Làm thế nào để ghi lại các khoản thanh toán của khách hàng trong QuickBooks 2015 - vú

QuickBooks 2015 giúp bạn dễ dàng ghi lại các khoản thanh toán của khách hàng. Nếu khách hàng của bạn không phải trả tiền trước cho việc mua hàng của họ, bạn cần phải ghi lại một hình thức thanh toán khác: thanh toán mà khách hàng thực hiện để thanh toán hoặc thanh toán những gì bạn đã lập hóa đơn cho họ. Để ghi lại các khoản thanh toán, tất nhiên, trước tiên bạn cần ghi hóa đơn cho khách hàng.

Nếu bạn phát hành bản tin tín dụng mà khách hàng có thể sử dụng để giảm số tiền họ nợ, trước tiên bạn cũng cần phải ghi lại bản ghi nhớ cho mỗi khách hàng. Phần còn lại là dễ dàng.

Để truy cập vào rất nhiều thông tin khách hàng trên một trang, nhấp vào biểu tượng Khách hàng trên thanh biểu tượng hoặc chọn Khách hàng → Trung tâm Khách hàng. Trung tâm Khách hàng xuất hiện, liệt kê số dư chưa thanh toán cho tất cả khách hàng và thông tin chi tiết cho khách hàng được chọn trong danh sách Khách hàng và Việc làm.

Để hiển thị cửa sổ Receive Payments, nhấp vào biểu tượng Receive Payments trên màn hình chính hoặc nhấp vào biểu tượng Customer Center và chọn khách hàng bạn cần. Nhấp vào Giao dịch Mới và Nhận Thanh toán hoặc Chọn Khách hàng → Nhận Thanh toán từ các trình đơn trên cùng. Sau đó mô tả thanh toán của khách hàng và thanh toán hóa đơn. Nếu bạn muốn chi tiết miêu tả, hãy đọc qua các bước sau:

1. Chọn khách hàng → Nhận thanh toán.

   Cửa sổ Receive Payments xuất hiện.

   

2. Xác định khách hàng và, nếu cần thiết, công việc.

   Kích hoạt danh sách thả xuống Đã nhận từ và chọn khách hàng (và công việc, nếu cần) bằng cách nhấp vào tên của nó. QuickBooks liệt kê hóa đơn mở, hoặc chưa thanh toán cho khách hàng trong hộp danh sách ở cuối cửa sổ.

3. Chỉ rõ ngày thanh toán.

   Nhấn Tab để di chuyển con trỏ đến hộp văn bản Date và gõ đúng ngày ở định dạng MM / DD / YYYY. Để chỉnh sửa ngày, bạn có thể sử dụng mã chỉnh sửa bí mật ngày.

4. Nhập số tiền thanh toán.

   Di chuyển con trỏ đến trường Số tiền và nhập số tiền thanh toán của khách hàng. Lưu ý: Nếu khách hàng thanh toán bằng thẻ tín dụng và ngân hàng thương mại của bạn khấu trừ một khoản phí từ các khoản thanh toán riêng lẻ, ghi lại toàn bộ số tiền thanh toán trên màn hình thanh toán này và phí thương gia sau đó trên màn hình Tiền gửi.

5. (Tùy chọn) Chỉ định phương thức thanh toán.

   Kích hoạt Pmt. Danh sách thả xuống Phương thức và chọn phương thức thanh toán.

6. (Tùy chọn) Nhập số kiểm tra.

   Bạn có thể đoán nó hoạt động như thế nào, phải không? Bạn di chuyển con trỏ đến trường Reference #. Sau đó bạn nhập số kiểm tra từ séc của khách hàng. Bạn có cần hoàn thành bước này không? Nah. Tuy nhiên, thông tin này có thể hữu ích nếu bạn hoặc khách hàng sau đó kết thúc với câu hỏi về những gì kiểm tra thanh toán cho những hóa đơn nào.

7. (Tùy chọn) Thêm mô tả ghi nhớ.

   Sử dụng bản ghi nhớ để lưu trữ một số thông tin sẽ giúp bạn trong một số cách. Lưu ý rằng trường này in trên Báo cáo Khách hàng.

8. Nếu khách hàng có bất kỳ khoản tín dụng chưa thanh toán nào, hãy quyết định có nên áp dụng khoản thanh toán này hay không.

