Accessorizing với Outlook 2003 - núm vú

Outlook có thể làm được nhiều cho bạn mà không cần bất kỳ trợ giúp bên ngoài nào, nhưng một vài phụ kiện được cân nhắc kỹ lưỡng có thể làm cho cuộc sống của bạn dễ dàng hơn. Một số phụ kiện tạo nên khả năng mà Outlook nên có; các phụ kiện khác giúp bạn sử dụng dữ liệu Outlook bất cứ đâu, bất cứ lúc nào.

Người tổ chức Palm

Mặc dù bạn có thể nhập và quản lý dữ liệu nhanh chóng bằng Outlook, bạn có thể mang thông tin quan trọng nhất của Outlook trong túi của bạn trên thiết bị Palm của tôi. Bạn thậm chí có thể đọc e-mail của bạn trên tàu điện ngầm bằng cách sử dụng bộ tổ chức Palm (cái gì đó bạn có thể không thử với một máy tính xách tay).

Một số loại máy tính cầm tay đang có mặt trên thị trường hiện nay. Các sản phẩm này bao gồm các thiết bị thương hiệu Palm, Handspring Treo, Sony Clie, và một số điện thoại của Kyocera và Samsung. Một số máy tính cầm tay mới sử dụng hệ thống Pocket PC do Microsoft sản xuất. Bạn có thể nghĩ rằng hệ thống Pocket PC của Microsoft tương thích với Outlook hơn, nhưng không phải vậy. Nhiều người nói với niềm tin rằng Palm vẫn cung cấp giá trị tốt hơn cho tiền.

Microsoft Office

Khi Outlook được phát hành lần đầu tiên, nó là một phần của bộ Microsoft Office 97. Bây giờ bạn có thể mua Outlook như một sản phẩm độc lập (hoặc trong một gói với Internet Explorer), bạn có thể không có lợi ích khi sử dụng Microsoft Office và Outlook trong buổi hòa nhạc. Office cho phép bạn thực hiện tất cả các thủ thuật với e-mail và đồ họa gửi đi, trong khi Outlook làm cho bạn dễ dàng chuyển đổi công việc bạn đã tạo ra trong Office qua e-mail.

Bạn có thể sử dụng một số nhãn hiệu máy quét thẻ kinh doanh để sao chép thông tin liên lạc vào Outlook từ thẻ kinh doanh bạn thu thập được tại các hội nghị và triển lãm thương mại. Tất nhiên, bạn

có thể nhập tất cả các thông tin theo cách thủ công, nhưng nếu bạn thu thập được nhiều hơn một vài chục thẻ mỗi tuần, một máy quét thẻ kinh doanh có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều công việc. Một ổ đĩa di động lớn, tháo rời

Bao giờ bạn tự hỏi mình, "Làm thế nào để sao lưu dữ liệu Outlook của tôi để giữ an toàn? "Bởi vì tệp dữ liệu Outlook quá lớn để lưu trên đĩa mềm, bạn có thể muốn một thiết bị có dung lượng lớn để lưu trữ dữ liệu của bạn. Ổ Iomega Zip tốn khoảng một trăm đô la, nối với cổng USB hoặc máy in của bạn, và cho bạn rất nhiều không gian.

Bạn cũng có thể xem xét một ổ ghi CD để sao lưu dữ liệu Outlook của bạn. Nhiều máy tính mới đi kèm với một ổ ghi CD đã được cài đặt, vì vậy nếu bạn có một, hãy tận dụng nó.

CopyTalk

Nhập thông tin vào Outlook là khá dễ dàng, miễn là bạn đang ở gần máy tính. Nếu không, một phương pháp dễ dàng hơn là thực hiện cuộc gọi điện thoại.Một dịch vụ gọi là CopyTalk cho phép bạn bổ sung các cuộc hẹn, nhiệm vụ, và thông tin liên lạc - thậm chí gửi e-mail - bằng cách gọi điện thoại và nói với hệ thống của họ những gì bạn muốn làm. Với CopyTalk, bất cứ khi nào điện thoại di động của bạn hoạt động, bạn cũng có thể. Bạn có thể tìm hiểu thêm tại CopyTalk. com, nhưng hãy nhớ tắt điện thoại của bạn trong phim, được không?

Địa chỉ Grabber

Cách nhanh nhất để điền vào Address Book là thu thập các địa chỉ từ Internet bằng cách sử dụng một sản phẩm có tên Address Grabber, với giá $ 49 từ eGrabber. com. Nếu bạn đã cài đặt Địa chỉ Grabber trên máy tính của mình, bạn chỉ cần đánh dấu bất kỳ địa chỉ nào xuất hiện trên màn hình - từ trang web, tài liệu hoặc thư điện tử - và địa chỉ đó sẽ tự động được sắp xếp và chuyển vào danh sách Liên hệ Outlook của bạn. Đó là một timesaver tuyệt vời.

Quicken

Quicken, chương trình tài chính cá nhân phổ biến nhất thế giới có sổ địa chỉ mà bạn có thể đồng bộ hóa với tên trong danh sách liên lạc Outlook của bạn. Khi bạn thêm Quicken vào Outlook, bạn sẽ có được một nguồn thông tin duy nhất về những người mà bạn làm kinh doanh, giúp bạn gửi tin nhắn, tiền bạc hoặc thư dễ dàng hơn.

Dymo LabelWriter

Những người thiết kế Outlook đã rất phấn khởi về e-mail rằng họ đã quên hoàn toàn về hệ thống tem và giấy cũ mà một số người vẫn thích (thật kỳ quái!). Chỉ riêng Outlook có thể lưu trữ hàng trăm địa chỉ gửi thư, nhưng nó không làm tốt công việc đặt địa chỉ trên một phong bì. Dymo LabelWriter cầu rằng khoảng cách. LabelWriter in bất kỳ địa chỉ nào từ Outlook đến một nhãn dán thuận tiện mà bạn có thể gắn trên bao bì hoặc bao thư nhanh hơn bạn có thể nói "Dịch vụ Bưu điện Hoa Kỳ. "