Cách Thiết lập danh sách Nhà cung cấp QuickBooks 2014 - núm vú

Cũng giống như bạn sử dụng danh sách Khách hàng trong QuickBooks để lưu giữ hồ sơ cho tất cả các khách hàng của bạn, bạn sử dụng danh sách Nhà cung cấp để lưu giữ hồ sơ của nhà cung cấp. Giống như danh sách Khách hàng, danh sách Nhà cung cấp cho phép bạn thu thập và ghi lại thông tin, chẳng hạn như địa chỉ của nhà cung cấp, người liên hệ, v.v.

Để thêm nhà cung cấp vào danh sách Nhà cung cấp của bạn, hãy làm theo các bước sau:

1Chọn Lệnh của Nhà cung cấp → Nhà cung cấp Trung tâm.

Khi bạn làm như vậy, QuickBooks sẽ hiển thị cửa sổ Cửa hàng Trung tâm.

2 Để thêm nhà cung cấp mới, nhấp vào nút Nhà cung cấp mới và sau đó chọn Nhà cung cấp mới từ danh sách thả xuống.

QuickBooks hiển thị cửa sổ Người bán Mới.

3Give nhà cung cấp một tên trong hộp Tên nhà cung cấp.

Cũng như trường hợp với Khách hàng: Danh sách việc làm, bạn sử dụng tên này để tham khảo nhà cung cấp trong QuickBooks. Vì lý do này, viết tắt là tốt. Bạn chỉ muốn một cái gì đó dễ nhập và dễ nhớ.

4 (Tùy chọn) Nếu bạn thanh toán cho nhà cung cấp của bạn bằng một đơn vị tiền tệ khác với đơn vị tiền tệ thông thường, chọn loại tiền tệ đó từ danh sách thả xuống Tiền tệ.

Nếu bạn nói với QuickBooks rằng bạn làm việc bằng nhiều loại tiền tệ - bạn đã làm điều này trong quá trình thiết lập cuộc phỏng vấn EasyStep - QuickBooks muốn bạn xác định khi nào bạn nhận hóa đơn từ hoặc trả một nhà cung cấp bằng một đơn vị tiền tệ khác với đơn vị tiền tệ của bạn. (Lưu ý: Hình không hiển thị hộp Danh sách thả xuống Tiền tệ vì tính năng theo dõi tiền tệ nhiều không được bật).

5 (Quy tắc thông thường) Bỏ qua các trường mở đầu và Trường.

Không nên làm bất cứ điều gì với số dư Mở đầu và Tờ Riêng. Những người không biết sử dụng tốt hơn những hộp để nhập vào số dư mở nợ của một nhà cung cấp và ngày số tiền nợ. Nhưng điều này chỉ tạo ra vấn đề sau đó. Tại một số điểm trong tương lai, kế toán viên tâm hồn nghèo này sẽ cần phải tìm và sửa lỗi này.

Tuy nhiên, khi bạn thêm khách hàng mới, ngoại lệ đối với quy tắc thông thường vẫn tồn tại.

Mặc dù quy tắc thông thường là bạn không muốn đặt số dư mở đầu cho nhà cung cấp, quy tắc này có một ngoại lệ quan trọng. Bạn ghi lại số dư phải trả của tài khoản vào ngày chuyển đổi bằng cách đặt số dư mở đầu cho mỗi nhà cung cấp vào ngày chuyển đổi. Tổng số các số dư mở đầu này là những gì QuickBooks sử dụng để xác định tổng số tài khoản phải trả vào ngày chuyển đổi.

6Supply thông tin địa chỉ nhà cung cấp.

Tab Thông tin Địa chỉ cung cấp một loạt các hộp dễ hiểu để sử dụng để thu thập thông tin tên và địa chỉ nhà cung cấp. Bạn nhập, dự đoán, tên đầy đủ của nhà cung cấp trong hộp Tên công ty.

Bạn có thể nhấp vào nút Chỉnh sửa trên tab Thông tin Địa chỉ để hiển thị một hộp thoại khác được gọi là hộp thoại Chỉnh sửa Thông tin Địa chỉ, cho phép bạn nhập địa chỉ theo các địa chỉ đường phố điển hình, thành phố, tiểu bang và định dạng zip-code. Nút Chỉnh sửa xuất hiện ở bên phải các khối địa chỉ Billed From and Shipped From.

7Nâng cấp thêm bất kỳ thông tin nào cần thiết.

Tab Cài đặt Thanh toán thu thập thông tin nhà cung cấp có liên quan nhất, bao gồm số tài khoản, giới hạn tín dụng và điều khoản thanh toán nhưng nếu bạn nhấp vào tab Cài đặt Thuế, tab Cài đặt Tài khoản hoặc tab Thông tin Bổ sung, QuickBooks hiển thị một số ít các hộp khác mà bạn có thể sử dụng để thu thập và lưu trữ thông tin:

Tab Cài đặt Thuế cho phép bạn thu thập số nhận dạng thuế của nhà cung cấp để bạn có thể (như đôi khi được yêu cầu bởi luật thuế liên bang) gửi cho nhà cung cấp Mẫu 1099 vào cuối năm.

Tab Cài đặt Tài khoản cho phép bạn chỉ định những tài khoản QuickBooks nên sử dụng để điền trước các trường tài khoản khi nhập một giao dịch cho nhà cung cấp.

Tab Thông tin bổ sung cho phép bạn phân loại nhà cung cấp theo loại và cũng cho phép bạn tạo các trường tùy chỉnh khác.

Nếu bạn đang thanh toán cho nhà cung cấp lần đầu tiên, hướng dẫn tốt là lấy mã số thuế của người đó. Nếu ai đó không cung cấp số ID thuế của bạn - do đó làm cho bạn không thể báo cáo các khoản thanh toán mà bạn thực hiện cho anh ta - đó có thể là một dấu hiệu của một cái gì đó hơi sai.

Nếu bạn nhấp vào tab Cài đặt Tài khoản (tab thứ tư có sẵn trong cửa sổ Nhà cung cấp Mới), QuickBooks hiển thị các hộp bạn có thể sử dụng để liệt kê các tài khoản mà bạn muốn QuickBooks tự động điền vào cho bạn khi bạn ghi một séc cho một số nhà cung cấp hoặc khi bạn ghi một hóa đơn từ một số nhà cung cấp.

Chẳng hạn, nếu chi phiếu cho chủ nhà luôn trả chi phí tiền thuê và chi phí tiện ích, bạn có thể cho QuickBooks điền trước, sử dụng hai tài khoản này mỗi khi bạn cho biết rằng bạn đang viết séc hoặc ghi một hóa đơn từ chủ nhà.