Tài liệu Thư viện và SharePoint 2010 - núm vú

Thư viện tài liệu SharePoint 2010 cho phép bạn lưu trữ và chia sẻ tệp tin một cách an toàn và cũng thêm các tính năng giúp bạn quản lý những thứ như luồng tài liệu các quy trình cho phép mọi người chỉnh sửa, bình luận, và phê duyệt các tài liệu) và phiên bản lịch sử (những gì đã xảy ra với một tập tin, và ai đã làm gì).

Và mặc dù chia sẻ tệp cung cấp cho bạn một đường dẫn qua các thư mục tới tài liệu của bạn, thư viện tài liệu SharePoint cung cấp cho bạn các đường dẫn khác để hiển thị nội dung. Bạn có thể truy cập tài liệu trực tiếp qua trình duyệt, bạn có thể bong bóng chúng trong Web Parts và bạn có thể sắp xếp và lọc chúng bằng siêu dữ liệu và các loại nội dung của chúng. Và với các thư viện tài liệu, bạn có thể phơi bày các tệp theo tiêu đề của chúng, không chỉ tên tệp tin của họ.

Thư viện tài liệu cung cấp cho bạn nhiều sự lựa chọn về cách thức các tài liệu nhận được vào chúng, quá. Bạn có thể lưu tài liệu bằng URL của thư viện tài liệu nhưng bạn cũng có thể gửi e-mail các tài liệu tới các thư viện tài liệu hoặc kéo và thả từ Windows Explorer. Và bạn có thể tạo tài liệu trực tiếp trong thư viện tài liệu của họ.

Nếu bạn thực hiện tìm kiếm trên chia sẻ tập tin, bạn có khả năng truy xuất lần truy cập vào các tài liệu mà bạn không có quyền mở; SharePoint, mặt khác, cho phép các kết quả được bảo mật tỉa để nếu bạn không thể truy cập nó, bạn thậm chí không thể nhìn thấy nó trong kết quả tìm kiếm của bạn.

Tất cả mọi thứ trong SharePoint là một danh sách. Một thư viện tài liệu chỉ là một loại danh sách đặc biệt. Mặc dù hầu hết các danh sách SharePoint khác được tổ chức xung quanh những thứ được định nghĩa chủ yếu bởi siêu dữ liệu của chúng, các thư viện tài liệu được tổ chức xung quanh các tệp tồn tại riêng biệt và được mô tả bởi siêu dữ liệu của chúng.

Thư viện tài liệu không chỉ chứa tệp Microsoft Word. Thư viện tài liệu có thể chứa nhiều loại tệp, bao gồm tệp Excel, PDF và Visio. Ngay cả các trang web được lưu trữ trong các thư viện tài liệu.

Thư viện tài liệu thêm khả năng tìm tài liệu của bạn. Không giống như chia sẻ tệp, xử lý các tệp dưới dạng các đối tượng riêng biệt, các thư viện tài liệu xử lý tài liệu dưới dạng nội dung và cho phép bạn kết hợp thông tin nhất định ( siêu dữ liệu ) với các bộ tài liệu trong đó. Điều này có nghĩa là các tài liệu có thể được tìm thấy dựa trên những điểm giống nhau được mô tả bởi siêu dữ liệu, chứ không chỉ bằng các tùy chọn tìm kiếm mà bạn có trong chia sẻ tập tin.

Bạn có thể tự hỏi tại sao để lại các tài liệu của bạn trên một ổ đĩa mạng chia sẻ không phải là dễ dàng hơn việc sử dụng thư viện tài liệu trong SharePoint 2010. Nguyên nhân quan trọng nhất khiến SharePoint cung cấp nhiều cách để tổ chức các tài liệu của bạn như

• Tài liệu thư viện cung cấp một địa chỉ web duy nhất để truy cập vào một nhóm các tài liệu. Thư viện tài liệu cho phép áp dụng bảo mật cho các nhóm tài liệu có liên quan và thông qua việc trang trí bảo mật giúp ngăn những người dùng trái phép không nhìn thấy chúng trong kết quả tìm kiếm.

• Tài sản tài sản làm cho nó có thể tạo ra nhiều quan điểm của cùng một tài liệu.

• Các thư mục cho phép nhóm các tập con của tài liệu dựa trên yêu cầu cho phép.