   QuickBooks tổng số tiền của bất kỳ tín dụng hiện tại nào của khách hàng. Chúng có thể là bất cứ thứ gì từ thanh toán vượt mức trên hóa đơn trước cho khoản tín dụng trả lại hoặc bất kỳ thứ gì khác.

   Khi bạn tạo hoá đơn mới, QuickBooks thông báo cho bạn biết rằng có các khoản tín dụng có sẵn trên tài khoản của khách hàng và yêu cầu bạn có muốn áp dụng bất kỳ khoản nào vào hóa đơn mới hay không.

   Nếu bạn muốn áp dụng một bản ghi nhớ vào một hóa đơn mở cụ thể, hãy chọn hóa đơn và sau đó nhấp nút Giảm giá & Khoản tín dụng. Khi QuickBooks hiển thị tab Tín dụng của hộp thoại Giảm giá và Tín dụng, hãy nhấp vào biên lai tín dụng mà bạn muốn áp dụng và sau đó nhấp vào Hoàn thành.

9. Xác định hóa đơn mở mà khách hàng thanh toán.

   Theo mặc định, QuickBooks tự động áp dụng khoản thanh toán cho các hoá đơn mở, bắt đầu với hóa đơn mở hàng ngày. Bạn có thể thay đổi ứng dụng này bằng cách nhập số tiền vào cột Thanh toán. Chỉ cần nhấp vào số tiền thanh toán của hoá đơn mở và nhập số tiền chính xác.

   Bạn có thể để lại một phần khoản thanh toán không áp dụng nếu bạn muốn. QuickBooks sau đó yêu cầu bạn muốn làm gì với khoản thanh toán vượt mức: Bạn có thể để số tiền trên tài khoản được áp dụng hoặc hoàn lại số tiền cho khách hàng hoặc khách hàng. Nếu bạn ghi một khoản thanh toán thiếu, QuickBooks sẽ hỏi liệu bạn có muốn chỉ để lại số tiền chưa thanh toán ngồi ở đó hay muốn thay thế số dư còn lại.

   Nếu bạn muốn áp dụng khoản thanh toán của khách hàng vào hóa đơn mở lâu nhất, hãy nhấp vào nút Tự động áp dụng Thanh toán. Nếu bạn muốn hủy đăng ký thanh toán mà bạn đã áp dụng cho các hoá đơn mở, hãy nhấp vào nút Hủy thanh toán. Un-Apply Payment và Auto Apply Payment là cùng một nút. QuickBooks thay đổi tên của nút, tùy thuộc vào việc bạn đã áp dụng các khoản thanh toán hay không.

   

10. Điều chỉnh khoản thanh toán sớm hoặc các khoản giảm giá khác, nếu cần.

    Nếu bạn cung cấp các điều khoản thanh toán bao gồm chiết khấu thanh toán sớm, QuickBooks sẽ tự động giảm số tiền gốc hoá đơn mở bằng chiết khấu thanh toán sớm mà bạn chỉ định để tính khoản tiền đã điều chỉnh được đến hạn nếu thanh toán được ghi ngày trong khoảng thời gian chiết khấu.

    Để chỉ định bất kỳ chiết khấu nào khác, hãy chọn hóa đơn mở mà bạn muốn điều chỉnh. Sau đó nhấn vào nút Giảm giá và Tín dụng. Với chút hay không do dự, tab Giảm giá của hộp thoại Giảm giá và Tín dụng sẽ xuất hiện.

    Nhập số tiền chiết khấu của đô la vào hộp văn bản Số tiền Giảm. Sau đó chỉ định tài khoản chi phí mà bạn muốn sử dụng để theo dõi mức chiết khấu bằng cách kích hoạt danh sách thả xuống Tài khoản Giảm và chọn một trong các tài khoản.

    

    Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào Hoàn thành để trở lại cửa sổ Nhận thanh toán.

11. Ghi lại thông tin thanh toán của khách hàng.

    Sau khi bạn xác định hoá đơn mà khách hàng đang thanh toán - số tiền chưa được áp dụng có thể là 0 - bạn đã sẵn sàng ghi lại thông tin thanh toán của khách hàng.Bạn có thể làm như vậy bằng cách nhấp vào nút Lưu & Mới hoặc nút Lưu & Đóng. QuickBooks lưu thanh toán của khách hàng hiển thị trên màn hình. Nếu bạn nhấp vào Lưu & Mới, QuickBooks sẽ hiển thị cửa sổ Nhận thanh toán trống để bạn có thể nhập khoản thanh toán khác.