Video: Hướng dẫn xử lý mailbox outlook bị đầy (hướng dẫn archive email đầy đủ nhất) 2025
Không ai nhận được một bit bit của e-mail nữa. Nếu bạn nhận được một tin nhắn, bạn sẽ có được một tấn 'em. May mắn thay, Outlook cung cấp cho bạn một loạt các cách khác nhau để sắp xếp các mớ hỗn độn tin nhắn để bạn có một cơ hội chiến đấu để tìm ra những gì quan trọng và những gì có thể chờ đợi.
Khi Outlook được thiết lập để hiển thị Cửa sổ đọc ở phía bên phải màn hình, bạn sẽ thấy hai nút ở đầu danh sách thư. Nút bên trái nhất có một nhãn có nội dung như "Bố trí theo: Ngày. "Nút Sắp xếp Theo mô tả hệ thống Outlook đang sử dụng để sắp xếp tin nhắn của bạn. Bên phải nút Arranged By nằm bên cạnh một nút khác với một nhãn cung cấp một số chi tiết về sắp xếp Outlook hiện đang sử dụng. (Ví dụ: nếu thư của bạn hiện được sắp xếp theo ngày, nút bên phải sẽ nói "Mới nhất trên Top" hoặc "Cũ trên Top")
Để thay đổi cách Outlook sắp xếp thư của bạn, chỉ cần nhấp vào nút Sắp xếp theo để hiển thị một trình đơn phím tắt của tất cả các sắp xếp bạn có thể sử dụng. Đây là những sắp xếp Outlook cung cấp:
- Ngày: Cách phổ biến nhất để tổ chức thư là theo ngày. Khi bạn lần đầu tiên thiết lập Outlook đây là cách thông điệp của bạn sẽ được sắp xếp. Nhấp vào nút bên phải để thay thế giữa các thư mới nhất trên các thư trên cùng và cũ nhất trên đầu trang.
- Đàm thoại: Sự sắp xếp này nhóm các thông điệp cùng chủ đề lại với nhau. Nếu bạn đã trao đổi hàng loạt tin nhắn với ai đó về một dự án hoặc ý tưởng cụ thể, bạn có thể chọn cách sắp xếp cuộc trò chuyện để theo dõi chủ đề của cuộc trò chuyện.
- Từ: Như bạn có thể đoán, sắp xếp này sắp xếp bộ sưu tập tin nhắn của bạn theo người mà họ gửi tin nhắn. Việc chọn sắp xếp Từ tốt hơn đôi chút so với Thiết lập Thư mục Tìm kiếm, nhưng đôi khi Thư mục Tìm kiếm vẫn là cách tốt nhất để theo dõi tin nhắn từ cụ thể những người quan trọng.
- Đến: Hầu hết các tin nhắn bạn nhận được đều được gửi tới bạn, nhưng không phải lúc nào. Đôi khi bạn nhận được thư được gửi đến một danh sách những người, vì vậy tên của bạn không xuất hiện trên dòng To của thư. Sự sắp xếp này sẽ tách các tin nhắn của bạn theo tên của bạn ở dòng To của mỗi thư.
- Thư mục: Khi bạn đang xem tin nhắn trong Thư mục Tìm kiếm, thư bạn đang xem thực sự có thể nằm trong nhiều thư mục khác nhau. Nếu bạn muốn biết chính xác thư mục nào chứa từng thư, sử dụng sắp xếp Thư mục. Khi bạn đang xem Hộp thư đến, sắp xếp Thư mục không khả dụng; nó chỉ dành cho Search Folders.
- Kích thước: Mọi người đều biết rằng kích thước không quan trọng; đó là tình cảm mà đếm. Vâng, được chứ, không phải luôn luôn. Kích thước là rất quan trọng đối với các quản trị viên hệ thống nhất định - và nó không phải là luôn vấn đề cá nhân. Một số thư điện tử bao gồm ảnh, nhạc và tất cả các loại tệp tin nặng ký thực sự có thể làm tắc nghẽn các máy chủ e-mail của công ty bạn. Vì vậy, khi quản trị viên hệ thống của bạn hỏi bạn làm mỏng hộp thư đến của bạn, hãy sử dụng một số tính năng này: Xác định và xóa các thư bị thừa cân nhất.
- Chủ đề: Sự sắp xếp này tương tự như cách sắp xếp cuộc trò chuyện, ngoại trừ nó không theo chủ đề của một cuộc trò chuyện, nó chỉ lộn xộn những tin nhắn có cùng một chủ đề.
- Loại: Không phải mọi mặt hàng trong Hộp thư đến của bạn đều là một thông điệp đơn giản; bạn cũng có thể nhận được Thư mời họp, Yêu cầu công việc, và tất cả các loại mặt hàng khác. Khi bạn muốn tách các thư từ Yêu cầu Cuộc họp, hãy chuyển sang sắp xếp Loại để các thông điệp thú vị nhất xuất hiện ở đầu danh sách.
- Cờ: Khi bạn gắn cờ một tin nhắn, bạn có thể định quay lại. Sự sắp xếp này đặt các thông báo bị gắn cờ ở đầu danh sách và các thông báo không bị bôi nhọ ở dưới cùng. Nếu bạn sử dụng một số màu cờ khác nhau, sắp xếp này cũng phân loại theo màu cờ.
- Tệp đính kèm: Khi bạn vào Hộp thư đến của mình, bạn có thể không tìm kiếm thư, có thể bạn đang tìm kiếm tệp đính kèm. Sắp xếp các thư của bạn theo tập tin đính kèm cho phép bạn kiểm tra các nghi phạm có khả năng đầu tiên.
- Tài khoản e-mail: Bạn có thể thiết lập Outlook để thu thập e-mail từ một số địa chỉ e-mail khác nhau. Đôi khi bạn muốn biết thông điệp nào đến từ địa chỉ nào trong số những địa chỉ đó, hoặc chỉ để nhìn vào các thư được gửi tới một trong những địa chỉ đó. Nếu bạn chỉ muốn xem các thư được gửi đến một địa chỉ duy nhất, hãy chọn sắp xếp Tài khoản Thư Điện tử và sau đó nhấp vào dấu trừ (-) bên cạnh tên của các tài khoản bạn không muốn xem. Với cách sắp xếp này, Outlook chỉ hiển thị cho bạn các thư từ các tài khoản mà bạn quan tâm.
- Tầm quan trọng: Đầu tiên bạn cần biết những điều đó. Khi bạn cần nhìn thấy các thư được đánh dấu lần đầu tiên có tầm quan trọng cao, đây là cách sắp xếp bạn muốn sử dụng.
- Danh mục: Bạn có thể gán các danh mục cho bất kỳ thư nào bạn gửi và đôi khi những người khác có thể gán các danh mục cho các thư họ gửi cho bạn. Để xem thông điệp nào thuộc vào loại nào, sử dụng sắp xếp Danh mục.
Nút Sắp xếp Theo xuất hiện phía trên cùng của tin nhắn của bạn chỉ khi Khung đọc được đặt ở bên phải của màn hình. Bạn có thể bật Cửa sổ Đọc bằng cách chọn View -> Reading Pane -> Right. Nếu bạn muốn sắp xếp tin nhắn của mình khi Khung đọc tắt, hãy chọn Xem -> Sắp xếp theo để xem danh sách sắp xếp và sau đó chọn một trong những bạn muốn.
