Tạo một Danh sách Liên hệ Kinh doanh Thống nhất trong Outlook 2003 - núm vú

Một cơ sở dữ liệu về các địa chỉ liên lạc kinh doanh luôn thay đổi, nhưng Outlook 2003 có thể giúp duy trì trật tự. Cho dù đó là khách hàng hoặc nhà cung cấp, mọi người đến và đi, số điện thoại thay đổi, mọi người được khuyến khích, v.v … Giữ danh sách liên hệ được cập nhật là một thách thức tăng cường khi bạn đưa địa điểm vào xem xét. Rất thường xuyên, danh sách được chia ra giữa hệ thống thanh toán, bộ phận thu mua, và các kho lưu trữ khác nhau của từng nhân viên bán hàng (Rolodex, máy tính Pocket PC và thậm chí cả danh thiếp bị quên trong ngăn kéo trên cùng). Nếu không có cơ sở dữ liệu cập nhật, bạn không thể giao tiếp tốt với khách hàng.

Đây là một số giải pháp có thể cho vấn đề này:

• Sử dụng Danh sách liên hệ của bạn làm cơ sở dữ liệu khách hàng và nhà cung cấp. Cập nhật bất kỳ thông tin nào khi bạn nhận nó, khi làm việc một mình.
• Sử dụng Danh sách liên lạc của một người làm danh sách công ty. Thực hiện một quy tắc công ty: Tất cả các cập nhật mới mà bất cứ ai nhận được (chẳng hạn như danh thiếp, cuộc gọi điện thoại với thông tin mới hoặc email) đều đến một người trung tâm để cập nhật cơ sở dữ liệu.

• Tạo một danh sách công cộng trên máy chủ Exchange và chọn một người để làm người giữ danh sách. Bạn có thể sử dụng Business Contact Manager phiên bản 2. 0, là một add-in miễn phí cho Outlook trong các phiên bản Office Professional và Small Business. Bạn có thể chia sẻ các địa chỉ liên lạc kinh doanh và tài khoản như một danh sách với phần còn lại của công ty bạn.

Bạn nên cập nhật thay đổi địa chỉ và thêm thông tin liên lạc mới ngay lập tức. Tùy chọn đầu tiên là tốt khi bạn đang làm việc một mình. Tùy chọn thứ hai hoạt động khi bạn không có máy chủ Exchange hoặc không sử dụng Business Contact Manager phiên bản 2. 0. Tùy chọn tốt nhất là thứ ba, bởi vì danh sách Liên hệ có sẵn cho cả nhóm bất cứ lúc nào, bất cứ nơi nào Outlook Web truy cập. Bạn chỉ cần nhập các địa chỉ liên lạc mới vào Danh sách liên lạc của bạn, lưu nó, và sau đó gửi nó như một vCard đến người giữ danh sách liên lạc như sau:

1. Mở địa chỉ liên hệ đã lưu.

2. Chọn Tác vụ, Chuyển tiếp dưới dạng vCard.

Một e-mail mới được mở kèm theo thẻ vCard.

3. Gửi nó đến người giữ danh sách liên lạc.

Người giữ danh sách liên lạc nhận được e-mail và chỉ cần kéo và thả vCard từ e-mail vào danh sách liên lạc.

Việc thêm liên hệ theo cách này sẽ tự động ghi lại ngày mà người liên hệ đã được tạo ra (sử dụng tên trường được tạo) và duy trì một ngày sửa đổi cuối cùng (sử dụng trường Đã sửa đổi). Bạn có thể tùy chỉnh chế độ xem địa chỉ liên hệ của mình để bao gồm các trường Tạo và Sửa đổi nếu bạn muốn theo dõi thông tin này.

Có thể bạn sẽ nhận được thông tin liên lạc từ nhiều nguồn, chẳng hạn như hệ thống bán hàng nội bộ, từng nhân viên bán hàng hoặc nhóm quản lý. Liên kết liên hệ với người tạo ra nó tạo điều kiện theo dõi.

Bạn có thể sử dụng các danh mục để giúp bạn theo dõi thông tin này:

1. Tạo một loại mới cho mỗi thành viên nhóm bán hàng.

2. Chèn một số liên lạc mới vào danh sách.

3. Khi liên hệ mở, nhấp vào nút Danh mục.

Hộp thoại Danh mục xuất hiện.

4. Chọn loại Tên người gửi và lưu số liên lạc.

Liên hệ được liên kết với nguồn của nó.