Phát hiện nhiều cách để Xem thư của bạn trong Outlook 2000 - núm vú

Bạn có thể xem tin nhắn của bạn theo ít nhất 10 cách, bắt đầu với tập hợp đi kèm với Microsoft Outlook. Bạn có thể sửa đổi mỗi chế độ xem bằng cách sắp xếp vào bất kỳ cột thông tin nào trong bất kỳ chế độ xem nào bằng cách nhấp vào tiêu đề của cột đó.

Để thay đổi chế độ xem tin nhắn của bạn trong Outlook, hãy chọn Chế độ xem-> Chế độ xem hiện tại, sau đó chọn một trong các chế độ xem sau từ trình đơn:

• Thông báo. Đây là hình ảnh không khoái khẩu của Hộp thư đến của bạn - Từ, Đến, Chủ đề - chỉ là những điều cơ bản. Các thư mà bạn chưa đọc vẫn được liệt kê dưới dạng in đậm; những người khác được liệt kê ở dạng đồng bằng.

• Tin nhắn với AutoPreview. Khi bạn không có thời gian để đọc tất cả các thư bạn nhận được, bản xem trước sẽ hữu ích. Một vài dòng đầu tiên có thể cung cấp cho bạn một gợi ý về những tin nhắn bạn muốn đọc. AutoPreview cho bạn thấy những dòng đầu tiên này.
Thông thường, bạn chỉ xem trước các tin nhắn mà bạn chưa đọc. Bạn chỉ thấy các tiêu đề của thư bạn đã đọc. Trên thực tế, Outlook giả định rằng bạn đã đọc bất kỳ tin nhắn nào bạn đã mở. Bạn cũng có thể đánh dấu thư đã đọc hoặc chưa đọc bằng cách nhấp chuột phải vào tệp đó và chọn Đánh dấu là Đã đọc hoặc Đánh dấu là Chưa đọc.

• Bằng cách Theo dõi Cờ. Bạn có thể gắn cờ các tin nhắn đến để giúp bạn theo dõi những gì bạn phải làm để đáp ứng cho mỗi tin nhắn. Chế độ xem được gắn cờ xếp nhóm thư của bạn theo cờ có được đặt trên thư hay liệt kê loại cờ được đặt và khi nào chúng cần.
Một số chuyên gia cho rằng cách hiệu quả nhất để đối phó với tất cả các thư đến của bạn là gửi cho họ theo những gì bạn cần làm với họ và sau đó hành động theo họ theo mức độ ưu tiên và thời gian của mỗi tin nhắn. Cờ báo hiệu là một cách thuận tiện để bạn nắm bắt được những gì bạn phải làm với những thông điệp mà bạn nhận được. Theo dõi theo dõi Cờ để tự động tổ chức các tin nhắn của bạn theo hành động mà họ yêu cầu, làm cho bạn ngay lập tức hiệu quả, phải không?

