Nhấp vào Đăng.

Mục của bạn tham gia vào danh sách các mục thảo luận.

Di chuyển các mục vào một thư mục công cộng

Không phải tất cả các thư mục chung đều là các thư mục thảo luận. Các thư mục công cộng có thể được thiết kế để giữ bất kỳ loại mặt hàng nào. Bạn có thể chia sẻ danh sách các tác vụ, lịch, hoặc các loại tệp khác. Bạn không phải tạo ra một thư mục công cộng mục trong thư mục mà bạn muốn các mục để kết thúc. Bạn có thể tạo một tác vụ trong danh sách Công việc của riêng bạn, ví dụ, và sau đó di chuyển nó vào một thư mục công việc công cộng.

Để di chuyển các mục vào một thư mục công cộng:

1. Nhấp chuột phải vào mục mà bạn muốn di chuyển.

Một menu xuất hiện, như thể hiện trong hình 4.

Hình 4: Sẵn sàng di chuyển một mục vào một thư mục.

2. Nhấp vào Di chuyển tới Thư mục.

Một hộp thoại bao gồm Danh sách Thư mục xuất hiện.

3. Nhấp vào thư mục mà bạn muốn gửi mục.

Tên của thư mục mà bạn đã nhấp chuột được đánh dấu.

4. Nhấp OK.

Mục của bạn di chuyển đến thư mục mới.

Đối với hồ sơ công cộng

Bạn có thể đang sử dụng các thư mục công cộng mà không hề biết.Trong Outlook, tất cả các thư mục đều giống nhau, cho dù bạn tự tạo chúng trên máy tính cá nhân của mình hoặc họ đang sử dụng mạng công ty hoặc Internet. Tất cả những gì bạn thực sự cần biết về các thư mục chung là chúng được công khai, vì vậy bất cứ ai có quyền truy cập vào thư mục công cộng đều có thể thấy bất cứ điều gì bạn đăng lên thư mục công cộng đó. Bạn cũng có thể tạo các thư mục công cộng của riêng bạn; hãy kiểm tra với quản trị viên hệ thống của bạn để xem liệu bạn có quyền tạo thư mục công cộng và nơi để đặt chúng.