Tạo Chữ ký cho thư của bạn - những người có đầu

Nhiều người thích thêm chữ ký vào cuối mỗi tin họ gửi. Chữ ký thường là một phần nhỏ của văn bản xác định bạn với tất cả những ai đọc tin nhắn của bạn và nói điều gì đó bạn muốn mọi người biết. Nhiều người bao gồm tên, tên doanh nghiệp của họ, địa chỉ trang web của doanh nghiệp, phương châm, một khẩu hiệu bán hàng nhỏ hoặc một vài thông tin cá nhân.

Bạn có thể cho Outlook thêm một chữ ký tự động vào tất cả các thư đi của bạn, nhưng đầu tiên bạn phải tạo một tệp chữ ký.

Chọn tab Tệp trên Ribbon và nhấp vào nút Tuỳ chọn.

1. Hộp thoại Tuỳ chọn Outlook sẽ mở ra.

   Nhấp vào nút Thư trong cửa sổ điều hướng ở bên trái.

2. Hộp thoại Cài đặt thư sẽ mở ra.

   Trong phần Soạn tin nhắn, nhấp vào nút Chữ ký.

3. Hộp thoại Chữ ký và Văn phòng phẩm sẽ mở ra.

   Nhấp vào nút Mới.

4. Hộp thoại Chữ Ký Mới sẽ mở ra.

   Nhập tên cho chữ ký mới của bạn.

5. Tên bạn nhập xuất hiện trong hộp Chữ mới. Bạn có thể đặt tên một chữ ký bất cứ điều gì bạn muốn.

   Nhấp vào OK.

6. Hộp thoại Chữ ký Mới đóng lại.

   Nhập văn bản chữ ký bạn muốn vào hộp Chỉnh sửa Chữ ký và thêm bất kỳ định dạng nào bạn muốn.

7. Để thay đổi phông chữ, kích thước, màu sắc, hoặc các đặc tính văn bản khác, sử dụng các nút ngay phía trên hộp văn bản. Nếu bạn thoải mái tạo văn bản có định dạng cao trong Microsoft Word, bạn có thể tạo chữ ký của bạn trong Word và sau đó sao chép và dán nó vào hộp Chỉnh sửa Chữ ký.

   Tuy nhiên, nhiều người nhận được email trên điện thoại di động và các thiết bị khác mà không biết phải làm gì với định dạng phức tạp, vì vậy bạn có thể được tốt nhất với một chữ ký khá đơn giản. Ngoài ra, cố gắng để được ngắn gọn. Bạn không muốn chữ ký của bạn dài hơn thông điệp mà nó được đính kèm.

   Nếu bạn làm việc trong một công ty mà mọi người đều sử dụng chữ ký tương tự do công ty chấp thuận, bạn có thể sao chép chữ ký từ email bạn nhận được từ người khác và thay đổi thông tin cụ thể về số điện thoại, địa chỉ, vân vân, từ thông tin của họ để bạn. Chỉ cần mở thư đến từ một đồng nghiệp, chạy chuột qua chữ ký để chọn nó, nhấn Ctrl + C để sao chép, sau đó nhấp vào hộp Chữ mới và nhấn Ctrl + V để dán vào. Tại thời điểm đó, bạn có thể chỉnh sửa chữ ký bạn muốn.

   Nhấp vào OK.

8. Chữ ký mới của bạn đã được lưu và hộp thoại Chữ ký và Văn phòng phẩm đóng lại.

   Nhấp vào nút OK trong hộp thoại Tùy chọn của Outlook.

9. Hộp thoại Tuỳ chọn Outlook đóng.

   Chữ ký mới của bạn bây giờ sẽ xuất hiện trên mỗi tin nhắn mới gửi. Nếu bạn tạo nhiều chữ ký, bạn có thể chuyển sang chữ ký mặc định khác bằng cách làm theo các bước từ 1 đến 3 và sau đó chọn chữ ký bạn muốn từ menu Tin nháp mới trong phần Chọn Chữ mặc định. Nếu bạn muốn bao gồm một chữ ký trong bài trả lời và chuyển tiếp của bạn, hãy chọn chữ ký bạn muốn từ menu Trả lời / Tiền gửi trong phần Chọn Chữ mặc định.

   Nếu bạn sử dụng nhiều địa chỉ email, bạn có thể chọn chữ ký theo hai cách:

Thiết lập Outlook để sử dụng chữ ký khác nhau trên các địa chỉ email khác nhau:

• Ví dụ: giả sử một địa chỉ là dành cho doanh nghiệp và một là dành cho tin nhắn cá nhân. Bạn có thể tạo một chữ ký kinh doanh giống như chữ ký đầu tiên và một chữ ký thường hơn cho thứ hai. Để chỉ định chữ ký nào đi với địa chỉ nào, hãy chọn địa chỉ từ menu thả xuống Tài khoản Email trong phần Chọn Chữ mặc định và sau đó chọn chữ ký bạn muốn sử dụng cho địa chỉ email đó. Lặp lại điều này cho mỗi địa chỉ email bổ sung mà bạn muốn bao gồm một chữ ký. Chọn chữ ký từng chữ một:

• Khi bạn viết xong nội dung email, nhấp vào tab Chèn trên Ribbon của Mẫu tin mới và nhấp vào nút Chữ ký để xem danh sách chữ ký bạn đã tạo. Nhấp vào tên của chữ ký mà bạn muốn sử dụng làm cho chữ ký đó xuất hiện trong tin nhắn của bạn.