Tìm hiểu cách SharePoint 2003 tăng giá trị doanh nghiệp - núm vú

Nếu bạn đang teetering qua lại về việc thực hiện SharePoint, hãy đọc cho một số cách cụ thể mà công cụ xây dựng trang web nhóm này có thể làm tăng giá trị cho kinh doanh.

Tìm kiếm có thể làm bạn mất chi phí

Tất cả thời gian mà nhân viên của bạn dành cho việc tìm kiếm các biểu mẫu, tệp và số điện thoại sẽ tăng lên. Chưa kể thời gian nhân viên của bạn dành trolling quanh văn phòng tìm kiếm phiên bản hình ảnh thương hiệu mới nhất hoặc chính sách của công ty về (ví dụ) thực hiện cuộc gọi điện thoại cá nhân trên điện thoại di động do công ty cung cấp. Giữ nhân viên của bạn tại bàn làm việc của họ và làm việc bằng cách sử dụng SharePoint để cung cấp thông tin tham khảo họ cần.

Sử dụng SharePoint để lưu trữ và phân phối các phiên bản điện tử của tài liệu của bạn:

Gửi một siêu liên kết đến tập tin trong e-mail.

• Tạo một danh sách trên trang chủ của cổng thông tin, thông báo bất kỳ tài liệu được dự đoán từ lâu như kế hoạch tiếp thị năm tới.
• Bằng cách gửi một liên kết đến một tập tin được lưu trữ trong một thư viện SharePoint, nhân viên của bạn không phải lo lắng về nơi để lưu các tập tin điện tử hoặc giấy. Họ có thể thêm liên kết vào danh sách cá nhân của các siêu liên kết trong trang web của tôi. Lần tiếp theo họ muốn nhớ lại bài trình bày từ hội thảo bán hàng cuối cùng của quý, nó không phải xa xa trang My Site.

Đảo cầu của bạn

Cấu trúc của một công ty thường tự tạo ra các hòn đảo thông tin. Thật không may, thường đây chính cấu trúc này cản trở năng suất của nhân viên hoặc tìm cách đáp ứng sự hài lòng của khách hàng. Thay vì xem một công ty về các bộ phận chức năng (như Tiếp thị và Kế toán), hãy sử dụng SharePoint để kết nối các hòn đảo và phá vỡ các dây chuyền của cấu trúc báo cáo chính thức của bạn. Dưới đây là các tính năng của SharePoint giúp bạn hoàn thành công việc:

Tính linh hoạt của nhóm:

Bạn có thể sử dụng các trang web nhóm để tạo không gian làm việc được chỉ định cho một nhóm bất kể vị trí thực của các thành viên của nhóm hay ai báo cáo với ai.

• Hợp tác tập trung vào tài liệu: Bạn có thể cho phép nhân viên hợp tác xung quanh một tài liệu, chẳng hạn như hướng dẫn sử dụng chính sách nhân sự cập nhật, sử dụng không gian làm việc của tài liệu.
• Không gian làm việc thân thiện tại nhà: Bạn có thể sử dụng các không gian làm việc để hỗ trợ các cuộc họp (riêng lẻ hoặc theo chuỗi) với một vị trí trung tâm cho tất cả người tham dự, chương trình nghị sự và các mục hành động.
• Chế độ xem quy trình nghiệp vụ: Bạn ghi nhớ quy trình kinh doanh của bạn bằng cách đưa họ vào trang web nhóm để toàn bộ công ty hoặc nhóm xem và sử dụng.
• Chính thức hóa không chính thức: Bạn đang làm việc trong các phòng ban của bạn và đưa các bảng tính, chính sách và biểu mẫu của phòng ban vào SharePoint.
• Gửi tin nhắn thống nhất Sử dụng cổng thông tin để truyền đạt một tầm nhìn chung cho nhân viên về doanh nghiệp của bạn thông qua các yếu tố sau:

Trang chủ:

Truyền đạt giá trị của thông điệp, ví dụ như tầm nhìn của công ty, bằng cách đặt nó ngay trên trang chủ của cổng thông tin để mọi người xem.

• Điều hướng: Sử dụng các tính năng điều hướng của cổng thông tin để chỉ đạo nhân viên thông tin về sản phẩm và khuyến mãi.
• Các danh sách: Sử dụng các danh sách - các liên kết và thông báo - trên cổng thông tin của bạn để hướng sự quan tâm của nhân viên đến các trang web của nhóm nội bộ và tin tức công ty mà bạn muốn họ chú ý.
• Đối tượng: Nhóm đối tượng của nhân viên, chẳng hạn như người giám sát hoặc tất cả mọi người trong dịch vụ khách hàng, với các danh sách củng cố thông điệp, chẳng hạn như giá trị gia tăng.
• Tìm và cảm nhận: Sử dụng lược đồ màu và xây dựng thương hiệu cổng thông tin của bạn để chuyển đổi cổng SharePoint của bạn từ một phần mềm không có tính cá nhân đến
• nguồn tin tức và thông tin của công ty nội bộ. Tạo ra cảm giác cộng đồng Sử dụng SharePoint để giữ cho nhân viên của bạn cập nhật thông báo mới về em bé và mới. Bạn hoặc nhân viên của bạn thậm chí có thể muốn sử dụng SharePoint để tạo ra một carpool hoặc tìm một người bạn ăn trưa. Cắt giảm chi phí của hệ thống thông tin

Hãy tưởng tượng giảm số lượng các giải pháp phòng ban riêng dùng bảng tính và cơ sở dữ liệu Access. Bằng cách thay thế các danh sách và thư viện trong SharePoint, bạn đạt được một số cải tiến ngay:

Dễ quản lý:

Các giải pháp cụ thể cho doanh nghiệp của bạn sẽ nhất quán hơn - giúp họ quản lý, hỗ trợ, sao lưu và phục hồi dễ dàng hơn hơn hàng chục các giải pháp một lần được nấu bởi các jockeys bảng tính.

Khả năng truy cập, tính di động và khả năng sử dụng lại:

• Dữ liệu được lưu trữ trong danh sách và thư viện của SharePoint được lưu trong cơ sở dữ liệu SQL Server. Thông tin quan trọng không bị khóa trong một bảng tính chỉ được sử dụng bởi một bộ phận. Tăng cường bảo mật:
• SharePoint cung cấp một mô hình được xây dựng trong bảo mật và các quyền hạn được xây dựng dựa trên đầu tư hiện tại của bạn trong Active Directory. Thậm chí tốt hơn nữa, các phòng ban của bạn có thể sử dụng mô hình đó để quản lý những người có quyền truy cập vào những gì-không gọi đến bàn trợ giúp. Khả năng loại bỏ các ứng dụng Office:
• Bằng cách sử dụng danh sách và thư viện trong SharePoint, bạn có thể không cần phải có các ứng dụng văn phòng như Excel được cài đặt trên tất cả máy khách của bạn.Folks có thể sử dụng trình duyệt để tìm kiếm dữ liệu (hoặc thêm dữ liệu vào một danh sách) trong SharePoint. Danh sách đó thậm chí có thể được liên kết với bảng tính cập nhật trong khi người dùng khác đang thêm dữ liệu bằng cách sử dụng trình duyệt. Quy hoạch đơn giản:
• Bằng cách đưa tất cả nội dung này dưới một mái nhà và trên radar, quy hoạch khả năng của bạn sẽ được đơn giản hoá. Hỗ trợ đào tạo:
• Vì SharePoint cung cấp một giao diện nhất quán, nên việc đào tạo dễ dàng hơn.