Cách Thiết lập Danh sách Khách hàng trong QuickBooks 2014 - núm vú

Danh sách khách hàng trong QuickBooks theo dõi tất cả khách hàng và thông tin khách hàng của bạn. Ví dụ: danh sách Khách hàng theo dõi địa chỉ thanh toán và địa chỉ giao hàng cho khách hàng.

Thực hiện theo các bước sau để thêm khách hàng vào danh sách Khách hàng:

1Chọn Khách hàng → Trung tâm Khách hàng.

QuickBooks hiển thị cửa sổ Trung tâm Khách hàng.

2 Để thêm một khách hàng mới, nhấn nút New Customer & Job và chọn lệnh New Customer.

QuickBooks hiển thị cửa sổ Khách hàng Mới.

3Sử dụng hộp Tên khách hàng để cung cấp cho khách hàng một cái tên ngắn.

Bạn không cần nhập tên đầy đủ của khách hàng vào ô Tên Khách hàng. Thông tin đó có thể được đưa vào hộp Tên công ty, được hiển thị trên tab Thông tin Địa chỉ. Bạn chỉ cần một số phiên bản rút gọn của tên khách hàng mà bạn có thể sử dụng để chỉ đến khách hàng trong hệ thống kế toán QuickBooks.

4 (Tùy chọn) Nếu bạn lập hóa đơn cho khách hàng của mình bằng một loại tiền tệ khác với loại tiền tệ thông thường của bạn, hãy chọn loại tiền tệ đó từ danh sách thả xuống Tiền tệ.

Nếu bạn nói với QuickBooks rằng bạn làm việc bằng nhiều loại tiền tệ - bạn sẽ làm điều này trong quá trình thiết lập cuộc phỏng vấn EasyStep - QuickBooks muốn bạn xác định khi bạn lập hóa đơn cho khách hàng và thu tiền từ khách hàng bằng một loại tiền tệ khác với đơn vị tiền tệ của bạn.

(Lưu ý: Danh sách thả xuống Tiền tệ không xuất hiện trong hình vì tính năng theo dõi tiền tệ nhiều không được bật).

5 (Quy tắc thông thường) Bỏ qua việc mở Số dư và số lượng hộp.

Bạn thường không muốn thiết lập số dư mở cửa của khách hàng bằng cách sử dụng các hộp Mở Cân bằng và Như Khi. Đó không phải là cách đúng để thiết lập số dư tài khoản khách hàng mới phải thu của bạn. Nếu bạn làm như vậy, bạn về cơ bản là thiết lập phần ghi nợ của một mục mà không có phần tín dụng tương ứng.

Sau đó, bạn sẽ phải đi vào và nhập các mục nhật ký điên cuồng, kỳ quặc để sửa sổ sách kế toán không đầy đủ của bạn. Nhưng ngoại lệ đối với quy tắc thông thường vẫn tồn tại.

Mặc dù quy tắc thông thường là bạn không muốn đặt số dư mở đầu cho khách hàng, quy tắc này có một ngoại lệ quan trọng. Bạn ghi lại số dư phải thu của mình vào ngày chuyển đổi bằng cách đặt số dư mở đầu cho mỗi khách hàng tính đến ngày chuyển đổi. Tổng của các số dư mở đầu này là những gì QuickBooks sử dụng để xác định tổng số khoản phải thu của bạn vào ngày chuyển đổi.

6Sử dụng các hộp của tab Thông tin Địa chỉ để cung cấp tên công ty và thông tin liên lạc, bao gồm tên liên lạc, số điện thoại, số fax, địa chỉ e-mail, địa chỉ gửi hóa đơn và vận chuyển, v.v …

Nhập tên và họ của ai đó vào hộp Tên đầy đủ, và số điện thoại của khách hàng của bạn đi vào các ô được đánh dấu là Điện thoại chính và Điện thoại Làm việc.

7Nhấp vào tab Cài đặt Thanh toán để hiển thị tập hợp các hộp được hiển thị.

Bạn có thể ghi lại số tài khoản của khách hàng, giới hạn tín dụng, điều khoản thanh toán, phương thức thanh toán và phương thức thanh toán ưa thích và thậm chí cả thông tin thẻ tín dụng.

8 (Tùy chọn) Nếu bạn đang theo dõi thuế bán hàng, hãy nhấp vào tab Cài đặt thuế bán hàng để hiển thị các hộp bạn sẽ sử dụng để xác định thuế suất thuế doanh thu của khách hàng này.

Ví dụ: tab Cài đặt thuế bán hàng bao gồm danh sách thả xuống Mã thuế mà bạn sử dụng để cho biết mã thuế bán hàng áp dụng cho khách hàng cụ thể này. Bạn cũng có thể xác định mặt hàng thuế doanh thu thực tế, và nếu có liên quan, số bán lại.

9Giải thêm một chút thông tin bổ sung về khách hàng.

Nếu bạn nhấp vào tab Additional Info, QuickBooks sẽ hiển thị một số hộp khác mà bạn có thể sử dụng để thu thập và lưu trữ thông tin khách hàng. Ví dụ: bạn có thể sử dụng danh sách Loại khách hàng thả xuống để phân loại khách hàng là phù hợp với một loại khách hàng cụ thể.

Và bạn có thể sử dụng danh sách Liên kết thả xuống để xác định đại diện bán hàng mặc định của khách hàng. Bạn cũng có thể nhấp vào nút Xác định Trường để xác định các trường bổ sung mà bạn muốn thu thập và báo cáo cho khách hàng.

10 (Tùy chọn) Nhấp vào tab Thông tin Việc làm để mô tả công việc của khách hàng.

Tab Thông tin Việc làm cho phép bạn mô tả thông tin liên quan đến một công việc cụ thể đang được thực hiện cho một khách hàng. Bạn sử dụng tab Thông tin về Việc làm nếu bạn không chỉ thiết lập một khách hàng mà còn thiết lập một công việc cho khách hàng đó.

Khi bạn hoàn thành mô tả Khách hàng, hãy nhấp vào nút Lưu & Đóng hoặc Lưu & Mới để lưu mô tả của bạn.