Lưu trữ thư mục Outlook - núm vú - Xã hội Truyền thông 2025

Video: Cách backup mail outlook 2013 để lưu trữ 2025

Trong một số trường hợp, Outlook đặt các thư điện tử, tác vụ và cuộc hẹn hơn sáu tháng vào thư mục Lưu trữ - một thư mục đặc biệt cho các mục mà Outlook nghĩ là cũ hoặc không đáng để giữ. Các cuộc gọi Outlook gửi các mục này đến thư mục Lưu trữ tự động lưu trữ. Các mục mà Outlook lưu trữ không bị mất mãi mãi, mặc dù. Bạn có thể truy cập chúng bằng cách mở thư mục Lưu trữ và các thư mục con của nó trên Danh sách Tệp. Outlook tạo thư mục Archive và các thư mục con tự động trong lần đầu tiên bạn lưu trữ các mục.

Bạn có thể quyết định cách thức và thời điểm Outlook lưu trữ các mục. Để lưu trữ các mục, bạn thiết lập một bộ quy tắc lưu trữ mặc định áp dụng cho tất cả các thư mục, và nếu một thư mục cần sự chú ý cá nhân (có nghĩa là bạn không muốn nó phải tuân theo các quy tắc lưu trữ mặc định), bạn có thể thiết lập các quy tắc đặc biệt cho điều đó thư mục. Mỗi thư mục có thể có tập hợp các quy tắc lưu trữ riêng hoặc phải tuân theo các quy tắc mặc định.

Options, và trong hộp thoại Options, bạn có thể lựa chọn các tùy chọn lưu trữ trong hộp thoại AutoArchive, chọn tab Khác. Nhấp vào nút Tự động lưu trữ.

Thiết lập các quy tắc cho một thư mục cụ thể:

Nhấp chuột phải vào thư mục và chọn Properties hoặc hiển thị thư mục và chọn File -> Folder -> Properties for Folder Name. Sau đó, trong hộp thoại Thuộc tính, chọn tab Tự lưu trữ. (Bởi vì không có ngày nào được kết nối với các mục trong thư mục Danh bạ, bạn không thể tự lưu trữ tên và địa chỉ.)
Chạy tự động lưu trữ mỗi: Nhập một số để cho Outlook biết mức độ lưu trữ các mục.

Nhắc nhở trước Lưu Trữ:

Nếu bạn chọn hộp kiểm này, bạn sẽ thấy hộp thư trước khi lưu trữ bắt đầu và bạn có thể từ chối lưu trữ nếu muốn bằng cách chọn Không trong hộp thư.

Xóa các mục đã hết hạn (chỉ các thư mục email): Chọn hộp kiểm này để xóa tất cả các thư điện tử khi khoảng thời gian hết hạn.
Lưu trữ hoặc Xóa các Mục Cũ: Bỏ chọn tùy chọn này nếu bạn không muốn lưu trữ các mục.
Hiển thị thư mục lưu trữ trong danh sách thư mục: Chọn tùy chọn này nếu bạn muốn giữ thư mục Lưu trữ trong Danh sách thư mục. Thư mục này chứa các mục đã lưu trữ.
Dọn sạch các hàng cũ hơn: Chọn khoảng thời gian cắt sau đó để lưu trữ các mặt hàng.
Di chuyển các mục cũ vào: Nhấp vào nút Duyệt qua và chọn thư mục nếu bạn muốn lưu trữ tệp Lưu trữ ở một vị trí nhất định.
Xoá vĩnh viễn các mục cũ: Chọn tùy chọn này nếu bạn muốn xóa, không lưu trữ, các mục cũ.
Chọn một trong số các tùy chọn này để thiết lập các quy tắc lưu trữ cho một thư mục cụ thể: Không Lưu các Mục trong Thư mục này:
Chọn tùy chọn này nếu các mục trong thư mục không có giá trị lưu trữ. Lưu trữ mục trong thư mục này Sử dụng Cài đặt mặc định:

Chọn tùy chọn này để trì hoãn các quy tắc lưu trữ mặc định cho thư mục.

Lưu trữ thư mục này Sử dụng các cài đặt này: Chọn tùy chọn này để thiết lập quy tắc lưu trữ cho thư mục.
Làm sạch các mục cũ hơn: Chọn khoảng thời gian cắt sau đó để lưu trữ các mục trong thư mục.
Di chuyển mục hàng cũ sang: Nhấp vào nút Duyệt qua và chọn một thư mục nếu bạn muốn lưu trữ các mục đã lưu trữ ở một vị trí cụ thể.
Xoá vĩnh viễn các mục cũ: Chọn tùy chọn này nếu bạn muốn xóa, chứ không lưu trữ, các mục trong thư mục này.
Định kỳ compact
tệp tin mà bạn lưu trữ dữ liệu Outlook để thu nhỏ tệp và có được nhiều chỗ hơn trên đĩa cứng của bạn. Để compact tệp tin Outlook, hãy làm theo các bước sau: 1. Chọn File -> Data File Management.