Sắp xếp thư Outlook 2007 của bạn - những con vú

Video: Tự động phân loại thư đến trong Outlook 2007 2025

Không ai nhận được một bit bit của e-mail nữa. Nếu bạn nhận được một tin nhắn, bạn sẽ có được một tấn 'em. May mắn thay, Outlook 2007 cung cấp cho bạn một loạt các cách khác nhau để sắp xếp mess đó của tin nhắn để bạn có một cơ hội chiến đấu để tìm ra những gì quan trọng và những gì có thể chờ đợi.

Khi Outlook được thiết lập để hiển thị cửa sổ đọc ở phía bên phải màn hình (chọn View -> Reading Pane -> Right), bạn sẽ thấy hai nút ở đầu danh sách các tin nhắn:

Bố trí theo nút: Nút bên trái này mô tả hệ thống Outlook đang sử dụng để tổ chức các tin nhắn của bạn.
nút chi tiết: Ở bên phải nút Sắp xếp theo sẽ đặt một nút khác với một nhãn cung cấp một số chi tiết về sắp xếp mà Outlook hiện đang sử dụng. (Ví dụ: nếu thư của bạn hiện được sắp xếp theo ngày, nút ở bên phải cho biết Newest on Top hoặc Oldest on Top.)

Để thay đổi cách Outlook sắp xếp tin nhắn của bạn, chỉ cần nhấp vào nút Sắp xếp theo để hiển thị một menu tắt của tất cả các sắp xếp bạn có thể sử dụng.

Đây là những sắp xếp Outlook cung cấp:

Ngày: Cách phổ biến nhất để tổ chức thư là theo ngày. Khi bạn thiết lập Outlook lần đầu tiên, đây là cách thông điệp của bạn sẽ được sắp xếp. Nhấp vào nút bên phải để thay thế giữa các thư mới nhất trên các thư trên cùng và cũ nhất trên đầu trang.

Đàm thoại: Sự sắp xếp này nhóm các thông điệp cùng chủ đề lại với nhau. Nếu bạn đã trao đổi hàng loạt tin nhắn với ai đó về một dự án hoặc ý tưởng cụ thể, bạn có thể chọn cách sắp xếp cuộc trò chuyện để theo dõi chủ đề của cuộc trò chuyện.
Từ: Như bạn có thể đoán, sắp xếp này sắp xếp bộ sưu tập tin nhắn của bạn theo người mà họ gửi tin nhắn.
Đến: Hầu hết các tin nhắn mà bạn nhận được đều được gửi tới bạn, nhưng không phải lúc nào. Đôi khi, bạn nhận được thư được gửi đến một danh sách những người, vì vậy tên của bạn không xuất hiện trên dòng To của thư. Sự sắp xếp này sẽ tách các tin nhắn của bạn theo tên của bạn ở dòng To của mỗi thư.
Thư mục: Khi bạn đang xem tin nhắn trong thư mục Tìm kiếm, tin nhắn bạn đang xem thực sự có thể nằm trong nhiều thư mục khác nhau. Nếu bạn muốn biết chính xác thư mục nào chứa từng thư, sử dụng sắp xếp Thư mục.
Kích thước: Một số thư điện tử bao gồm ảnh, nhạc và tất cả các loại tệp tin nặng ký thực sự có thể làm tắc nghẽn các máy chủ e-mail của công ty bạn.Vì vậy, khi quản trị viên hệ thống của bạn hỏi bạn làm mỏng Hộp thư đến của bạn, hãy sử dụng tính năng này để xác định và xóa các thư bị thừa cân.
Chủ đề: Sự sắp xếp này kết hợp các thông điệp có cùng chủ đề.
Loại: Không phải mọi mặt hàng trong Hộp thư đến của bạn đều là một thông điệp đơn giản; bạn cũng có thể nhận được Thư mời họp, Yêu cầu công việc, và tất cả các loại mặt hàng khác. Khi bạn muốn tách các thư từ Yêu cầu Cuộc họp, hãy chuyển sang sắp xếp Loại.
Tệp đính kèm: Khi bạn vào Hộp thư đến của mình, bạn có thể không tìm kiếm thư, có thể bạn đang tìm kiếm tệp đính kèm. Sắp xếp thư theo tập tin đính kèm cho phép bạn kiểm tra các nghi phạm tương tự trước tiên.
Tài khoản e-mail: Đôi khi, bạn muốn biết thông điệp nào đến từ địa chỉ nào hoặc tin nhắn nào bạn gửi đến một địa chỉ cụ thể. Với cách sắp xếp này, Outlook chỉ hiển thị cho bạn các thư từ các tài khoản mà bạn quan tâm.
Tầm quan trọng: Khi bạn cần xem các thư được đánh dấu có tầm quan trọng cao trước tiên, hãy sử dụng cách sắp xếp này.
Danh mục: Bạn có thể gán các danh mục cho bất kỳ thư nào bạn gửi và đôi khi những người khác có thể gán các danh mục cho các thư họ gửi cho bạn. Để xem thông điệp nào thuộc vào loại nào, sử dụng sắp xếp Danh mục.
Tính khả dụng: Cài đặt Tính khả dụng dành cho những người sử dụng máy tính xách tay trên mạng công ty với Microsoft Exchange. Bạn có thể thiết lập Exchange để chỉ gửi chủ đề, ngày và tên người gửi cho mỗi thư điện tử chứ không phải là phần chính của tin nhắn. Cho đến khi bạn thực sự nhấp vào tin nhắn để đọc, phần còn lại của tin nhắn vẫn ở lại trên máy tính chính trong văn phòng chính. Các thư bạn có thể truy cập vào toàn bộ được xem là có sẵn .