Từ 2011 cho Mac: Điền vào Dữ liệu cho Bộ tạo Thư - núm vú

Trong Office 2011 for Mac, hợp nhất thư sẽ hoạt động bằng cách đưa dữ liệu được lưu trữ trong một bảng dữ liệu vào Word 2011. Một hàng đầu tiên của bảng dữ liệu và chỉ có hàng đầu tiên) có tiêu đề, còn được gọi là tên cột hoặc . Tất cả các hàng tiếp theo chứa dữ liệu. Không có ô được hợp nhất trong một bảng dữ liệu và không có các hàng hoặc cột hoàn toàn trống rỗng, mặc dù các ô trống được phép.

Word có thể sử dụng nhiều nguồn dữ liệu khác nhau để thực hiện hợp nhất thư:

• Một bảng trong Word.

• Một bảng tính Excel hoặc dải dữ liệu.

• Tệp cơ sở dữ liệu FileMaker Pro.

• Người dùng nâng cao có thể sử dụng ODBC và VBA để kết nối với bất kỳ nguồn dữ liệu nào, bao gồm Microsoft Access, SQL Server, Oracle và MySQL.

  

Nếu bạn không có bảng dữ liệu, tùy chọn Nguồn dữ liệu mới cho phép bạn tạo một bảng dữ liệu từ đầu trong một tài liệu Word mới sử dụng một loạt các hộp thoại. Tùy chọn này là tốt cho cơ sở dữ liệu nhỏ lên đến một vài nghìn hồ sơ.

Chọn các trường cho nguồn dữ liệu trộn thư

Khi bạn chọn New Data Source, bạn sẽ thấy hộp thoại Create Data Source. Trước tiên, bạn xác định các trường cho dữ liệu mới của bạn. Theo mặc định, bạn được trình bày với một số lĩnh vực thường được sử dụng. Trong trường Danh sách giữ chỗ, bạn có thể nhập tên tiêu đề mới và thêm chúng vào danh sách bằng cách nhấp vào nút Thêm giữ chỗ.

Khi bạn đã chọn xong tên trường, nhấp vào nút OK và bạn sẽ được nhắc lưu lại tài liệu Word mới. Cung cấp tên nguồn cho nguồn dữ liệu mới và lưu tệp.

Điền vào dữ liệu cho việc hợp nhất thư trong Word 2011 for Mac

Ngay sau khi tệp của bạn được lưu, bạn sẽ được cung cấp một mẫu đơn nhập cơ sở dữ liệu dễ sử dụng được gọi là Mẫu Dữ liệu.

Phía bên trái của Mẫu dữ liệu hiển thị tên trường của bạn. Kéo thanh cuộn nếu tất cả các trường không khớp với hộp thoại. Trong cột trung tâm, bạn nhập mục dữ liệu cho bản ghi hiện tại. Số của bản ghi hiện tại được hiển thị trong điều hướng Ghi ở dưới cùng của Mẫu dữ liệu.

Trong hộp thoại Mẫu dữ liệu, nhấn Tab hoặc phím mũi tên xuống để tiến tới trường tiếp theo trong một bản ghi. Nhấn Shift-Tab hoặc phím mũi tên lên để chọn trường trước.

Khi làm việc với bảng dữ liệu của bạn trong Word, bạn có thể chỉnh sửa trực tiếp trong bảng. Bật thanh công cụ cơ sở dữ liệu bằng cách chọn View → Thanh công cụ → Cơ sở dữ liệu từ thanh trình đơn.

Đừng để những kẻ bắt nạt cố nói rằng bạn không nên làm những việc này bằng Lời. Nếu bạn thích Word và cảm thấy thoải mái với những công cụ này, bạn hoàn toàn có thể sử dụng Word cho cơ sở dữ liệu cơ bản. Bạn có thể sử dụng tab Tables của Ribbon với thanh công cụ Cơ sở dữ liệu để quản lý kiểu, các tùy chọn và đường viền của bảng.