• Bảy ngày qua. Khi bạn được yêu cầu thực hiện hành động ngay lập tức đối với thư mà bạn nhận được vài ngày trước, bạn không phải lúc nào cũng dễ dàng tìm thấy thông báo cho bạn biết phải làm gì, đặc biệt nếu bạn nhận được nhiều email. Chế độ xem Bảy ngày qua hiển thị cho bạn chỉ những thông điệp mà bạn có trong tuần vừa qua. Tìm một mục trong một danh sách ngắn dễ dàng hơn trong một thời gian dài.
Danh sách Bảy ngày cuối cùng giới hạn chế độ xem của bạn đối với thư đến trong khoảng thời gian bảy ngày. Nó không sắp xếp các thông điệp theo những gì có trong họ hoặc những người đã gửi chúng. Bạn có thể sắp xếp tin nhắn của mình theo tên của người gửi hoặc chủ đề của tin nhắn bằng cách nhấp vào tiêu đề ở đầu cột trong chế độ xem.
• Được gắn cờ cho Bảy ngày tiếp theo. Nếu bạn gắn cờ các tin nhắn thật sự quan trọng, thông điệp mà bạn đã gắn cờ để thu hút sự chú ý của bạn trong vài ngày tới có thể sẽ yêu cầu bạn chú ý đầu tiên. Để xem nhanh các mục nóng nhất, hãy sử dụng Chế độ Được gắn cờ cho Chế độ xem bảy ngày tiếp theo.
Cũng giống như Chế độ Gắn cờ, Được gắn cờ cho Bảy ngày tiếp theo, xem các sự cắt giảm đối với những yếu tố cần thiết: người đã gửi tin nhắn, chủ đề của thông điệp là gì và khi nào hành động phải do thông điệp được đánh dấu.
• Theo chủ đề cuộc trò chuyện. Bạn nên luôn luôn bao gồm một dòng chủ đề dễ hiểu để người nhận tin nhắn của bạn biết trước tiên về chủ đề của thông điệp của bạn và phải làm gì về nó. Với bất kỳ may mắn, người khác cũng làm điều tương tự cho bạn. Sau đó, bạn có thể thực sự có được một số mileage từ các tin nhắn của bạn bằng cách sắp xếp chúng theo lượt Xem chủ đề.
• Bởi người gửi. Khi ông chủ gọi và hỏi: "Bạn đã nhận được email về tiền thưởng mà tôi đã gửi cho bạn ba tuần trước? "Có thể bạn không muốn dành nhiều thời gian để phân loại thông điệp của mọi người từ ba tuần trước. Cách nhanh nhất để trả lời câu hỏi của ông chủ nhanh chóng là chuyển sang chế độ xem By Sender.
Bạn có thể ngay lập tức tìm thấy tên của ông chủ trong khung nhìn By Sender. Nhấp đúp vào thông báo mang tên Bonus. Sau đó, bạn có thể nói với ông chủ, "Tôi chắc chắn đã làm; nó ở ngay trước mắt tôi. "Bạn sẽ có thể trả lời nhanh đến nỗi ông chủ sẽ vui lòng cho bạn khoản tiền thưởng đó.
• Tin nhắn chưa đọc. Bạn không phải đọc mọi tin nhắn đi qua màn hình của bạn, nhưng luật của Murphy nói rằng thông tin quan trọng nhất sẽ nằm trong thông điệp mà bạn chưa đọc. Chế độ xem Tin nhắn chưa đọc sẽ giúp bạn xem nhanh những điều bạn chưa thực hiện.
Đừng để hộp thư đến của bạn trong chế độ xem Tin nhắn chưa đọc vào mọi lúc bởi vì tin nhắn dường như biến mất khi bạn đọc xong. Dễ dàng sử dụng thư Thông điệp hầu hết thời gian và chuyển sang Chế độ xem tin nhắn chưa đọc ngay bây giờ và sau đó là một chiến lược để tìm kiếm mọi thứ.
• Gửi đến. Có vẻ như ngớ ngẩn khi xem Hộp thư đến của bạn được sắp xếp theo tên của mỗi người mà mỗi tin nhắn được gửi tới. Sau khi tất cả, đó là Hộp thư đến của bạn; mọi thứ nên được gửi cho bạn, hoặc nó sẽ không được ở đây, phải không?
Bạn có hai lý do để sử dụng Sent To để xem. Một số thư đến với bạn được gửi cho tất cả mọi người tại công ty của bạn, ví dụ, vì vậy thật tốt khi biết rằng những thông điệp nhất định không nên lấy cá nhân. Lý do thứ hai là cùng một tập hợp các lần xem có sẵn trong thư mục Inbox và Sent Items. Thư mục Sent Items là nơi mà Outlook giữ bản sao của thư mà bạn đã gửi cho người khác. Biết được những gì bạn gửi đến ai có thể có ích.Đã gửi Để xem chỉ được sắp xếp, không được nhóm, có nghĩa là các thư xuất hiện theo thứ tự tên của những người gửi chúng. Một khung nhìn được nhóm sẽ hiển thị dưới tiêu đề của một nhóm tên của mỗi người đã gửi thư cho bạn. Nếu bạn nhấp vào cột Chủ đề, bạn sẽ mất lợi ích khi có danh sách được sắp xếp theo người gửi.Nếu danh sách Gửi đến của bạn dường như được sắp xếp không chính xác, chỉ cần nhấp vào từ To ở đầu cột To.
• Message Timeline. Chế độ xem Bản tin thời gian là một trong những khung nhìn thú vị nhất trong Outlook; nó rút ra cho bạn một đồ thị của tất cả các tin nhắn của bạn theo khi họ đến. Chế độ xem dòng thời gian của Thư được thiết kế để giúp bạn tìm thư khi bạn có thể nhớ khi họ đến nhưng không có lý do gì họ đến hoặc ai đã gửi thư.
Các biểu tượng nhỏ tượng trưng cho thông điệp thực sự là các phím tắt cho các thông điệp mà chúng đại diện. Bạn có thể mở một tin nhắn bằng cách nhấp đúp vào biểu tượng cho tin nhắn đó. Bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào biểu tượng tin nhắn để trả lời tin nhắn, xóa một tin nhắn, hoặc di chuyển tin nhắn đến một thư mục khác.